淺談會計電算化環境下企業內部控制

◇王夢寒

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淺談會計電算化環境下企業內部控制

◇王夢寒

摘要：隨著計算機技術的迅猛發展，企業逐漸實現會計電算化，這使得會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高，同時也產生了很多新的問題。本文初步探討了會計電算化對內部控制的影響及帶來的問題，并就如何加強和完善運用會計電算化系統的企業內部控制提出建議。

關鍵詞：會計電算化；內部控制；會計信息系統

10.13999/j.cnki.scyj.2016.06.026

一、引言

在會計發展史上會計電算化是對會計系統的一次重大革新，它不但適應了會計發展的趨勢，而且滿足了現代經濟及科技發展對會計工作提出的高要求。但在網絡技術飛速發展和電算化會計信息系統向深層次前進的同時，也為企業的內部控制帶來了極大的沖擊和很多前所未有的新問題。很多企業未認識到其內部控制的不夠健全和失效，容易造成企業經營失敗、會計信息失真及不守法經營等行為的發生。企業應根據自己實際情況，探索建立和完善內部會計電算化的控制措施，這已經成為企業實行會計電算化時需重點考慮的課題。

二、會計電算化對內部控制的影響

（一）內部控制的方式的變化

由原先單一的制度控制轉化為程序性的制度控制。在實行會計電算化之后，財務人員只需負責原始數據的收集、審核和編碼，再運用計算機技術在會計電算化軟件中進行如憑證借貸平衡及余額發生額的平衡檢查，并對計算機輸出的各類會計報表進行詳盡的分析，原先傳統的內部控制措施試算平衡的檢查、總賬和明細賬的核對等也可通過財務軟件快速核對。

（二）內部控制對象的變化

在運用了會計電算化后，內控制度必然包括原先傳統手工系統所沒有的控制。原先的內部控制對象主要是會計工作的對象、會計工作的情況、信息處理的方法和處理的程序等等。在會計電算化會計信息系統下，內部控制的對象就由在過去的傳統手工會計信息系統下對人的控制為主轉化為對人和計算機控制為主。

（三）記錄數據及處理痕跡的變化

電算化會計系統中，會計憑證均轉化為電子文件、文檔等，并以磁性信息的形式存儲于磁性介質上，使得會計核算實現了無紙化。而這樣儲存在計算機磁性媒介上的磁性信息數據會變得很容易被人刻意篡改，甚至是不留下痕跡地篡改。并且未經過授權的非指定人員也很有可能通過互聯網瀏覽整個企業的數據文件，進行人為的復制、虛構和銷毀。

（四）網絡技術的發展帶來的新問題

由于遠程網絡技術的大量應用，使得會計信息在網上的實時處理變為可能。現今許多的業務事項所涉及到的會計數據均可在遠離企業的某個計算機上非?？斓剡M行同步處理。財務軟件包含的網絡功能強大，種類多樣，通過網絡可以進行網上支付、報稅等，這一系列功能的實現使會計工作更為便利快捷的同時，也提醒我們更需要有相應的控制手段去維護它的準確性和安全性。

三、會計電算化給內部控制帶來的問題

（一）數據的安全性低

我們知道，企業的重要會計數據必須做到絕對的保密。企業應用會計電算化后大多數的會計數據存儲于計算機數據庫中，這些數據若未加密保護，很容易泄露而使企業遭受損失。并且在發達的網絡技術條件下，數據的傳輸方便快捷，這大大增加了保護數據的難度?，F今較多的財務軟件的加密都是針對軟件系統的本身而言，但是對于數據完整性和防止惡意篡改方面，有很多財務軟件設計的并不夠嚴密。

（二）數據處理過程易導致連續性錯誤

電算化處理信息的特點就是自動化和集中化，運行過程中，一處信息錯誤就很易導致一連串的后續數據文件、甚至是導致整個會計信息系統數據的失真。假如輸入數據發現出錯未得到及時的修正，那么就算往后的每個處理環節都是正確的，到最后系統輸出的信息也必然是錯誤的。所以，在會計電算化環境下的內部控制中對于會計數據處理的每一步都應當注意。

（三）企業內部控制制度不夠完善

現實中有些企業未達到相關的條件便開始應用會計電算化，企業在使用計算機替代手工記賬時，除應達到相關條件，還需經過上級主管部門或者財務部門的審批和審核。有的企業按照上述規定開始使用計算機應用會計財務軟件后，卻未建立相應的內部控制制度，或雖建立了內部管理制度，可卻并沒有切實的去實施和執行，對會計電算化中可能出現的問題視若惘然。如在一些企業中有會計人員既負責數據輸入和輸出，又進行數據的報送工作，這就增加了他們在未經授權的情況下對系統數據和程序進行篡改的可能性。

（四）企業對系統日常維護能力差

大多數財會人員上崗前都會進行一般的電算化操作培訓，但是對于軟件的日常維護、合理實施等高層次的電算化工作均沒有得到一個完整的學習培訓。這會使得財會人員在財務軟件出現故障時，不論其故障大小，都由提供軟件的商家來進行維修，這必然會增加企業管理的成本。

四、會計電算化環境下內部控制措施的完善

（一）明確崗位權限

在會計財務崗位中我們需要做到不相容職位的分離，這是為了避免財務舞弊現象的發生。企業在應用會計電算化后對于人員不相容職位的調整也是必需的，如系統的維護人員和管理人員不可同時任出納崗位，必須做到職與權的分離。由于會計電算化系統的集中式操作方式，使得業務處理人員的責任也會變得集中，因此企業必須嚴格員工上機的管理，建立相應的崗位責任制。各工作人員在得到上級的授權之后，系統管理員可運用密碼加以控制，防止人員非法或越權操作。

（二）建立會計電算化操作管理制度

企業應建立相應的電算化操作管理制度，加強數據輸入、修改及核算程序的控制。在輸入環節中，最為重要的便是保證信息輸入的正確性，避免從一開始就出錯而引發一連串錯誤。在修改和核算環節，需加強處理信息過程中的合理性，如對于憑證的借貸各方金額進行試算平衡核對時，企業的相關會計人員應對每項科目的余額及發生額的平衡進行檢查，嚴格的按照業務發生的實際情況去處理有關數據。

（三）財務軟件的開發與維護控制

企業若自行開發會計系統，在開發前必須要對此系統開發是否可行、是否為企業需要等問題進行論證，確定可行且需要后，再進一步對開發系統所需要的相關資料進行收集，對開發人員進行適當的分工，保證系統開發過程的靈活性。對于企業自購的會計核算軟件，在使用一定時間之后需進行修改、升級等維護時，必須要有相關的審批，且還需在有關人員監督下實施，以維持會計數據的連續性。為保證會計數據的完整和安全性，保證計算機能夠正常運行，企業需建立防止計算機病毒和處理計算機系統故障的管理措施，如會計信息數據的備份制度、計算機的使用規范等。

（四）完善會計電算化檔案管理

企業對會計資料的報告都應該建立相應的制度管理，在電算化會計系統下，資料多為電子形式，應做好加密保護和備份工作；對于打印出的紙質資料，應存放于專門的檔案室密封保存并做好防火和防潮工作，負責保管資料人員需在收到資料時寫明簽收日期及署名等內容。一切檔案資料在需存檔前必須由會計主管及系統管理員進行簽章核對，保證會計檔案的安全性。同時企業應該有相應的分類歸檔的制度建設，對于各項的會計資料檔案，在分類記錄之后都應該按照存檔期限及時的進行存檔備份和做好相應的資料管理工作。

參考文獻：

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作者單位：（江西財經大學）