企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及解決途徑

李雅覃

摘 要：目前我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的核心主要是圍繞企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展實(shí)際予以創(chuàng)新，構(gòu)建規(guī)范化的企業(yè)檔案管理體系，并在新時(shí)期背景下探索出具有創(chuàng)新意義的管理方法，從而提高檔案管理工作水平，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供動(dòng)力。筆者通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)相當(dāng)一部分企業(yè)的檔案管理工作依舊流于形式，缺乏創(chuàng)新，管理觀念滯后，這些問(wèn)題不利于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，改革創(chuàng)新勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問(wèn)題；解決途徑

企業(yè)檔案工作是作為企業(yè)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，在維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，記錄企業(yè)發(fā)展歷程上發(fā)揮著重要的作用，完善企業(yè)檔案管理工作，不僅是企業(yè)做好自身基礎(chǔ)管理，提升自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和維護(hù)自身權(quán)益的客觀需要，更是企業(yè)履行為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的一項(xiàng)社會(huì)責(zé)任和義務(wù)。

一、企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案管理工作的制度有待完善

新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作復(fù)雜化程度逐漸加深，隨之而來(lái)的工作強(qiáng)度也逐漸加大，檔案管理制度的不完善在一定程度上降低了企業(yè)檔案利用效率，制定科學(xué)適用的檔案管理制度對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益也有著不容忽視的作用。

檔案管理的制度化、規(guī)范化是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)。在檔案管理制度方面，結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際，應(yīng)制定行之有效的“三合一制度”并隨著企業(yè)發(fā)展不斷完善、補(bǔ)充、修改；從各類檔案的收集、鑒定、分類整理到檔案的統(tǒng)計(jì)、保管、服務(wù)利用等方面進(jìn)行全方位的管理。但在實(shí)際工作中，有的企業(yè)在檔案管理方面沒(méi)有制定科學(xué)合理的檔案管理制度，或者制定了檔案管理制度卻又沒(méi)有執(zhí)行到位，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式。

（二）企業(yè)檔案管理的手段與方法落后

我國(guó)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀還是處于一個(gè)相對(duì)落后的狀況，企業(yè)檔案管理工作主要還是依靠人工手工作業(yè)的方式。企業(yè)進(jìn)行檔案歸檔一般是由檔案工作人員手動(dòng)進(jìn)行文卷的歸檔，利用普通辦公軟件進(jìn)行手動(dòng)編目，檔案管理軟件普及率不高。這種檔案管理的工作方式浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，大大降低了企業(yè)檔案管理工作效率。此外，由于多數(shù)企業(yè)主要傾向?qū)嶓w經(jīng)濟(jì)建設(shè)，對(duì)于沒(méi)有明顯產(chǎn)出的檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作力度不夠，意識(shí)不強(qiáng)，也是造成檔案管理工作流于形式的一個(gè)重要因素。

（三）檔案管理信息化問(wèn)題

企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)雖已得到很大程度的發(fā)展，但文件和資料傳送過(guò)程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒(méi)有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，工作質(zhì)量與工作效率難以提升；另外，一些企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到檔案管理信息系統(tǒng)的重要性，并建立了相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)建設(shè)與完善工作未能緊跟檔案管理工作實(shí)際作出調(diào)整，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

二、加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的途徑

（一）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作制度

現(xiàn)行的企業(yè)檔案管理制度、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)都是在過(guò)去實(shí)踐基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，有的已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)行的檔案管理。現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，要求企業(yè)檔案工作必須投入到經(jīng)濟(jì)建設(shè)中去，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為企業(yè)增加效益服務(wù)；現(xiàn)有企業(yè)在產(chǎn)權(quán)關(guān)系，組織機(jī)構(gòu)形式、管理體制、經(jīng)營(yíng)管理方式等方面都發(fā)生了深刻的變化，這就要求企業(yè)檔案管理工作者必須適應(yīng)這種變化，必須用創(chuàng)新思維來(lái)修訂和完善企業(yè)檔案管理制度、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，采取多種不同的管理方式和手段做好企業(yè)檔案管理工作。

（二）規(guī)范檔案管理思路，做好企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

企業(yè)要以提高創(chuàng)新意識(shí)、提升創(chuàng)新能力、激發(fā)創(chuàng)新活力、規(guī)范創(chuàng)新行為、增強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展后勁為總目標(biāo)，關(guān)注創(chuàng)新、思考創(chuàng)新、參與創(chuàng)新，按照檔案管理工作科學(xué)化管理規(guī)范的嚴(yán)格要求，不斷開(kāi)展自測(cè)自評(píng)，隨查隨糾。對(duì)企業(yè)重要營(yíng)運(yùn)管理活動(dòng)、重要業(yè)務(wù)推廣、重點(diǎn)工程項(xiàng)目的“三重”檔案加強(qiáng)跟蹤整理、及時(shí)歸檔，為開(kāi)展檔案創(chuàng)新編研做足充分準(zhǔn)備；精選極具代表性和專業(yè)性的檔案材料，結(jié)合企業(yè)新聞、媒體宣傳資料形成宣傳文件匯編專題，建立特色專題，豐富室藏資源，為開(kāi)展檔案創(chuàng)新編撰工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作檢查考核規(guī)范化

企業(yè)檔案管理的規(guī)范檢查和考核，是確保企業(yè)檔案管理工作順利開(kāi)展的手段，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，檢查和考核工作很容易被忽視，卻是對(duì)檔案管理監(jiān)督工作最行之有效的手段。各企業(yè)應(yīng)結(jié)合我國(guó)檔案管理的需求，制定出一套適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)做到考慮周詳，留足補(bǔ)充修改的空間，并對(duì)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)做出詳細(xì)的解釋。同時(shí)，也需要完善企業(yè)檔案管理檢查和考評(píng)制度，將檔案管理部門檢查和考評(píng)工作做為企業(yè)內(nèi)部管理工作考評(píng)的一個(gè)參考依據(jù)。

（四）依托互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國(guó)大部分的企業(yè)在檔案管理工作方面沿襲了傳統(tǒng)模式，即單一化的管理方式，企業(yè)中不同部門的檔案依舊是獨(dú)立存放本部門或是企業(yè)中所有部門的檔案統(tǒng)一存檔管理，這兩種常規(guī)的管理模式無(wú)論在形式上還是在內(nèi)容上都具有明顯的滯后性與局限性，難以滿足企業(yè)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化需求。新時(shí)期背景下企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與信息化，并能夠很好地滿足企業(yè)對(duì)于檔案管理的各種訴求，構(gòu)建集文字，圖像、音視頻等諸多類檔案于一體的現(xiàn)代化的檔案管理體系，依托互聯(lián)網(wǎng)最大程度實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的整合與共享。

綜上所述，作為企業(yè)發(fā)展歷程的客觀記錄，企業(yè)檔案材料中所蘊(yùn)含的企業(yè)文化與企業(yè)精神，是企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中積累的重要財(cái)富。對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，必須要樹立高度的責(zé)任感與使命感，切實(shí)轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，提升自身工作能力，不斷探索創(chuàng)新，充分發(fā)揮出企業(yè)檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李娟.企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[J].中外企業(yè)家，2014，21：184.

[2]張玫.淺談企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題和解決對(duì)策[J].神州，2012，05：236.