基于“互聯網++”的科技檔案管理創新

王　燕（鎮江市科技局，江蘇鎮江，21122000055）

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基于“互聯網++”的科技檔案管理創新

王燕
（鎮江市科技局，江蘇鎮江，21122000055）

目前互聯網越來越深刻地改變著人們的學習、工作以及生活方式，甚至影響著整個社會進程。隨著“互聯網+”寫入政府工作報告后，各個行業都在從互聯網中尋找突破口，主動適應時代和環境發展的新要求，更好地拓展工作視野以謀求發展，科技檔案管理工作也是如此。科技檔案管理工作有良好的信息化發展基礎，基于互聯網的檔案管理信息化平臺，持續強化檔案工作的電子化和數字化，利用大數據分析、聯網共享等技術手段推進科技檔案管理工作和互聯網的有機融合，實現科技檔案開發重建，更好地服務于廣大科技工作者。

一、科技檔案管理工作的現實困境

近年來，我國的科技檔案管理機制不斷完善、管理水平日益提高，但由于受到多種因素的制約，還存在不少亟待解決的困境，主要體現在以下幾個方面：

1.科技檔案的歸檔率不高

許多企事業單位對科技檔案管理功能認識不到位，科技文件的正規化管理和歸檔率較低，特別是一些大型科技活動或者項目開發產生的檔案很多只是保存有關立項檔案，而忽略了能夠切實反映項目研究過程的原始記錄等重要數據，甚至一些單位的檔案管理部門并沒有保存科技項目結題驗收或鑒定等工作的檔案。

2.科技檔案的利用率很低

目前科技檔案的利用率與社會實際需求之間還有一定差距。由于科技檔案工作在各個環節中存在的不銜接、不配套等問題，導致科技檔案工作難以從整體上實現質的突破。另外，檔案工作人員、檔案機構、制度規范、硬件設施等方面還不能適應“互聯網+”時代的要求，整個科技檔案的信息化建設仍比較緩慢。需要加快建立完善的科技檔案服務體系，實現互聯網與科技檔案工作的有機融合，從而滿足社會進步與時代發展的需求。

3.科技檔案的分散管理狀態廣為存在

從科技檔案工作現狀看，由于一些單位認為由各個部門分管檔案更為方便，甚至有一些單位的科研人員總想讓科研成果成為私有財富等原因，導致單位的大量科技文件分散在各個形成部門或科技工作者手中。科技項目往往包含一些關鍵和真實的數據，如果被隱性化或者被篡改加工，就會造成檔案缺乏可信度，失去自身的價值。

4.科技檔案的相關法律法規比較薄弱

目前關于科技檔案管理工作的法律法規比較滯后，特別是科技檔案保密方面更是缺乏比較健全的法律法規，立法重點也不太明確。《中華人民共和國保守國家秘密法》是對保密法規、具體保密制度進行規定的法律，在我國整個保密法律方面發揮主導作用。但是這部法案在科技檔案工作方面存在很大滯后性，在計算機管理方面的規定也明顯落后于互聯網的發展，這就給目前基于互聯網平臺的科技檔案管理保密工作帶來了一定難度，導致科技檔案工作人員不能按照法律辦事，科技檔案保密工作存在很大缺陷。同時，目前缺乏完善的科技報告制度，對于科技檔案哪些應該公開、哪些應該面向社會共享等，都缺乏明確的界定條款和操作規范，造成科技檔案資源共享利用難以有效地推進。

二、基于互聯網的科技檔案管理創新思維

互聯網的快速發展為科技檔案管理工作提供了新的發展契機。充分發揮互聯網在檔案資源配置中的優化和集成作用，提升科技檔案的創新力和生產力，將對傳統的科技檔案管理工作模式帶來巨大的沖擊。

1.檔案的規范管理和效率提升需要互聯網的引入

從科技檔案管理的現狀來看，科技檔案管理部門通常不能非常及時有效地將檔案文件搜集上來，在需要匯總分析的時候常常難以滿足工作需要。即使保存了部分內容，很多也沒有發揮應有的作用，檔案散落、信息缺失等問題使得科技檔案不能有效發揮借鑒作用，更難言效益最大化，這迫切需要從信息資源共享等方面構建基于互聯網的管理平臺。同時，過于復雜的歸檔、借閱手續會占用研究人員的大量時間，從而耽擱科技項目的正常進度，急需更加方便和自由的查閱利用手段。此外，當前迫切需要解決科技檔案管理規范化、標準化程度不高的問題，這也為互聯網的引入提供了切入口和發展空間。

2.檔案的資源共享和開發利用需要互聯網的引入

從“互聯網+”引入工作實際的優勢來看，它并不是與傳統行業的簡單疊加，而是利用互聯網平臺，讓虛擬網絡與傳統行業進行深度融合，創造新的發展生態，形成新的社會生態。就當前發展狀況而言，充分發揮互聯網在社會資源配置方面的優勢，將互聯網創新成果融入社會各個領域，顯著地提高了整個社會的生產力。目前互聯網已經影響到諸多行業，比如大家耳熟能詳的電子商務、在線影視、交通出行等。檔案工作由為企事業單位服務向為社會全方位、立體化服務的轉變，已經成為檔案工作者的共識。基于互聯網的科技檔案管理工作將有利于提供全方位、社會化的科技創新信息服務，其融合是大勢所趨。并且，隨著科學技術的發展，公眾在信息化時代從事的各種科技工作活動也更為復雜，對信息、時效、移動和便利的需求也更為強烈。在公眾更加離不開信息服務的同時，對科技檔案信息的一元化需求也在向科技檔案、科技圖書、科技文件、實時數據、大數據分析結果、交流互動等多元化需求轉變。

