醫院基建檔案管理存在的問題及改進策略

李慧

摘 要：隨著經濟社會以及醫療衛生事業的發展，各醫院為滿足人民群眾的就醫需求，加大了對基礎設施的投入力度，并對一些老舊建筑進行了改建與擴建，這就使得醫院基建檔案不斷增多，成為了檔案管理之重要組成。為做好醫院基建檔案管理工作，相關檔案管理人員需明確醫院基建檔案管理中存在的問題，并進行針對性的優化改進，以更加科學合理地管理好基建檔案資料，為醫院的后期規劃管理提供依據。

關鍵詞：醫院；基建檔案；問題；改進策略

基建檔案是醫院檔案之重要部分，對醫院的后期經營管理具有重要作用。醫院基建檔案是醫院各項建設活動之第一手資料，隸屬于科技檔案類別，其涉及范圍較廣，不僅包括建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工建設等各環節所形成的圖表、文字、錄像資料等，還包括對后期使用過程中的改建、擴建、裝修、維護的過程以及結果記錄。可以說，醫院基建檔案是醫院建設歷史之寫照，也是醫院的一筆重要財富，加強對其的管理十分必要。

1 基建檔案在醫院管理中的作用

醫院基建檔案是醫院工程建設、管理使用、維護保養以及改建擴建之重要資料，是對醫院建設活動的真實反映，在醫院管理中具有重要作用。一方面，醫院基建檔案能夠真實反映建筑工程面貌，記錄了醫院建設之初的選址、決策、擬定建設項目之設想與整體規劃，也記錄了醫院建設選址時的地貌特點、水文特征，具有一定的客觀性和可參考性，能夠為醫院后期的工程規劃以及改建擴建提供項目評估依據，也能為項目技術的實施提供歷史依據。另一方面，基建檔案是對醫院歷史之記錄，不僅具有一定的歷史意義，還能為后期的審計工作提供依據。

2 醫院基建檔案管理存在的問題

2.1 基建檔案管理不受重視

檔案管理工作受到多方面因素的影響，不僅有環境建設、資源配置、人員設置等客觀方面，也受到領導重視度的影響。對于醫院管理工作而言，很多醫院領導都將關注的重點放在了提升醫療服務水平上，對于檔案管理工作，特別是基建檔案管理的關注度不夠，這就導致了相關工作人員對于基建檔案管理較為隨意，缺乏科學有效的管理。此外，由于醫院基建檔案管理不受重視，因而相應的檔案管理設備也不夠完善，管理制度也不健全，這都弱化了基建檔案管理效果。

2.2 基建檔案管理不規范

所謂“無規矩不成方圓”，醫院基建檔案管理同樣需要管理制度加以規范。然而，當前一些醫院雖然建立了基建檔案管理制度，但由于基建工作并非時時刻刻開展，基建檔案也并不需要像醫院其他檔案一樣實時更新，這就使得相關管理制度具有一定的滯后性，且可操作性較弱，沒能與時俱進地對相關檔案資料進行有效收集、整理、分類、歸檔、存儲，且檔案的利用率較低，部分檔案的利用幾乎為零。由于缺乏有效的監督管理制度，醫院基建檔案管理之價值難以充分發揮，應用成效不大。

2.3 基建檔案管理信息化程度不高

現代信息技術之發展嚴重影響了各行各業工作的開展，檔案管理工作也應緊跟時代步伐，利用信息技術來提升管理效率。雖然信息化建設在當前已受到了各醫院的重視，從門診預約、掛號、繳費、檢驗檢測報告查閱等等各類信息都已錄入信息系統，方便了醫護人員以及病人的查閱，但信息化建設的覆蓋面還沒有深入延伸至基建檔案管理當中，一些年代久遠或是難度較大的基建圖表并未錄入信息系統進行電子化保存，還有一些錄像資料由于格式不同不便于轉化，也未進行電子化存儲，這都使得基建檔案管理的信息化水平不高，未能建立完善的信息化管理體系。

