淺析檔案信息數字化面臨的問題及解決對策

馬鳳波南陽醫學高等專科學校

淺析檔案信息數字化面臨的問題及解決對策

馬鳳波
南陽醫學高等?？茖W校

摘要：隨著電子信息技術的發展，檔案信息數字化管理已經不再為人陌生。雖然檔案信息數字化管理大大提高的辦公效率，但是它也面臨著安全隱患、規范混亂、人才缺失等亟待解決的問題。本文將針對這些問題，結合實踐經驗提出切實可行的解決對策。

關鍵詞：檔案管理；信息數字化；安全意識；標準

如今，電子辦公已經成為主流，得益于信息化技術，大眾工作效率得到提升，時間成本大大降低。就檔案管理工作而言，原先繁重厚重的紙質文檔變成的電腦中的計算機語言，不僅極大縮小了檔案保存所需要的空間，更能隨時隨地進行快速移動、閱覽，檢索能力也大幅提高，為公眾生活帶來了極大的便利。

基于以上優勢，數字檔案館、數字檔案儲藏室紛紛在各地建立而成，成為了一筆豐富的信息資源。但隨及也出現了諸如安全、規范等方面的問題。如果因為這些問題，停止檔案信息數字化管理的進程，顯然不符合現今社會高速發展的需求。面對問題，我們應該認真分析問題成因及影響力，進而制定可行的解決方案。一下將分析檔案信息數字化管理中的問題，進而闡述基本應對對策。

一、檔案信息數字化管理亟待解決問題

（一）真實性存憂

在互聯網火爆發展之初，常常流行著這樣一則笑話——“你不知道和你在網絡另一側聊天的是一個人，還是一條狗”。這就是說網絡與信息化過程中本身就有一定的真實性隱患問題。在0和1的世界中，沒有實體的物體，一切接觸到的信息其本質意義上都是0與1的虛擬構建。

在紙質檔案中，我們能很容易找到修改的印記，也可以通過筆記、紙質上留有的一些污漬對其年代、人事性格等方面進行一個出判。而在數字檔案前，我們面對冷冰冰的文字，信息判斷只能來源于眼前的文字。隨著PS等技術的發達，即使有人對檔案內容進行了修改、偽造，也可能留不下任何線索、痕跡。這種虛擬性，對檔案、材料的真實性、權威性發起了挑戰。

（二）保密性與易丟失性

處于巨大數字空間里的信心內容，可以隨時隨地被人在不同地方獲取與閱覽。對于需要保密或限制閱覽的一些秘密內容而言，網絡可能是最不安全的地方。既然網絡中可以發動“人肉搜索”，那么“人肉內容”便不是不可能的事情。另一方面，當人們將所有信息、決策、記錄等存出在網絡中，簡化了歸檔存儲的程序，但同時也加大了信息丟失的風險。面臨電腦病毒、黑客、突發事件，數字化的文件會在一瞬間丟失，沒有較高設置的電子設備且不能恢復這些材料，造成無形資源的巨大損失。

（三）標準化問題

在目前的檔案信息數字化管理中，還面臨著標準不統一的問題。由于各地方使用的軟件不統一，造成對內容編輯的模式不盡相同。在跨機構或者轉移信息時可能會出現原有內容與當前載體不相容，從而造成信息損壞或無法閱覽、使用等問題。出現這樣的情況，反而加大了辦公成本，不利于信息高速公路的建立，對公眾生活也會造成極大的不便。

（四）人才缺失

雖然檔案信息數字化管理已經在個城市和基層普及，但是與此相適應的管理人才依舊存在巨大缺口。在實踐中常常出現的問題是，工作人員只通曉基本操作，當遇到突發情況，出現需要緊急處理的問題時則是束手無策。在現實中，也既缺乏對檔案信息數字化管理的培訓課程，促使大部分工作人員對此也不甚了解。

二、檔案信息數字化問題解決對策

事物發展都有其兩面性，當出現問題時，不能片面的看待問題，需要通過其對問題的分析，從而建立更有效的解決機制。

（一）建立健全相關法律法規

目前，亟需相關部門完善關于檔案信息數字化方面的相關法律法規。首先以法律的形式確定檔案信息的神圣性和重要性，這對于保護數字檔案的真實性、原始性具有重要作用。如此，不僅可以保障公民自覺維護電子信息檔案的安全，還可以確保檔案相關機構、相關部分有法可依。

據了解，在國外許多發達國家都具備完成健全的關于電子信息檔案的法律法規。有學者統計，在法律在法律法規施行后，關于電子信息犯罪的數量大幅降低。

（二）儲存管理機構內部要求管理流程

為了避免電子檔案泄密、電子檔案丟失這樣的事件發生，對于儲存管理機構要制定一系列科學、合理、嚴密的工作流程和標準，建立應急機制。這樣的工作標準需要確定到每一個細節處，詳細到電子文件形成日期、建檔人、修改時間、修改人、整理人、鑒定人，備份人將所有工作責任到人。此外，還要進行分類、排列、保存方式。雖然這樣的工作非常繁瑣，但是一旦以流程化確定下來，既能提高辦事效率，又可安全保護電子文檔。

應急機制的建立則是相關機構必須建立的工作內容，應急機制應該不止一套，以免各類突發情況。

（三）提高各類軟件兼容性，建立數字化標準

檔案數字化管理包含了各個方面，軟件發面的不斷開發和整合也是其中最重要的方面。因平臺不兼容造成的信息損失已經成為檔案信息數字化管理中面臨最重要的問題。檔案數字化包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。各類平臺的背后是不同的軟件開發商，所以模式與算法不盡相同，這導致各信息數字化檔案館的應用也各有不同。只有采取積極措施，制定相關兼容或統一標準，對檔案錄入、目錄、卷宗搜索、數據庫結構、文件名稱、長度、內容大小做詳細規范，才能讓其適應信息高速公路的發展。

（四）大力培養信息數字化人才

無論在任何領域人才的發掘與培養都是該領域發展壯大的重要關鍵。在檔案信息數字化管理方面，更是亟需相關人才的培養與引進。一方面，我們要在高校中積極培養相關青年人才，鼓勵他們畢業后到一線，特別是二、三線檔案信息數字化發展不發達的城市、基層中奉獻與鍛煉。另一方面，我們要積極引進國外優秀人才，他們能夠帶著領先的技術與環球視野來到崗位中。

目前，信息化已經進入到社會的方方面面，面對檔案信息數字化管理中所出現的問題，絕不能拒絕時代的潮流，因為問題而停滯不前。只有不斷在實踐中總結經驗，積極思考，制定應對解決問題的辦法才能完成建設信息高速公路的目標。

參考文獻：

[1]陳文英.當前檔案數字化存在的問題及對策[J]科技信息, 2007(1)

作者簡介：馬鳳波（1962-），女，漢族，南陽市人，鄭州航空工業管理學校檔案管理專業畢業；職稱：檔案館員；研究方向：檔案收集、管理、利用。