三、基于互聯網平臺的科技檔案管理創新策略

1.全面收集檔案，建立專門數據庫

科技檔案收集是檔案工作的基礎，收集的完整、準確和及時是科技檔案有效價值的根本保證。為此，應加強頂層設計，組建統一的科技管理平臺和檔案管理中心，建立完善的部門間協調聯動機制，自上而下推動散落在各個部門甚至各個科技人員手中檔案文件的收集。要擴大科技檔案的收集視野、范圍和內容，明確應歸檔的各具體工作部門，并落實到各具體環節經辦人員。統一歸檔時間，梳理每一項科技檔案文件目錄，采集科研項目全過程、全方位的記錄信息，收集階段性、總結性、鑒定性等歸檔材料。改善相關信息化建設硬件設施，改善資源整合技術和檔案管理軟件設施，安裝快捷的檔案信息管理系統，建立文書檔案、科技檔案、科研成果檔案、科技論文、科研著作及獎勵等數據庫，充分發揮互聯網信息管理平臺的特性和信息技術的優勢，加快步伐實現檔案工作的現代化管理。對于一些單位面臨的科技信息資源十分龐大、科技檔案難以通過人力一一整理的狀況，需更加強化信息技術采集和數據處理，實現信息資源平臺能夠自動完成大數據的整理和信息庫的系統化集成，為后續工作節約時間、提高效率。

2.轉變思想認識，實施專業化管理

科技檔案工作產生于科研生產工作，并為科研生產、決策管理提供準確、有效的信息資源，所以科技檔案工作必須與科研生產管理結合起來，從而實現互相促進和推動。互聯網形勢下的科技檔案工作不僅僅是科技檔案管理部門的事情，同時也應列入各個單位領導的日常議事日程，作為本單位管理的一項內容來落實，也需要各個部門之間的協作。科技檔案管理人員應該及時向領導和科技生產單位宣傳《檔案法》，贏得相關領導和科技生產部門的重視、支持，為本單位科技檔案管理創造良好的環境。而從管理架構而言，科技檔案管理需要專門的機構、專業的人員來從事。要加強對檔案管理人員的技術培訓，使檔案管理人員的素質能夠適應檔案資源數字化、管理標準化、服務網絡化的需要。

3.重置流程結構，健全管理機制

流程結構重置，即在數據化和自動化改革的過程中和改革結束之后，對檔案管理工作的各個環節依據具體改革的現狀重新安排，設計適用于改革后檔案管理模式的工作職位和各個職位的具體職能，從而提高人力和技術的契合程度，提高檔案管理工作效率。結合科技檔案的管理制度建設，切實推進業務流程優化、業務標準制度化、檔案管理工作環節標準化等。圍繞科技檔案的管理思路革新，切實推進由事后管理向全過程管理的轉變，在科研過程中吸納專門的檔案管理人員參與，對科技檔案資料進行實時收集整理，實現檔案管理與科研管理同步進行，檔案人員須參與研究試驗、總結鑒定、成果獎勵、推廣轉化等科技項目的全過程，以確保重要科技活動中的技術文件能被及時收集歸檔。

互聯網與科技檔案的融合，更加強調基礎工作，要求建立系統性、功能性和實用性強的科技檔案檢索體系，為開發利用檔案信息創造條件。健全檔案管理制度是實現“互聯網+”形勢下科技檔案管理工作的根本保證。重視科技資料的形成、積累和歸檔，把整檔工作列入科技工作的重要環節來抓，把歸檔工作列入單位考核計劃，以此調動科技檔案工作人員的積極性和主動性，推進互聯網與科技檔案管理工作的深度融合。

4.盤活檔案資產，充分開放利用

做好科技檔案的開發利用工作，首先在思想觀念上要實現由“重藏輕用”向“藏用并重”的轉變。檔案管理人員要廣泛收集并積極發布科技信息，建立開放性的檔案信息化管理模式，不斷挖掘檔案的價值，讓科研人員能夠較為便捷地查閱利用檔案資料，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”。互聯網與科技檔案管理工作相融合，為科技檔案的開發利用奠定了基礎，也為實現科技檔案的效用最大化提供了可能。因此，科技信息部門必須高度重視，在互聯網基礎上積極開發科技檔案信息資源，為單位的科技生產活動提供優質服務。

在開放科技檔案的工作中，要根據單位整體工作需要，圍繞相關科研項目，對原始數據進行歸納、分析、篩選、計算、研究加工，形成專題匯編、專用圖解等，為廣大科技工作者提供實時的文獻服務。要將科技檔案信息資源庫中的一些非涉密信息進行網上發布，以方便廣大科技人員查詢，真正讓檔案服務于民。對一些重要的、易受損的、利用率高的紙質科技檔案，要加緊進行數字化加工處理。對電子形式的科技檔案，必須采取科學的管理手段，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。要重視“移動互聯”的發展趨勢，積極開發配置可供手機、微信等移動終端和客戶端訪問、查詢、辦理、下載或上傳的接口，實現更加便利、自由、實時和可交互的信息資源共享。