基于SWOT圖書館決策信息參考服務和平臺建設

王威

關鍵詞：圖書館；SWOT；決策信息參考；信息服務平臺

摘要：隨著互聯網信息時代的發展和變遷，圖書館決策信息參考服務工作已提上了日程并日益成熟。文章利用SWOT分析法分析了圖書館現有的決策信息參考服務所面臨的機遇和挑戰，論述了圖書館決策信息參考服務平臺的建設方法，旨在為當前圖書館決策信息參考服務的建設提供參考。

中圖分類號：G251.6文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2016）06-0101-03

1 背景

隨著社會的變革以及各項事業的順利發展，黨政機關需要具有可靠性的、權威性的、具有可操作性的社會信息，并根據這些信息來決策，同時保證決策方向的正確性和可行性。圖書館應利用當前館內的各種信息技術條件和優勢，為地方政府的決策、管理提供特色信息服務，為政府提供可靠的決策信息來源和信息服務，當好政府的參謀和“耳目”，為當地的政治、經濟和社會發展做貢獻。目前，全國的各省市圖書館為政府的決策信息服務已提上日程并且越來越成熟，服務內容越來越多樣化。根據全國各省市圖書館的決策參考信息服務現狀和經驗，文章分析了當前圖書館決策參考信息服務所面臨的機遇和挑戰，旨在進一步提升決策參考信息服務的數量、質量和服務的轉型，更好地為“兩會”和政府提供信息服務。

2 利用SWOT分析法分析圖書館決策信息參考服務面臨的機遇和挑戰

2.1 SWOT分析法

SWOT分析法，即基于內部環境和外部環境的分析，將某種環境下所要達到目標的優勢、劣勢、機會和威脅列舉出來，通過多種方法，如調查分析法等，利用矩陣圖表示出來，對各種要素進行對比和分析，得出的結論具有一定的決策性，具有重要的決策作用。

2.2 圖書館決策信息參考服務的SWOT分析（見圖1）

2.2.1 優勢（S—Strength）。①大量而豐富的文獻信息資源。作為一座城市的文化象征，圖書館擁有大量的書籍、雜志、報紙和手稿等紙質資源，同時擁有大量的電子文獻信息數據庫。這些資源為政府提供決策信息參考提供了豐富的材料來源，也為其提供了豐厚的物質基礎。②多學科的人才資源。圖書館每年都會吸收一批不同專業學科的人才，進行相應的圖書館業務和學習培訓。他們利用所學習的知識和技能，使用多媒體工具檢索、查詢、整理所獲取的決策信息，并保證信息的及時性和準確性。③先進的現代化技術設備資源。目前，圖書館擁有多功能的多媒體技術、高速運轉的網絡信息系統及技術，此外，掃描儀、打印機、刻錄機等也得到了廣泛的應用，使信息處理技術得到了高效的發展。

圖1 決策信息參考服務的SWOT分析圖

2.2.2 劣勢（W—Weakness）。①缺乏及時性、敏感性和準確性。由于信息是為政府的科學決策所參考和服務的，圖書館的在線電子資源如更新不夠及時，就會使信息更新滯后，這就要求圖書館的信息工作人員多方位地了解信息搜索的方式，把握其及時性，去粗取精，去偽存真，在準確的信息中篩選不敏感的信息作為存本。②信息缺乏可操作的實踐性。一部分信息工作人員缺乏良好的政治素養和實踐精神，由于信息是為政府的科學決策所參考和服務的，因此圖書館的信息工作人員需要多學習國家的方針與政策，不斷提高自身政治素質和理論研究水平。在日常工作中，圖書館的信息工作人員要有目標和針對性地收集時事和政治要聞，關注社會要點和時事評論，使獲得的新聞信息更具科學性、前瞻性和理論性。③信息缺乏可讀性。由于制定決策信息服務的過程中，其信息的受眾是針對政府的科學決策，大部分情況下對他們所需的信息不能充分了解，因此，圖書館的信息工作人員只有通過調查了解信息受眾對信息種類的需求，才能為制定決策信息參考提供服務。

2.2.3 機會（O—Opportunity）。①圖書館信息服務的推送機會。為政府提供科學的決策信息服務和決策依據，把圖書館信息服務的社會精神和實際內容推向社會，為經濟建設、政治建設和教育事業服務，這能讓圖書館的信息服務進入一個新的發展階段。②提升政府對圖書館認識的機會。在我國，公共圖書館信息服務建設如果能獲得政府的支持是非常重要的，這也是一個促使政府部門轉變和提升對圖書館認識的好機會。③讀者快速增長的機會。除政府之外，越來越多的社會公眾需要了解決策信息，且需求量日益增大，這也是把圖書館信息服務推向社會的一個有效的渠道。

