試析新時期學校檔案管理的創新

摘 要：新時期下，職業學校的檔案管理工作也逐漸受到社會的重視，目前，學校檔案管理工作存在的主要問題就是創新的元素較少，工作中的漏洞較多。為此，本文主要探討一些創新的檔案管理方法，并提出一些有益的建議，希望能夠為學校的檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞：新時期；學校；檔案管理；創新

當前，我國各項事業的發展速度都得到明顯的提升，但是發展的質量并沒有隨之而提升，在學校檔案管理方面，一些管理工作仍沒有做好，檔案管理的規范化水平較低，人員的素質參差不齊，現代化信息手段較少使用，創新的元素較少，因此，我國檔案管理工作仍有非常長的一段路要走，筆者結合自身的工作經驗，探討如何創新學校檔案管理工作，為實現檔案管理規范化做出一點貢獻。

1 目前學校檔案管理工作存在的主要問題

目前，我國的計算機普及率大大提高，計算機在越來越多的領域中發揮著作用，一些學校和部門開始嘗試使用計算機管理檔案，這種管理的思路非常正確，通過計算機管理能夠提高管理效率，減少人力的使用，而且還能節省空間，避免傳統檔案出現發霉變質的情況。但是，計算機管理方法也需要通過各項原始數據信息進行，如果原始數據出現問題，會影響管理的質量，輸入的數據信息是“垃圾”，輸出的結果則是更高級的“垃圾”。所以，做好檔案管理的基礎工作非常重要。

目前，我國的學校在檔案管理方面的主要宗旨是對檔案進行保管，不讓檔案出現丟失情況。這種宗旨會造成館藏的內容過于龐雜，無法形成科學的分類，而且檔案的時間跨度非常長，查找起來非常不方便。主要的問題集中反映在以下幾個方面：一是檔案的編號不規范，有的檔案沒有目錄號，有的卷宗內出現多個檔案；二是檔案的標題不規范，有的檔案的標題不能反映出檔案的主題內容，有的檔案的標題過長，在查找時非常不方便，有的檔案甚至沒有標題；三是大多數的檔案缺少內容目錄，查閱卷宗的人員在查找所需的內容時，會浪費較多的時間；四是多數案卷沒有標注頁碼，在查閱時需要自己計算頁數；五是組卷非常混亂，有的組卷按照時間進行組合，有的按照職能部門的管轄權限進行組合，有的按照文種進行組合；六是案卷的厚薄程度不一樣，有的檔案內只有一、二頁紙，有的檔案內有五、六百頁紙。綜上所述，學校的檔案管理基礎工作亂象較多，必須要對管理工作進行創新和改進[1]。

2 創新學校檔案管理工作的對策

（一）全面普查案卷，去糟取精

在全部檔案中，會存在許多無用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數量，還占據了檔案管理資源，為此，需要對這些檔案進行清理，保留有價值和制作精良的檔案，這是檔案管理標準化的第一步工作。學校應當設置一個綜合性的檔案管理部門，其主要的職責是要對管理的檔案進行清查，剔除這些無用的檔案資料，然后才能為計算機信息化管理提供幫助。

（二）按照規范標準進行重新組合

對于厚度過厚、內容比較復雜的檔案，要進行重新組卷，該工作的主要原則是將具有相互聯系的文件組合到一起，對于那些沒有頁碼、沒有目錄的檔案，要重新進行編碼和制作目錄，保證重新組合之后的檔案更加規范和標準，通過重新組卷的方式，能夠最大限度地解放館藏場地，優化管理資源，提高管理的效率。

（三）規范著錄工作

著錄工作是實行計算機管理的一項重要基礎工作，會對計算機管理的真實性和可靠性產生重大的影響，因此，相關部門要按照《檔案著錄規則》中的規定，規范自己的著錄行為，由于各個檔案管理部門的條件存在差異，且計算機管理又提出新的技術性要求，所以各個檔案管理部門，要從自己的實際情況出發，結合計算機管理方法的技術要求，制定出相應的著錄細則[2]。

（四）統一分類號

計算機在檢索時，會根據檔案的分類號進行，所以，分類號制作的質量會影響計算機檢索的結果和效率，為了保證檢索的效率，檔案管理人員在分類過程中，要根據我國的《中國檔案分類法》進行分類，同時，還要根據各地的具體情況進行劃分，提高檔案的可利用價值，另外，在分類工作中，要加強分類的審查力度，及時糾正不合理的分類，并且要經常組織工作人員統一認識，統一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，實現規范化管理的目標。

（五）規范題名

由于一些的檔案的題目缺失，在檢索時會遇到障礙，為此，需要對這些缺少題目的檔案進行重新命題，保證這些檔案在檢索時能夠出現，命題過程中，要注意題目的準確性，工作人員最好對檔案內容熟悉一遍，確定其主要內容，再根據內容進行命題，對于那些題目過長的檔案，要進行改變，減少題目的字數，并保證題目的概括性。

（六）加快檔案現代化管理進程

目前，通過計算機進行檔案管理是一個重要的趨勢，相關部門一定要認識到計算機技術的優越性，擴大其應用的范圍，促進計算機與檔案管理工作的有效融合，提高檔案的利用率。在具體的工作過程中，要注重計算機檢索與原始資料的聯系，使得原始檔案資料能夠及時找到，提高查全率，在著錄工作中，要采取分級次著錄的原則，這樣不僅能夠節省著錄的時間，還能有效地節省人力，提高工作效率。一般可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或參考價值不高的檔案，進行案卷級著錄；對于那些一卷內包含幾個文件，或者多個檔案涉及同一個內容的案卷，且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而重要的文件或者反映主題龐雜的文件，則使用文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，還能減少著錄的條目和錄人條目，提高工作效率[3]。

總之，目前我國職業院校的檔案管理工作還有許多不足之處，其中管理工作問題是最先需要解決的問題，相關部門要正確認識檔案基礎工作的重要性，要進一步規范檔案的基礎工作，增加創新的內容，讓更多先進的技術應用進來，對檔案的題目、內容、組合等進行重新確定，提高其規范化水平，同時，要注意檔案基礎工作與計算機的銜接過程，使得檔案能夠通過計算機發揮出作用，提高我國學校檔案的管理能力和水平。

參考文獻

[1]孟凡蕾.強化檔案意識，提升學校檔案管理水平[J].黑龍江科技信息，2011，31.

[2]武云娜.試論中等專業學校的檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟，2011，15.

[3]魏少辰.抓住學校升格機遇，加強檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟，2011，34.

作者簡介

梁遠飛（1977-），女，廣東陽春，最高學歷本科，檔案助理館員。