人社系統“全能經辦”業務檔案管理之思考
——以常州市武進區為例

錢海波　顧沁雯（常州市武進區人力資源和社會保障檔案管理中心，江蘇常州，21133115599）

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人社系統“全能經辦”業務檔案管理之思考
——以常州市武進區為例

錢海波顧沁雯
（常州市武進區人力資源和社會保障檔案管理中心，江蘇常州，21133115599）

伴隨著金保工程的不斷推進以及社保工作的深入發展，社保工作已經從手工處理逐步轉向電子化處理，社保中心的業務檔案數量與日俱增，社保工作對業務檔案信息化的要求越來越高。如何存儲和管理好這些數量龐大的業務檔案，保障檔案能夠隨時順利地被各業務環節調閱、查詢、流轉等，成為社保工作所面臨的新的重要課題。目前，常州市武進區人社系統的檔案管理系統在數據共享與業務協同、數據儲存及系統性能、信息化平臺擴展性等方面面臨著越來越多的挑戰，區人社檔案管理系統的服務方式已不能滿足人民群眾日益多元化的服務需求，因此，加快推進人社系統業務檔案管理的“全能經辦”已刻不容緩。

一、武進區社保業務檔案管理的現狀

據統計，2014年武進社保系統全年受理各項業務98萬單，日均受理2685單，后臺數據處理量達6億多條。隨著就業形勢的變化，新增人員流動性較強，加上越來越多元化的就業模式和人才的引進，參保單位（人員）越來越多，社保業務變更量迅速上漲，由此產生的業務檔案數量也在急劇增長。而武進區人社業務檔案管理系統當前還延續著傳統的紙質檔案管理模式：各部門的工作完成后，將業務材料收集上交，定期整理歸檔，然后再掃描錄入至檔案管理系統。這一工作仍停留在檔案信息化管理的第一個階段，即雖然有獨立的檔案目錄檢索管理系統，但是與社保業務系統沒有銜接，一旦錄入過程中發生錯誤，后期查找業務檔案時就會造成檔案信息的不準確。而且，相對獨立的檔案管理系統在一定程度上雖然能滿足檔案管理的需求，但其檔案數據與人社系統的業務數據缺乏聯系，檔案管理系統中的檔案僅供備查，與人社業務管理系統各自為戰，在錄入檔案出現錯誤時，和人社業務管理系統的數據無法統一，難以給予人社業務工作以準確的數據支持和保障。

二、檔案業務一體化建設對社保“全能經辦”的現實意義

社保“全能經辦”是一種綜合柜員服務制度，社保經辦大廳窗口實行綜合辦事制度，參保單位或個人辦理多種業務時，無需像以往那樣多次排隊取號，無論辦理何種業務，只需在一個窗口排隊等候，“前臺一窗受理，后臺專業審核”。服務對象到柜面申報業務，無論申報的種類多少，都由前臺將申報資料依據受理規則審核；審核通過后，將材料通過掃描或拍攝的方式傳輸到后臺，交由后臺審核；之后服務對象可以通過當面領取、網上下載、專函郵寄、自主領取等方式獲得反饋結果。

創新社保業務經辦模式的同時，對社保業務檔案管理的模式也提出了更高要求。社保業務檔案的管理不再僅僅是收集、整理、保管紙質檔案，還要充分開發利用社保業務檔案資源，發揮檔案對社保業務的服務作用。社保業務檔案一體化管理工作是業務經辦不可分割的有機組成部分，隨著社保業務檔案管理信息化水平的不斷提高，檔案管理和業務經辦一體化必將成為一種“新常態”。通過深入挖掘系統內外業務檔案應用領域，用制度、流程和標準克服檔案管理和業務經辦工作中的隨意性，檔案業務一體化管理工作才能持續深入、扎實推進。

武進區社會保障服務中心“全能經辦”業務辦理大廳

三、檔案業務一體化管理的新途徑

1.全面應用電子檔案影像管理系統

檔案影像系統依托數據庫高速掃描等技術，將傳統的紙質檔案轉化成數字化信息，通過影像檔案管理、實物檔案管理、業務系統實時調用提取、檔案公共服務和查詢，以及檔案綜合統計分析等強大功能，與社保業務系統密切結合，為社保業務的各個環節提供檔案影像支持，將檔案管理系統與業務經辦系統無縫對接。參保人員只需一次提交業務資料，綜合柜員窗口對受理的業務資料進行影像化，影像化后的申報資料就可以全程使用。前臺經辦人員或審核人員在具體經辦業務中可根據權限在業務系統即時調閱電子檔案，為經辦服務和稽查提供參考。建立紙質檔案數字化、電子影像信息化、信息查詢智能化、檔案服務多元化的統一綜合管理系統平臺，不僅保障了業務檔案的安全完整，也為規范業務經辦提供了有力支持。

2.推進建設檔案業務一體化管理平臺

該平臺以電子檔案“前端采集，全程應用”為目標，為武進社保“全能經辦”提供一體化的管理平臺，為就業系統和未來建設或接入的人事人才系統、勞動關系系統等提供電子檔案掃描、整理、歸類、索引等電子化管理接口，實現檔案檢索聯動、基于電子檔案審核審批的業務模式。也為社保機構搭建一個紙質檔案數字化、電子影像信息化、信息查詢智能化、檔案服務多元化的業務檔案影像綜合管理系統平臺，減少工作人員的機械性勞動，加強社保業務檔案的高效管理和應用，提高社保工作的工作效能，提升政府公共服務質量。

3.采用現代化的檔案管理模式

要改革傳統的社保業務檔案管理模式，關鍵是做好“兩融進”：一是檔案管理要融進社保業務環節，通過重點梳理并優化業務流程，使其更加合理、嚴謹、高效。規范業務操作的方式方法，逐步實現智能化操作，實現跨部門、跨業務、跨系統的業務協同。按照“誰經辦誰整理”“邊經辦邊整理”的要求，明確前臺經辦檔案整理的責任，將業務材料收集整理和立卷歸檔工作自然融入業務經辦環節，實現檔案整理與業務“同生同結”。二是檔案管理功能要融進社保業務系統。通過引入檔案影像管理系統，實現檔案管理前端信息化、數字化（信息著錄、掃描），后端管理自動化（調用、查詢、統計、庫房管理）以及網絡查詢利用目標，加快推行檔案數字化，對龐雜零散的檔案信息資源進行合理的歸檔存儲，建設一個專業可靠、高效管理的服務平臺，讓人社檔案管理系統不再成為信息孤島。

4.加強檔案管理專業人才隊伍建設

打造一支專業素質較高的檔案管理人才隊伍是實現檔案現代化管理的重要保障之一。因為工作的專業性，社保業務檔案事業的發展急需同時具有檔案管理專業知識、社會保險專業知識和信息管理技術知識的復合型人才。因此，要以“人人都是檔案員”的目標開展全員培訓，采用將業務和檔案結合培訓的方式，實現業務檔案管理與業務經辦一體化，提升業務檔案管理能力和水平，研究解決工作中的瓶頸問題，探索經辦新思路。

人社系統經辦機構應隨著服務型政府的深入建設主動求變，應隨著業務檔案利用價值的不斷凸顯，提升社保經辦的管理服務質量，注重細節，不斷調整、升級和創新，積極探索適應現代社會發展需求的社保業務檔案管理和服務模式。