水利規(guī)劃設計單位科技檔案管理的思考

鄧紀文（江蘇省水利勘測設計研究院有限公司，江蘇揚州，22255112277）

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水利規(guī)劃設計單位科技檔案管理的思考

鄧紀文
（江蘇省水利勘測設計研究院有限公司，江蘇揚州，22255112277）

水利規(guī)劃設計單位在長期的工程規(guī)劃、設計、咨詢中，積累了大量的工程資料、報告、圖紙、計算書等技術(shù)檔案和各類文書檔案，具有一定的保存和利用價值。本文針對水利科技檔案在管理和利用實踐中存在的問題，就如何更好地實現(xiàn)水利科技檔案的標準化管理，談談個人的體會與思考。

一、水利科技檔案的作用和價值

1.對于水利規(guī)劃設計單位來說，水利科技檔案是從事水利科學研究的科技工作者的第一手信息資源，對科研事業(yè)的發(fā)展起著不可替代的作用。水利科技檔案能夠為水利單位的日常工作提供參考，是單位科學研究成果最具價值的體現(xiàn)。

2.水利科技檔案是水利工程建設全過程原始、真實的記錄，是進行工程竣工驗收，鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)，又對工程建成投產(chǎn)后的管理、運行、維修養(yǎng)護、拆除重建、加固改造及擴建等工作的決策、設計起著重要的憑證和依據(jù)作用。在工程質(zhì)量終身負責制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案作用的發(fā)揮。水利工程“五不驗收”中強調(diào)“檔案不合格不驗收”，加強水利科技檔案管理，是工程建設與管理工作的重要內(nèi)容。

二、水利科技檔案收集、整理環(huán)節(jié)存在問題和解決策略

1.水利科技檔案歸檔的內(nèi)容

水利工程科技檔案的管理要注意完整、準確、系統(tǒng)和科學，文件歸檔應從基礎資料的收集著手。具體包括：上級批文、設計合同、協(xié)議、委托書、分包合同、查勘、調(diào)查報告；勘探、測量、試驗成果；勘測任務書、外協(xié)技術(shù)資料；有關(guān)會議材料、招投標文件；地形圖、用地紅線圖、選址報告及其他技術(shù)文件資料等。

可行性研究、初步設計階段、施工圖設計階段的文件歸檔收集按照單位《質(zhì)量管理體系文件》的要求，把相關(guān)需歸檔的工程設計文件和成果文件一一核對，接受并填寫文件、資料歸檔清單。整理時把與質(zhì)量管理有關(guān)的資料裝訂成一本質(zhì)量管理記錄，和其它檔案一樣分類、編目。

2.水利科技檔案歸檔的方式、方法

歸檔工作是檔案管理的重點。企業(yè)下達任務書時就應提出項目文件的歸檔要求，在檢查項目進度和驗收、鑒定項目成果時同時驗收、鑒定項目文件的歸檔情況，最后進行項目總結(jié)時做好項目文件交接。在各種內(nèi)部審核、質(zhì)量評定中，凡應歸檔而未歸檔的產(chǎn)品一律不得參加質(zhì)量評定，更不得評優(yōu)，未定質(zhì)量等級的項目不得計入產(chǎn)值，由技術(shù)質(zhì)量處進行初評，實行一票否決。

一些中小型水利工程在工程結(jié)束后可一次性收集整理歸檔，對于規(guī)模大、投資大、周期長的大型水利工程，文件的歸檔按科研前期準備，設計、施工和竣工驗收等幾個階段進行。

文件歸檔時要認真做好每本資料名稱、日期、部門、專業(yè)項目負責人的記錄，按照單位任務書編號逐個進行項目統(tǒng)計。每張底圖做好圖紙封面名稱、日期、部門、專業(yè)項目負責人的登記工作，同時統(tǒng)計每套圖紙的張數(shù)，以便于歸檔環(huán)節(jié)一一核實，每年結(jié)合工程項目內(nèi)審、外審時，統(tǒng)一向各部門發(fā)歸檔通知，確保歸檔的完整、準確、及時。

三、水利科技檔案底圖歸檔實踐中存在問題和解決策略

底圖因其自身形成和管理的特點，無法像藍圖那樣組卷管理，需要單獨存放，建立一套相應的登記目錄，嚴格按照底圖整理和排列要求，反映底圖的成套性和系統(tǒng)性特點，以便于保管和利用。要在實際工作中建立底圖目錄，按張歸檔和使用。設計《文件、資料歸檔清單》附表《底圖歸檔清單》，在這張底圖歸檔清單中有三個關(guān)鍵點：一是底圖號可以辨別每張底圖。工程的底圖號里有各工程名稱、專業(yè)的內(nèi)容和順序號，通過每張底圖的底圖號識別底圖。二是任務書編號。平時歸檔和設計修改通知單時，都按照任務書編號標記，任務書編號是底圖歸檔和使用過程中的紐帶。三是底圖歸檔清單的內(nèi)容。依次是工程項目名稱、設計階段、序號、圖紙封面名稱、單位、數(shù)量、圖幅張數(shù)（幾號圖）、底圖號、圖紙封面日期、項目負責人、接收人、日期、歸檔部門、檔案號、存放地等。歸檔時要一張一張核對仔細，把每一份圖由哪些明細組成、歸檔的時間、部門都標識清楚，并在檔案管理系統(tǒng)里著錄，形成底圖電子版案卷目錄。

