新形勢下推進公安檔案工作的思考

何玉良（常州市公安局檔案處，江蘇常州，21133000000）

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新形勢下推進公安檔案工作的思考

何玉良
（常州市公安局檔案處，江蘇常州，21133000000）

參加全省檔案業務競賽現場

公安檔案工作是公安工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。做好公安檔案管理工作對提高公安機關工作效率和工作質量有著重要意義。當前，常州市公安檔案管理還存在一些亟待改進的地方，本文對這些問題進行具體分析并提出對策，以適應新形勢下公安檔案管理工作的發展。

一、常州市公安檔案管理工作的現狀

目前，全局共有8家市局、轄市局、分區級檔案庫房（室），其中五星級（省級）檔案室6家，四星級（市級）1家；92家基層派出所檔案室（不含專業分局派出所）。2004年，我局檔案工作經省市檔案局和省公安廳聯合考評和復查，被評為“五星級”單位，率先跨入省先進檔案工作行列。

多年來，我局檔案部門立足新起點，瞄準新目標，以檔案服務中心工作為主線，緊緊圍繞平安創建、基層實戰和民生警務，以加快公安檔案信息化建設為抓手，著力推進全市公安機關檔案工作規范化，取得明顯成效。率先在全省完成“檔案數字化加工在公安基層派出所的應用”這一任務，著眼公安工作加快發展及長效發展的新理念、新要求，深化改革，不斷創新，逐步實現了公安檔案基礎牢、信息化強的架構，做到了公安檔案專線網絡全覆蓋。目前庫藏總量已達225.236萬卷（件），其中紙質檔案48.6721萬卷、5.2217萬件，錄音錄像檔案298盒，照片檔案48冊5253張，電子檔案（光盤）249張，實物檔案988件。全市檔案數據（機關、基層）共計有1297.4885萬條，加載的掃描電子文件682.8396萬份，公安檔案年度績效工作始終位于全省公安第一方陣。

二、常州市公安檔案管理工作存在的問題

新形勢對公安檔案工作提出了新的要求。筆者通過在基層開展問卷調研、組織警營懇談等，了解基層單位和民警的所思所需，分析存在問題及成因。

1.隊伍保障機制欠缺。檔案民警有別于警（探）長、法制和科管員等，崗位缺乏吸引力，缺少激勵機制，警力的不足造成了檔案民警的配制偏少。近年來，由于提拔、調任等因素，專業人員及檔案人才離任較多。上半年符合省廳抽考條件的檔案民警僅12人；個別單位只有管理民警，沒有實際操作民警，具體工作均由輔助人員開展，并且檔案人員隊伍老化問題嚴重，缺乏檔案專業管理人才。由于檔案工作見效慢，成效不明顯，部分領導缺乏檔案意識，對檔案管理工作重要性的認識不夠，檔案管理工作存在上級部門檢查時應付一下，以及“三年不歸，一歸三年”的現象。

2.業務能力參差不齊。公安檔案工作涵蓋公安工作全領域，要求全面掌握和規范操作，公安檔案管理員需要具備一定的專業功底。由于機制保障等諸多因素，部分單位領導不重視檔案管理工作，將個體能力較弱或工作年限較短的民警設置在檔案工作崗位上，有的是兼職民警，自身業務不如輔助人員，更談不上指導其他民警規范歸檔和用檔；部分派出所的檔案員缺乏必要的專業知識和業務勝任能力，檔案意識淡薄，加之檔案業務在全年績效考核中不占分值，民警在檔案工作中缺乏激情和動力，使得公安檔案工作處于被動狀態。

3.知識更新不夠及時。受專業知識的限制和管理水平的制約，基層公安檔案管理員業務操作能力不高，難以達到新形勢下檔案管理工作的新要求。檔案工作非兼職民警主業，缺少專業性，個性化操作模式明顯。管理人員因未接受專業系統業務訓練，對檔案新政策、新要求敏感性不強，在實際業務操作中，常會出現對上級新要求存在認知上的誤區，直到實際檢查考核時，才發現存在執行偏差，規范操作水平偏低。

4.監督指導保障不強?；鶎庸ぷ鞴芾硭酱志€條，主管部門及責任民警監督不嚴，造成部分歸檔材料存在瑕疵。加上檔案工作面廣量大，全靠市局直接指導到基層單位不現實，出現檔案業務上面強、中間弱、基層亂的現象。

