提升水利工程電子文件與電子檔案管理效率研究

陳常芳

摘 要：隨著計算機互聯網技術的發展，檔案文件管理的電子化、信息化已成為主流必然趨勢，本文借鑒相關檔案管理的規范文件，并結合實際工作的經驗總結，以水利工程檔案管理為視角切入，探討水利工程電子文件與電子檔案管理的現狀，并在此基礎上進行梳理歸納，探析出提升水利工程電子文件與電子檔案管理效率的原則與思路，對水利部門檔案管理提供有益的參考意見。

關鍵詞：水利工程；電子文件；電子檔案；管理效率

1 水利工程電子文件的收集與積累

（一）收集積累的原則

根據相關的法規與規范管理的要求，水利工程電子文件的內容必須真實、準確。工程電子文件內容必須與工程實際相符合，且內容及深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理、測量等方面的技術規范、標準和規程。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有參考價值的水利工程電子文件的不同稿本均應保留。應采取嚴密的安全措施，保證水利工程電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。應定期備份水利工程電子文件，并存儲于能夠脫機保存的載體上。對于多年才能完成的項目，應實行分段積累，宜一年拷貝一次。對通用軟件產生的水利工程電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的水利工程電子文件應轉換成通用型水利工程電子文件。對內容信息是由多個子電子文件或數據鏈接組合而成的水利工程電子文件，鏈接的電子文件或數據應一并歸檔，并保證其可準確還原；當難以保證歸檔水利工程電子文件的完整性與穩定性時，可采取固化的方式將其轉換為一種相對穩定的通用文件格式。與水利工程電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關的管理控制信息必須與水利工程電子文件一同收集。對采用統一套用格式的水利工程電子文件，在保證能恢復原格式形態的情況下，其內容信息可不按原格式存儲。計算機系統運行和信息處理等過程中涉及與水利工程電子文件處理有關的著錄數據、元數據等必須與水利工程電子文件一同收集。

（二）收集積累的程序

收集積累水利工程電子文件，均應進行登記，并應符合以下規定：工作人員應按本單位文件歸檔和保管期限的規定，從電子文件生成起對需歸檔的電子文件性質、類別、期限等進行標記。應運用水利工程電子文件歸檔與管理系統對每份水利工程電子文件進行登記，電子文件登記表應與電子文件同時保存。對已登記的水利工程電子文件必須進行初步鑒定，并將鑒定結果錄入水利工程電子文件歸檔與管理系統。對經過初步鑒定的水利工程電子文件應進行著錄，并將結果錄入水利工程電子文件歸檔與管理系統。對已收集積累的水利工程電子文件，應按業務案件或工程項目來組織存儲。對存儲的水利工程電子文件的命名，宜由3位阿拉伯數字或3位阿拉伯數字加漢字組成，數字是本文件保管單元內電子文件編排順序號，漢字部分則體現本電子文件的內容及特征或圖紙的專業名稱和編號。水利工程電子文件保管單元的命名規則可按水利工程電子文件的命名規則進行。水利工程電子文件與相應的紙質文件應建立關聯，在內容、相關說明及描述上應保持一致。

2 規范電子文件的整理、鑒定與歸檔

（一）電子文件整理與鑒定

水利工程電子文件的形成單位應做好電子文件的整理工作。對于水利工程系統業務管理電子文件或建設工程電子文件，業務案件辦理完結或工程項目完成后，應在收集積累的基礎上，對該案件或項目的電子文件進行整理。整理應遵循水利工程系統業務管理電子文件或建設工程電子文件的自然形成規律，保持案件或項目內水利工程電子文件間的有機聯系，便于水利工程電子檔案的保管和利用。同一個保管單元內水利工程電子文件的組織和排序可按相應的建設紙質文件整理要求進行。

本文認為鑒定工作應貫穿于水利工程電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。歸檔前，水利工程電子文件形成單位應按照規定的項目，對水利工程電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。水利工程電子文件的歸檔范圍、保管期限應按照國家關于建設紙質文件材料歸檔范圍、保管期限的有關規定執行。水利工程電子文件元數據的保管期限應與內容信息的保管期限一致。

（二）規范電子文獻歸檔與檢驗

水利工程電子文件形成單位應定期把經過鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。歸檔的水利工程電子文件應符合以下要求：已按電子檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管要求的脫機載體上。必須完整、準確、系統，能夠反映建設活動的全過程。水利工程電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔。可根據實際情況選擇其中的一種或兩種方式進行電子文件的歸檔。水利工程系統業務管理電子文件的在線式歸檔可實時進行；離線式歸檔應與相應的水利工程系統業務管理紙質或其他載體形式文件歸檔同時進行。工程電子文件應與相應的工程紙質或其他載體形式的文件同時歸檔。

水利工程系統業務管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應對移交的載體及其技術環境進行檢驗，檢驗合格后方可進行交接。勘察、設計、施工、監理、測量等單位形成的工程電子檔案應由建設單位進行檢驗。檢驗審查合格后方可向建設單位移交。在對水利工程電子檔案進行檢驗時，應重點檢查以下內容：水利工程電子檔案的真實性、完整性、有效性。水利工程電子檔案與紙質檔案是否一致，是否已建立關聯。3）載體有無病毒、有無劃痕。登記表、著錄數據、軟件、說明資料等是否齊全。

3 提升電子檔案的管理效率與水平

（一）脫機保管

水利工程電子檔案的保管單位應配備必要的計算機及軟、硬件系統，實現水利工程電子檔案的在線管理與集成管理。并將水利工程電子檔案的轉存和遷移結合起來，定期將在線水利工程電子檔案按要求轉存為一套脫機保管的水利工程電子檔案，以保障水利工程電子檔案的安全保存。脫機水利工程電子檔案（載體）應在符合保管條件的環境中存放，一式三套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。脫機水利工程電子檔案的保管，應符合以下條件：歸檔載體應作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。環境溫度應保持在17～20℃，相對濕度應保持在35%～45%。存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。存放地點必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光。單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

（二）強化電子檔案利用

水利工程電子檔案保管單位應編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務。利用時必須嚴格遵守國家保密法規和規定。凡利用互聯網發布或在線利用水利工程電子檔案時，應報請有關部門審核批準。對具有保密要求的水利工程電子檔案采用聯網的方式利用時，必須按照國家、地方及部門有關計算機和網絡保密安全管理的規定，采取必要的安全保密措施，報經國家或地方保密管理部門審批，確保國家利益和國家安全。利用時應采取在線利用或使用拷貝文件，電子檔案的封存載體不得外借。脫機水利工程電子檔案（載體）不得外借，未經批準，任何單位或人員不得擅自復制、拷貝、修改、轉送他人。利用者對電子檔案的使用應在權限。

參考文獻

[1] 劉兢珍.做好水利工程檔案管理工作的幾點思考[J]. 黑龍江檔案. 2015（06）

[2] 陸猛.論水利工程檔案的收集和管理[J]. 建材與裝飾. 2015（50）endprint