嚴格按照檔案整理工作細則的規(guī)定進行整理立卷工作。扎扎實實地做好檔案資料的收集、鑒別、整理、保管、傳遞、統(tǒng)計等基礎性工作，及時提供借閱服務。對于卷內(nèi)文件的排列，圖樣在形成時一般有兩種情況:一種是形成時編制了圖樣目錄，需按已編制的圖樣目錄順序排列。另一種是形成時沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。主要適用于基本建設工程圖樣文件的系統(tǒng)排列。其總的排序是:總體布置圖→系統(tǒng)圖→平面圖（或立面圖、剖面圖）→大樣圖等。即總體性、綜合性的圖樣在前圖樣文件排列，局部性的圖樣居中，細部的、大樣性的圖樣在后。

四、實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化

1.建立健全水利檔案管理領導責任制

領導要重視檔案工作，研究解決檔案工作中遇到的困難，將檔案工作納入到領導工作議事日程、單位年度工作計劃或目標考核，并做到與單位其他工作同部署、同組織、同落實。成立檔案工作領導小組，明確由分管領導任組長，技術(shù)質(zhì)量處處長負責主管、主抓檔案工作，各處室配備兼職檔案員，形成公司分管領導直接抓、職能部門具體抓、各處室協(xié)調(diào)配合抓的科學合理的檔案管理領導體系，保證檔案工作的良性循環(huán)。領導重視為檔案管理上臺階、上水平提供了有力的組織保證。

2.建立健全檔案管理工作制度

把水利工程科技檔案工作進行分解，有關(guān)具體要求細化落實到各部門和有關(guān)人員，融合到各項具體工作中。要把規(guī)章制度的實施作為一項專門的內(nèi)容，列入工作考核實施細則中，提出具體考核要求，對各部門和有關(guān)人員貫徹落實規(guī)章制度的情況定期進行考核，促進檔案規(guī)章制度的實施。確保水利工程技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和規(guī)范，使水利工程技術(shù)檔案管理達到制度化、規(guī)范化、科學化。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案工作是一項科學性、服務性和技術(shù)性很強的工作，更是一項復雜、細致、繁瑣的工作。隨著社會的發(fā)展和科學的進步，檔案工作的任務、環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生了變化。作為檔案人員，要多方面、全方位地努力提高自己，系統(tǒng)學習和掌握檔案專業(yè)知識、計算機應用知識和其他相關(guān)知識。同時，還要積極參加檔案工作的各種經(jīng)驗交流活動，開拓視野，認真總結(jié)經(jīng)驗教訓，取長補短，提高實踐水平。要加大檔案宣傳力度，對新入職員工開展檔案知識專題培訓，增強員工的檔案意識，使檔案規(guī)范管理成為所有員工的意識、責任和使命。

4.做好檔案資源的開發(fā)利用

檔案利用是檔案業(yè)務的中心環(huán)節(jié)，我公司通過編制各種檢索工具、豐富檔案編研種類、提高檔案現(xiàn)代化管理水平等多種手段，化被動為主動，為領導科學決策和部門業(yè)務工作做好服務，為經(jīng)濟社會發(fā)展作出了積極貢獻。編寫了包括《全宗指南》《大事記匯編》《組織機構(gòu)沿革》《獲獎科技項目匯編》《質(zhì)量管理體系文件匯編》《檔案技術(shù)標準規(guī)范、規(guī)程匯編》《檔案管理制度匯編》《主要工程項目簡介》等編研材料。

5.開展水利檔案數(shù)字化工作

近年來，檔案管理數(shù)字化進程不斷加快，建立科技檔案與工程建設項目共享信息資源的統(tǒng)一標準，被提上了重要日程。水利科技檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢，為了使利用者便捷高效地查詢科技檔案信息，確定科學、統(tǒng)一的標準化模式是關(guān)鍵，是實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化和標準化的核心。我公司根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對電子資料實施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。尤其值得注意的是，安全問題是檔案數(shù)字化管理面臨的重要問題，只有將技術(shù)手段、管理手段和法律手段有機結(jié)合，構(gòu)成系統(tǒng)的安全保障體系，才能從根本上保證檔案信息系統(tǒng)的安全。

參考文獻

［1］張正強.論文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)對保證電子文件真實性的標準化作業(yè)和意義［J］.檔案與建設，2011（11）：4-7.

［2］劉宏偉.《做好基層檔案管理工作之我見［J］科技與企業(yè)，2013 （8）:36-36.