5.安全狀況不容樂觀。2015年，市局檔案處對設有檔案庫房的各轄市局、分局及派出所共計100家單位，就庫房基本情況、安全狀況及設備配制、檔案民警及負責人等進行了全面調查。全局除2家派出所檔案庫房正在搬遷外，只有8家市局、轄市局和分局級單位及16家派出所檔案庫房安全情況達標，其它74家均存在不同程度的問題，問題率高達74﹪。經前期調查發現，基層派出所在檔案管理工作中存在的問題較為突出，有的是管理缺失，有的是硬件設施不全，出現歸檔不及時，提檔不登記等問題。市局檔案處將匯總各類安全隱患，迅速匯報領導，指定專人負責，分類指導整改，實行網上掛圖督辦。

三、全面加強公安檔案管理工作的措施

1.完善組織機制，提供人員保障。各級黨委（支部）要為檔案業務管理部門依法履職提供必要條件。一是抓緊修訂和落實檔案警種序列專業編制，徹底解決檔案工作兼職管理的亂象，使縣級公安機關及城市公安分局以上建制單位健全檔案科（室）等部門，設立專職管理民警，基層派出所則至少設立1名專職檔案員或輔助人員，加強專門管理；二是提高對檔案管理工作的重視，為檔案員安心崗位、任職提升創造良好條件；三是設立檔案民警準入制，原則上檔案民警需具有從事3年以上（含）公安工作經驗的民警擔任；四是對在編人數較少的單位，要探索以領導負責制下的兼職民警負責、專職輔助人員管理的基層公安檔案管理新模式；五是表彰業務能手及先進典型，讓更多的民警甘愿奉獻檔案事業，書寫蘭臺情懷，增強檔案民警的職業自豪感和工作積極性。

2.提升業務能力，培養高素質人才。信息化時代和大數據時代的來臨，對公安檔案工作提出了新要求，海量的檔案資料及數據將為公安工作更好地服務人民、維護穩定作貢獻。公安檔案已成為公安工作中保障力很強的一項基礎性內容，如何留檔、建檔和用檔已成為每位民警之必需，必須樹立“人人都是檔案員”的理念，做到既懂又會，在履職中提高業務能力和管理水平。為此，我們需加強業務培訓，以新警初任培訓，警銜晉升培訓，星級檔案、合格派出所檔案室創建、復查基層檔案員到市局輪值輪訓模式為抓手，根據不同層級、不同崗位檔案人員的職責任務和培訓需求，建立分層分級培訓機制，增強培訓的針對性和有效性。

3.規范績效考核，推進檔案工作標準化。要完善各項檔案管理制度，從制度上對檔案工作進行保障。建立檔案工作質態檢查制度，進一步落實工作責任，實行責任倒查，做到誰指導、誰負責，誰接收、誰負責，聯系民警負全責，分管領導負總責，將檔案質態與部門、個人工作績效掛鉤；將檔案安全列入考核，對檔案室發生火災、滲水等事故造成檔案嚴重損毀的，檔案遺失、泄密造成嚴重后果的，沒有開展年度歸檔工作的，檔案保管存在重大安全隱患沒有得到整改的，視為檔案工作不合格，對檢查中發現的嚴重違反檔案法律法規的行為，要依法追究相關人員的責任。借鑒檔案業務考核競賽的相關做法，每年組織開展一次檔案工作質態檢查，評估年度工作，通報檢查情況，推動和促進檔案工作各項目標任務落實到位。積極爭取將檔案工作納入全局工作績效考評，提高制度規范的執行力。

4.加強檔案管理監督，維護檔案工作秩序。推動機關部門落實歸檔工作主體責任，落實檔案領導負責制及責任民警“終身追責”制，完善上門指導、序時提醒、督導檢查等工作機制，加強歸檔工作的源頭控制，督促機關部門在提高歸檔率和整理質量上下功夫。及時總結和發現工作中存在的具體問題，制訂和完善新的操作規范及要求，及時加強全局面上的業務指導和監督，切實履行歸口管理同級檔案工作和指導監督下級檔案工作的雙重職責。要建立工作例會制度，掌握情況、交流工作、研討問題，推廣好的經驗做法。建立年度歸檔情況通報制度，對各部門歸檔的數量、質量和完成時間等作出通報，做到有布置、有檢查、有總結。對歸檔量與業務工作量明顯不符的，要查明原因、落實整改，著力解決機關部門不歸檔、少歸檔、不按時歸檔和整理著錄不規范等問題，切實維護公安檔案工作秩序。