淺淡民營企業檔案管理

韋葦

摘 要：近年來，隨著改革開放的深入，民營企業發展迅速，在國民經濟發展中發揮著越來越大的作用。檔案管理是民營企業管理的重要內容，影響著企業的長遠發展。因此，加強民營企業檔案管理，是現代經濟條件下對民營企業提出的新要求。本文從民營企業檔案存在問題及如何解決問題對民營企業檔案管理情況進行了分析。

關鍵詞：民營企業；檔案；存在問題；解決措施

隨著我國經濟的快速發展，民營企業的產業規模已經達到前所未有的水平，在我國經濟發展中占據了重要的位置。民營企業檔案是民營企業在生產經營過程中形成的對企業和社會有保存價值的資料、實物、聲像等不同形式的歷史資料記錄。多數民營企業重生產、輕管理、重眼前、輕長遠等現象極為突出，企業檔案資料存在收集不齊全、管理不規范、制度不健全、保管不安全、利用不正常等一系列問題。沒有形成完善的管理制度，使民營企業的檔案管理工作處于低水平狀態。以下筆者將對民營企業檔案管理存在的問題及解決措施進行分析。

1 民營企業檔案管理存在問題

（1）管理者檔案意識淡薄。有的民營企業老板片面地認為，民營企業是自主經營，一切都是自己管理。相當數量的民營企業的管理為家族式管理，企業形成的文件資料，尤其是涉及到生產工藝流程、產品制作秘方等核心材料，往往是分散在家族“少數”人手中，實行“封閉”管理。再則，企業管理者只圖片面追求企業的效益，缺乏長遠性和全面發展的思路，看不到或忽視檔案信息就是企業的生產力和效益的功能作用。因此管理者檔案意識淡薄，對企業檔案工作不重視。

（2）檔案管理基礎差。在民營企業中，除一些國有、集體的轉制企業外，絕大部分民營企業的檔案工作處于自發狀態（即未經檔案行政管理部門的指導，未建檔）。企業檔案處于三無狀態，即無檔案部門，無檔案管理人員，無檔案工作制度。造成零散雜亂、隨處堆放、無章無序、難于找尋和利用的狀況，嚴重影響了企業檔案的完整與安全。

（3）檔案人員業務素質不高。許多企業管理者在進行企業內部管理過程中，認為單獨配備專職的檔案管理無必要，因此企業檔案人員往往兼職多，任務繁重。還有部分企業檔案人員不安心本職工作，在民營企業搞行政工作不如一線生產工作收入高，經濟利益的驅動，先成檔案人員極不穩定。

（4）有的企業管理者雖然意識到了檔案工作的重要性，但是民營企業更突出經濟效益，普遍認為抓檔案工作不會馬上出現經濟效益，不如抓生產經營見效快，擺不上議事日程，在一定程度上也影響了企業檔案發展和管理水平的提高。

（5）由于民營企業的經營項目涉及到各行各業，加之形式多種多樣，形成了檔案所有權的多樣性。這種所有權的多樣性，使各地檔案行政管理部門缺乏對民營企業檔案管理和檔案業務的有效指導，也讓民營企業與檔案行政管理部門缺少必要的聯系。

綜上所述，加強民營企業檔案管理，即是企業發展的內在需要，也是檔案行政管理部門所面臨的新課題。企業管理者、檔案行政管理部門及有關部門，應從戰略的高度、長遠的目光，重視、關心和研究加強民營企業的檔案管理工作，為企業的生存與發展，解除后顧之憂。

2 加強民營企業檔案管理工作的措施

（1）統一認識，加強引導。開展民營企業建檔工作，是市場經濟條件下對民營企業提出的新要求，它對于推動民營企業經濟基礎上規模、產品上檔次、管理上規范，以及提高企業的整體管理水平，避免和抵御各種風險，推動企業持續快速發展，具有重要的現實意義和長遠的歷史意義。《檔案法》規定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。”《實施辦法 》規定：“機關團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作的依法開展”。這些檔案法律法規中，已經原則規定了民營企業在檔案事務中的權利和義務，民營企業理所當然地應該管好企業檔案，檔案行政管理部門也應按照屬地管理的原則，依法監督和指導民營企業的檔案。

（2）要逐步提高、不要急于求成。對于處于“規模小、底子薄”，在起步、發展階段到民營企業，其管理的各項基礎工作，都需要摸索，檔案管理更是如此，沒有現成的模式可以照搬，方法上可先行選擇有代表性的企業進行試點，摸索總結經驗再全面鋪開，以典型引路。初期，主要是建立制度，做好檔案材料的收集、保存、積累。隨著企業的擴大，經濟發展，素質的提高，再逐步整改，使民營企業檔案工作走上標準化、規范化的軌道。

（3）加強材料收集。各民營企業應全面收集各種不同門類和不同載體的文件材料，尤其注重企業在經營活動中的各種原始記錄、統計臺賬的收集工作，并按有關要求進行科學分類和系統的整理編目，實行集中統一管理，任何部門和個人都不得分散保存，更不得據為己有。同時，建立健全一整套檔案工作管理制度，來規范全體員工在檔案事務中的各種行為，確保企業檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。

（4）要因企業制宜，不要千篇一律。民營企業的規模、經濟、效益千差萬別，建檔工作一定要根據企業的規模和實力，制訂符合各自特點要求的建檔方案。如有的民營企業是一個員工成百上千，機械化程度高，又是當地的利稅大戶。而有的民營企業只有幾個人或幾十人，手工式生產多，要區別對待。但共同的要求是必須將經濟合同、產品開發、銷售、債權債務、資金轉讓、成本核算、基本建設、市場信息、科技信息、往來客戶等內容的材料收集全。

總之，建好民營企業檔案，加強民營企業的檔案工作，不但是民營企業發展和經濟建設的需要，也是當前檔案行政管理部門亟待解決的重要問題。民營企業主要要遵照《檔案法》的規定，管好本企業的檔案材料。檔案行政管理部門要采取行之有效的監督和指導方法，將法律制約和啟發企業自覺相結合，通過宣傳與引導，促使民營企業管理者真正明白做好檔案管理工作不但是權利也是義務，是自身發展的客觀需要，是長期受益之事，從而增強管理利用檔案的積極性和自覺性，使民營企業的檔案管理工作在改革開放的大潮中充滿生機和活力。

參考文獻

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