2.4 缺乏專業化檔案管理人才

醫院基建項目涉及多個環節，所產生的檔案資料也非常多，內容繁雜，千頭萬緒，需要嚴格按要求分類歸檔，如此才能保證檔案資料的完整性和有效利用。但是，當前醫院檔案管理人員多缺乏對基建事務的認識，難以對相關檔案資料進行有效區分整理，甚至部分檔案管理人員是由行政部、后勤部等其他科室調派而來，非檔案專業出身，更難以做好基建檔案管理工作。此外，基建檔案中包含了許多復雜的圖表，一般檔案人員由于缺乏計算機專業知識也難以對這些圖表進行電子化存儲，使得基建檔案管理存在缺失。

3 醫院基建檔案管理的改進策略

3.1 深化認識，提高對基建檔案的重視度

作為醫院的重要檔案資料，基建檔案的重要性不言而喻，特別是在基建項目增加、相關工程日益復雜化的當前，更需要醫院領導及檔案管理人員重視基建檔案工作，深化對相關工作的認識。一方面，醫院領導應認識到基建檔案之重要性，以及其對于醫院后期發展規劃的作用，督促相關檔案管理人員認真履行自身職責，并撥付必要資金加強基建檔案管理設施的建設，設立專門的基建檔案管理科室，以提高檔案管理效率。另一方面，要加強基建檔案管理人員的認識，增強其工作意識，通過每日晨會、月度總結等各項活動提醒檔案管理人員認真對待工作，加強自我學習與自我提升，更好地開展基建檔案管理工作。

3.2 規范管理，落實好相關管理制度

制度的缺失會影響基建檔案管理工作的有序開展。面對當前醫院基建檔案管理不規范的問題，檔案管理部門應結合實際工作情況擬定有效的管理制度，包括檔案資料收集、整理、歸檔、分類、保存制度，電子化管理制度，檔案查閱利用制度等等，以規范檔案的管理。此外，由于醫院基建檔案多由施工單位提供，難免會造成檔案資料不完善、更新不及時，這就需要出臺相關基建檔案跟蹤追檔、完善更新制度，督促相關工作人員及時收集整理基建檔案資料，保證資料的完整性。此外，為督促檔案管理人員更高效地開展工作，醫院還應制定相應的績效管理制度以及獎懲制度，以促使檔案管理人員更加積極主動地開展工作，提高工作效率。

3.3 加大投入，開展檔案信息化建設

任何工作的開展都需與時俱進，采取相適宜的工作方法和策略，如此才能提高工作質量和效率。在信息化時代，醫院基建檔案管理工作也應引入信息化設備，采用信息化管理手段進行科學高效的檔案管理。這就需要醫院加大資金投入，為基建檔案管理引入先進的計算機設備、掃描儀、打印機、復印機，建立相關數據資料庫以及局域網，通過建立基建檔案信息系統，實現可公開資料的局域共享，以提高檔案資料的利用率，充分發揮基建檔案的價值。此外，由于部分基建檔案資料保密程度較高，也需要檔案管理部門做好安全保護工作，通過加強網絡安全建設來保證檔案資料的安全，提高檔案管理水平。

3.4 加強培訓，提高檔案人員管理水平

檔案工作的開展需要高素質人才隊伍的支持，而醫院基建檔案的專業性更強，更需要加強人員培訓，打造一支專業化的檔案管理人員隊伍。這就需要醫院一方面做好人才選聘工作，從社會招募具有一定科技知識特別是基建知識，同時又具有一定計算機能力的檔案專業人才，以充實人才隊伍；另一方面還應加強對現有檔案管理人員的培訓，通過技術指導、專業學習和交流探討來提高其工作水平，促進基建檔案管理工作更好開展。

4 結語

總之，醫院需規范基建檔案管理，優化相關管理措施，使基建檔案之價值得以充分發揮，為醫院的發展提供助力。

參考文獻

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