2.2.4 威脅（T—Threat）。①信息機制的轉變。由于政府系統所需要的信息是全方位的，因此需要全面擺脫封閉、僵化的“藏書樓模式”。圖書館自身要進行根本性的轉變，建立日益開放的信息系統獲取機制。②信息技術的不斷更新。信息科學技術的發展，要求信息獲取的方式也有相應的變化，圖書館內技術設備的更新必須要跟上時代的步伐，這就要求圖書館投入資金和人員，為提供更有效的決策信息提供技術支持。③館員思想的轉變。目前，許多大城市的圖書館很早就已經推出了決策信息參考服務，而中小型城市圖書館中的此項服務剛剛起步。轉變圖書館館員的觀念，定期開展相應的培訓，提高館員的思想素質和專業素質勢在必行。

3 國內圖書館決策信息參考服務及平臺建設概況

國內大部分的公共圖書館在2003年起就已經推出了“兩會”信息及現場服務；到2008年，國家圖書館推出了立法決策信息服務平臺以及數字資源服務平臺；2010年，南京圖書館推出了“兩會”服務以及文獻信息服務平臺；2011年，湖南省圖書館和海南省圖書館推出了“兩會”信息服務平臺；2013年，廣西壯族自治區圖書館和廣西壯族自治區桂林圖書館相繼推出了“兩會”服務平臺；河北省圖書館開通了“兩會”網站服務。根據各圖書館的決策信息服務狀況，筆者提出建立圖書館決策信息參考服務平臺，為政府提供更全面的信息服務。

4 圖書館決策信息參考服務平臺的建設

4.1 調查圖書館決策信息參考服務平臺建設的主要方法

①調查問卷法。制定相關內容的調查問卷，對圖書館決策信息參考服務的現狀和滿意度進行調查，如：目前的熱點新聞事件、網絡服務和紙質手冊服務，利用調查所得到的結論來制定、提升信息服務。然后，對調查問卷的結果進行系統的分析，總結出決策信息參考服務平臺建設所需要的欄目和內容設置，提高服務的質量和滿意度。②統計網站信息的點擊率法。通過網站各決策參考信息的點擊率，了解政府以及兩會委員對該信息的需求量和方向，從而建立決策信息參考的需求模型。如：通過統計“每日熱點新聞”中每條新聞的點擊數，了解政府對該信息的需求和關注度，從而為決策信息參考服務平臺的建設提供豐富的實踐經驗和內容參考。

4.2 圖書館決策信息參考服務平臺建設的主要內容

圖書館決策信息參考服務平臺的主要內容應包括以下幾個重要的模塊：每日熱點新聞、各地政協信息、“兩會”新聞、“兩會”專刊、決策參考信息和參考咨詢信息。①每日熱點新聞。每日安排圖書館信息服務部門的工作人員將當天全國各地發生的熱點新聞、焦點關注話題以及時事政治等上傳至決策信息參考服務平臺。②各地政協信息。每日安排圖書館信息服務部門的工作人員將當天全國各地發生的全國政協新聞信息、地方政協新聞信息等上傳至決策信息參考服務平臺。③“兩會”新聞。每年的“兩會”期間，每天安排圖書館信息服務部門的工作人員將當天全國和各地的“兩會”新聞等上傳至決策信息參考服務平臺。④“兩會”專刊。每年的“兩會”期間，制作當年的“兩會”專刊紙質手冊信息并上傳電子版信息至網站，專刊聚焦中央及國家工作會議、政治決策、時事評論等，為各地的人大代表、政協委員參政議政而服務。“兩會”專刊資料既有對現狀的分析，也有針對問題的解決舉措。⑤決策參考信息。每月制定一期決策信息參考服務紙質手冊，內容包括當月國家的時事政治新聞、輿論，黨和政府當前的主要政策、觀點和評論，各大媒體對當月政策的反應和評論，必須保證時事新聞以及信息來源的真實性、及時性和有效性，努力提高決策信息參考服務的質量。⑥參考咨詢信息。此信息模塊內容豐富，包括：專題咨詢信息和電子、紙質手冊的制定，網上參考咨詢平臺，國內外引文檢索，科技查新檢索等。此平臺針對線上和線下的政府以及其他的社會公眾，其中包括代表和委員，為課題調研、提案編寫等提供跟蹤服務、專題服務、數據服務等個性化服務。

