不動產登記檔案整合和集約化管理初探

摘 要：從對不動產進行整合，推行全新的登記制度以來，社會各界加強了對不動產登記檔案的重視，不動產登記檔案的整合和集約化管理工作提上了重要日程。本文主要從三方面分析了對不動產檔案進行整合和集約化管理的必要性，敘述了對不動產進行整合和集約化管理的主要內容，并分析了在對不動產進行整合和集約化的管理過程中遇到的問題，以希望能對不動產的整合、集約化管理工作有所助益。

關鍵詞：不動產登記檔案；整合；集約化；管理

1 對不動產登記檔案進行整合和集約化管理的必要性

1.1 物權登記依托檔案

申請人在不動產登記機構提交的申請材料、不動產機構的登記簿、登記信息審核這三個過程中所產生的材料就是不動產登記檔案。申請人在對不動產預算進行登記時，需要借助不動產登記檔案才能得已完成合法的對不動產的所有資格，而不動產登記相關機構則是憑借不動產登記檔案實時、動態地對不動產物權進行科學、規范的管理。在原有的不動產登記基礎上進行了整合和集約化的管理之后，以往不動產登記的職責部門統一組成一個部門，這就提高了不動產登記工作的難度。不動產登記機構想要從根本上提高部門的運行效率，加快登記服務進度，就需要對不動產檔案零用整合，通過重新分類處理之后，統一進行檔案的保存。

1.2 便民服務需要檔案

整合不動產登記并制定具有統一性的不動產登記制度，主要是為了減輕人民群眾的負擔，為人民群眾登記不動產提供更加方便、快捷的途徑。通過不動產登記檔案的相關要求，對不動產的物權歸屬進行明確，提供了不動產歸屬的有效、合法的物權證明。對不動產物權進行登記之后，不僅能起到保護權利人不動產所有權的作用，還維護了不動產權利人的合法權益，進一步維持了社會的穩定。在明確不動產物權和不動產登記過程中，相關的不動產登記檔案在數量上占有絕對優勢，在處理不動產登記問題對不動產登記檔案的利用率是最高的。因此，就需要對不動產登記檔案進行整合，通過科學的手段對不動產登記檔案進行重新分類，然后集中進行儲存，方便相關人員的進行查閱，大大節省了不動產登記檔案的查閱時間。

1.3 管理需要整合集約

對不動產機構的登記職責進行重新劃分之后，原存放于國土部門、房管部門、林業部門、農業部門、海洋部門等的不動產物權登記的資料成果不在適合于存放在原來的部門。不動產登記檔案的分散存放，不僅不利于不動產登記檔案相關管理人員的管理，也提高了不動產登記檔案保護工作的難度。為解決這一問題，就需要對分散于各個部門中相關的不動產登記檔案進行統一、全面的整合，統一保存，對不動產登記檔案進行集約化的管理模式。

2 不動產登記檔案進行整合集約的內容

2.1 對部門進行整合

在實行不動產機構統一化管理之后，相關部門可以根據實際需求建立不同的檔案館，將不動產登記檔案進行統一存放，并安排專人進行管理，提高相關部門對不動產登記檔案的的規范管理的能力。在實際的不動產檔案管理過程中，相關部門還可以根據不動產登記的類型，分別建立土地、房屋、林地等相關的不動產登記檔案管理科室。也可以以不動產原有的登記簿為基礎進行不動產登記檔案管理模式的探索，確定最適宜的不動產登記檔案管理模式。相關機構應全面貫徹整合和集約化的管理模式，對不動產登記檔案進行規范、標準、統一的管理。

2.2 對管理人員進行整合

不動產登記檔案管理機構在開展整合和集約化管理初期，可以啟用原先的不動產登記管理人員參與到不動產登記檔案的整合和集約化管理工作中，利用原先的檔案管理人員的經驗帶動新模式檔案管理人員的管理工作，以完成不動產登記檔案管理模式的過渡。不動產登記檔案整合和集約化管理，需要業務熟練，擁有較高檔案管理水平的管理人員才能得以順利實行。因此，不動產登記檔案管理部門需要加強對管理人員專業化管理知識和管理能力的學習，加強對管理人員不動產業務方面的相關知識的培訓。

