紙質房產檔案整理方式的弊端及解決途徑

陶　陶（南京市房產檔案館，江蘇南京，21100002299）

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紙質房產檔案整理方式的弊端及解決途徑

陶陶
（南京市房產檔案館，江蘇南京，21100002299）

房產檔案是房產管理部門在房地產權屬登記、測繪、產權轉移、房屋變更等房地產權屬工作中，直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄，是城市房產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。紙質房產檔案具有唯一性和不可再生性，整理立卷是整個檔案管理活動的基礎。隨著紙質房產檔案數量的急劇增長，房產檔案管理部門原有和現行整理方式的弊端越來越明顯，不利于充分發揮房產檔案的作用。本文在闡述紙質房產檔案原有和現行整理方式弊端的基礎上，結合計算機信息技術，提出改革和創新紙質房產檔案整理方式的初步設想。

一、原有紙質檔案整理立卷方式及其缺點

原有的紙質檔案整理立卷方式是2004年前采用的按丘立卷，即將一丘內所有房產登記材料按一定順序合訂為一卷，匯總成目錄，在目錄上反映房產權屬變更情況，丘號作為檔案號，檔案按丘號大小順序排列。此種整理方式優點是一丘內房產權屬變化來龍去脈清楚，材料集中于一卷便于人工檢索，查找檔案方便。這種方式存在的缺點主要有：一是檔案拆裝頻繁，檔案損壞嚴重；二是隨著行政區劃的不斷調整，丘號也不斷調整，易產生重號，從而使案件無法整理裝訂；三是保密性差，檔案調閱利用時同一丘號卷內其他所有權人的檔案材料無法得到保密。

二、現行紙質檔案整理立卷方式及其缺點

從2004年開始，根據建設部《城市房地產權屬檔案管理方法》第十五條“房地產權屬檔案應當以房地產權利人（即權屬單元）為宗立卷”的規定，紙質房產檔案整理立卷采用以丘為基礎的登記材料按戶立卷，即以一個權屬單元（產權人）立卷，采用“丘號—權號”和“丘號—多權號—戶號”兩種為檔案號，一個權屬單元發生的權屬變動材料均歸并為一卷。在館藏量相對較少時，這種立卷模式的優勢較明顯，主要在于：一是一戶單元房發生的所有權屬變更情況形成的檔案卷宗更直觀、完整；二是在利用紙質檔案時，其它權屬單元權利人的檔案得到保密；三是不再因頻繁拆裝而使檔案受損。

隨著紙質房產檔案的不斷增加，它的缺點也顯現出來。一是整理立卷費時費力，整理人員整理材料花費大量時間，工作效率低下。二是浪費儲存空間。首先是檔案盒的空間浪費，一份檔案的平均厚度為0.3cm左右，但一個檔案盒的寬度為1cm，且一盒內常常只有一份檔案。再者是檔案排列上架是根據各行政區域內丘號的大小順序排列，各丘入庫檔案數量不確定，上架的檔案位置也不固定，所以需預留位置，浪費了相當的存儲空間。三是檔案的保密和安全性不高。由于每年要完成大量檔案整理裝訂歸檔工作，庫房人員有限，調檔頻率高，整理人員到庫房調檔無法做到完備登記手續。一旦檔案泄密或丟失便無法找到責任人追究責任，極不利于檔案的保護。四是整理歸檔的錯誤率高，檔案盒上的丘號章易蓋錯。五是隨著案卷數量的增加，檔案的管理成本加大，我館在整理裝訂上的人占全館人數的三分之一，同時還增加了庫房人員，使得人力成本加大。

三、改進房產紙質檔案整理方式的設想

現有整理方式的缺點顯而易見，已成為提升紙質檔案管理水平的障礙。改革和創新紙質房產檔案整理方式刻不容緩，本文借鑒計算機信息編碼技術，提出了新的整理立卷方式。

立卷時按分類流水編號，即檔案號以每卷檔案的類別和整理的順序編號，由“類別號+年份+月份+流水號”組成，以永久性保存檔案、過程性檔案為類別，可以用字母或數字表示，如“Y2015060001”“G2015060002”。其特點是:編碼簡單，直觀明了，易于檢索查找。

采用這種整理方式的優勢在于：一是計算機自動生成編碼，準確性高，便于檔案數量的統計；二是檔案的整理速度加快，工作效率得到進一步提高；三是多個卷宗檔案裝成一盒，檔案盒可順序上架排列，大大節約了儲存空間；四是檔案類別的有效區分，既便于對永久性權屬檔案的安全保護，又方便過程性檔案的鑒定、銷毀；五是保障檔案的安全，檔案整理人員不再入庫房調檔，真正做到整理裝訂與庫房保管相對分開，減少了檔案經手的人次，既保證了檔案的安全，又分清了檔案整理人員與庫房管理人員的職責；六是檔案的管理成本得到進一步下降。

近幾年，計算機網絡技術在房產檔案管理部門得到了廣泛運用，房產檔案數字化管理已具備現實條件。房產登記的每一個環節均已實現了計算機信息管理，電子檔案已得到逐步完善，無論是房產登記的審核還是檔案的對外利用，都更加依賴電子檔案，電子檔案利用便捷，利用率高。房產檔案的數字化管理以檔案管理信息系統為基礎，以計算機、掃描儀、條碼打印機等設備為配套硬件，建立每份檔案的流水檔案號，以計算機智能檢索為工具，實現每戶所有變更卷宗的關聯，建立丘號卷與流水號卷檔案的關聯，實現檔案的專題檢索。

參考文獻

［1］房地產登記技術規程.

［2］城市房地產權屬登記檔案管理辦法.