4.3 圖書館決策信息參考服務平臺的構建

4.3.1 平臺結構功能模塊的設計。基于圖書館決策信息參考服務平臺面向政府決策支持的目標，平臺功能的設計也應圍繞著信息決策來完成：時事熱點模塊，包括“每日熱點新聞”和“兩會新聞”兩部分；各地政協信息模塊；圖書館數字資源模塊；決策信息參考模塊；參考咨詢信息模塊；各地政協網友情鏈接幾個部分，在此基礎上建立平臺的結構和平臺的子功能。

4.3.2 信息數據的采集。如果一個信息平臺想要提供科學客觀的決策支持功能，數據的真實有效性、科學性、及時性和客觀性是首要的條件。①互聯網信息數據的采集。這是目前全國最常用的信息數據的采集方式，通過移動互聯網登錄到決策信息參考服務平臺進行信息數據的傳送。提交上傳的數據并經平臺驗證無誤后，將會被提交到決策信息參考服務平臺信息中心的數據庫中，由圖書館的信息技術人員通過平臺對各項數據進行操作，從而為參考決策做數據的準備。如：“每日熱點新聞”和“各地政協新聞”兩個信息模塊的內容，每天由信息部的工作人員通過互聯網中的政協網站和各大新聞網站獲取，即互聯網信息數據的采集。②紙質手冊由人工錄入采集數據。這是決策信息參考服務平臺獲取信息數據的第二種方式，即通過圖書館制定的決策參考信息服務的紙質手冊，通過WORD或PDF格式的轉換，經人工檢驗以及平臺的驗證無誤后提交到決策信息參考服務平臺，再由圖書館的技術人員進行數據的整合，上傳至相應的模塊內。如：每月定期的決策信息參考和每年的“兩會”專刊，是由信息部的工作人員制定出紙質手冊，再轉換為WORD和PDF格式上傳至決策參考信息服務平臺，供政府和其他社會公眾進行瀏覽。③文件轉換式采集數據。這是由平臺的轉換功能所決定的采集數據的方式，是通過決策參考信息服務平臺將數據文件導入，利用平臺自帶的采集功能，將文件中的數據轉換并上傳至平臺。如：“兩會”新聞信息模塊。在“兩會”召開的期間，把重大的時事政治、新聞的文檔、音頻、視頻等文件下載，利用圖書館決策參考信息服務平臺的文件轉換功能，將其轉換為平臺能識別的數據格式，再經技術人員的校對和驗證無誤后上傳。

4.3.3 信息數據的存儲與備份。面向決策支持的決策參考信息服務平臺具有兩個重要的作用：一是實現了決策參考信息服務的電子化，方便了政府和相關單位的決策工作；二是為政府提供了一定的決策參考信息，使政府可以隨時了解相關工作的信息數據和內容。因此，信息數據的存儲和備份是非常重要的，首先，必須在圖書館建立相應的數據管理機制，在信息技術部設置相應的技術人員負責對機器的檢查，確保后臺的服務器運轉正常；建立和完善數據維護的責任制度，保證平臺的正常運轉。其次，做好數據的系統備份。如利用備份盤對信息數據備份，如有問題，在最短的時間內進行數據的恢復；又如遠程備份，如現在著名的QQ網絡硬盤和360硬盤，把信息數據上傳至網絡硬盤，確保信息數據的完整性；再如獨立硬盤的備份，即定期將信息數據備份到獨立的硬盤上，確保信息數據的安全性和獨立性。

4.3.4 決策信息平臺的微信服務。除以上的決策參考信息服務平臺的構建之外，圖書館還可以在官方微信平臺上添加“決策信息參考服務”二維碼，政府和其他社會公眾可以通過掃描二維碼或是直接在微信里搜索該圖書館的微信公眾號并加關注，進行電子資源的瀏覽和下載。如：廣西桂林圖書館目前推出了“廣西壯族自治區桂林圖書館”政協提案數據分館，政府和其他的社會公眾可以通過掃描桂林圖書館微信公眾號的二維碼，添加并關注，然后就能對決策信息參考服務平臺各信息模塊進行瀏覽或下載電子信息數據。

5 結語

在迅速發展的4G信息時代，信息的時效性就是信息的生命。圖書館只有開拓進取，積極努力為政府提供更為個性化的服務信息，開展各種信息的推送服務，并提高服務的推送頻率，才能更好地滿足政府以及社會公眾的信息需求。

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（編校： 崔 萌）