2.3 對檔案進行集約整合

將不動產登記相關的檔案集中整合，在高度集中管理下實現對不動產登記檔案的集約化管理。在進行不動產登記檔案的集約化管理時，可以將不同類型的檔案集中在檔案室內，并對檔案進行標準、規范的集約化管理。這樣不僅有利于不動產登記檔案整合工作的順利進行，還節省了不動產登記檔案管理部門、管理人員、管理設備的投入，通過統一而規范的集約化管理，很大程度上提高了不動產登記檔案管理水平。通過整合、集約化的管理模式，大大節省了在不動產檔案管理上的重復投入，為不動產登記工作的穩定開展提供了保障。

3 不動產檔案進行集約整合的困難

3.1 移交檔案之前的整理和交接工作

不動產登記檔案的質量直接影響到后期的管理工作和檔案利用率，因此需要對原先儲存于各個不同的部門的不動產登記檔案進行統一的分類、裝訂、造冊、交接，設立檔案室對不動產檔案進行統一儲存，并規范管理模式，有助于提高不動產登記檔案的管理水平。不動產登記檔案的類型多種多樣，因此，在制定方案之間，應對其進行全面的調查研究，及時地發現問題并提出解決方案。在進行不動產登記檔案的交接工作時，應先對權屬清晰且資料相對完整、準確的不動產登記檔案進行交接，然后再處理存在問題的不動產登記檔案。

3.2 接收檔案之后整合入庫工作

接受完畢之后，需要對不動產檔案進行入庫集約化處理。首先應根據不動產的類型做好分類工作，根據所屬的土地、房屋、林地等進行檔案的細化分類。并根據登記簿的相關內容，生成不動產登記檔案的電子信息，將其錄入計算機，建立不動產登記檔案的電子化平臺，便于對不動產登記檔案的管理和利用。然后對已經劃分好的不動產登記檔案進行編號，借助條形碼、二維碼等多媒體技術，在計算機上生成相應的、唯一的關聯碼。用多媒體技術對不動產登記檔案進行掃碼操作，建立影像和數據庫，并導入計算機系統中，便于后期的管理和對不動產檔案的利用。最后，對不動產登記檔案進行進一步檢查，然后入庫。

3.3 檔案館庫存面積不足

目前，不動產登記檔案的檔案數量較多，且面積最大，但還是存在一系列的檔案庫面積不夠，造成大規模的庫存緊張現象。在對不動產進行整合和集約化管理之后，所有不動產登記檔案都被集中處理，檔案庫面積不夠問的矛盾將進一步加深。現有的不動產檔案庫建設的標準相對較高，面積較廣。因此，在對不動產登記檔案的整合和集約化管理之前，應將檔案庫的建設最為重要的主題并深入研究、討論。應擴大檔案庫的建設面積，提高檔案庫的建設標準，最大限度地解決不動產登記檔案庫的庫存矛盾。

4 結束語

通過對全國境內土地、房屋、森林、海洋等資源的系統、詳細地進行等級，建立起一個完整的不動產登記機構、簿冊、依據、信息全面統一的不動產登記平臺。推行對不動產登記檔案的整合和集約化管理模式之后，要求在原有的不動產登記檔案管理基礎上對不動產登記檔案進行整合，設計集中存放室存檔相關檔案，以便于對不動產登記檔案的查閱和使用。并對不動產檔案整合和集約化管理中的困境進行深入研究，并提出相應合理的對策，以確保不動產登記檔案整合和集約化管理工作得以順利進行。

參考文獻

[1]李紅海. 不動產登記檔案整合和集約化管理[J]. 中國房地產，2015，01：56-58.

[2]李紅海. 淺議不動產登記檔案整合和集約化管理[J]. 上海房地，2015，01：51-52.

作者簡介

王贊（1980-）女，漢族，山東濱州人，碩士研究生學歷，畢業于山東師范大學漢語言文字學專業，研究方向為房地產檔案管理及辦公室文秘檔案。