耶魯大學圖書館的檔案服務

朱圣明（天津外國語大學國際商學院，天津，300270）

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耶魯大學圖書館的檔案服務

朱圣明
（天津外國語大學國際商學院，天津，300270）

與國內不同，美國圖書館也是檔案保管與檔案信息服務的主體之一。2015年7月26日至31日，筆者和父親受耶魯大學神學院圖書館（Yale University Library Divinity School Library）史茉莉（Martha Smalley）女士的邀請，赴該館查閱歷史檔案。其間，還前往耶魯大學斯特林紀念圖書館（Sterling Memorial Library）查閱相關史料。在整個查閱過程中，親身感受到美國一流大學圖書館（檔案館）的優質服務，體驗到他們規范有序的辦事流程、熱情周到的服務態度和先進高端的技術條件。這一切都讓筆者此行受益匪淺，本文試圖從外來利用者的角度考察耶魯大學圖書館特藏提供的優質服務，以期為國內檔案館提供更優質的查檔服務提供借鑒。

1　耶魯大學圖書館及其特藏

耶魯大學圖書館是全美乃至世界頂尖的大學圖書館，擁有1500萬藏品，存放于斯特林紀念圖書館、貝內克善本和手稿圖書館（Beinecke Rare Book & Manuscript Library）、巴斯圖書館（Anne T. and Robert M. Bass Library）等15個分館。耶魯大學圖書館的藏品范圍，從古代的紙莎草、早期的印刷本一直到數字文件、電子數據庫都有涉及；它們的形式多樣，包括文本、照片、視頻、音頻、數據庫、地圖以及票據。

美國諸多大學圖書館秉承“圖書館是大學的心臟”這一理念，耶魯大學圖書館也是如此。在斯特林紀念圖書館大門右側石壁上，就鐫刻著該格言。而且耶魯大學圖書館的網站名稱就是Yale University Library /The Heart of the University（耶魯大學圖書館／大學的心臟）。對于“圖書館是大學的心臟”這個觀點，耶魯大學圖書館的蘇姍·吉本斯（Susan Gibbons）是這樣理解的：教學和研究的方式在很多方面已經改變了，但是知識的創造、保存和傳播仍然是任何大學的核心所在，這就是圖書館是耶魯大學心臟的原因。因此，耶魯大學圖書館的使命是：通過他們的員工、藏品、圖書館空間以及管理系統，服務于耶魯的教學、學習和研究工作，同時為全球的學術界提供幫助。

在耶魯大學圖書館，特藏是其精華所在。根據耶魯大學圖書館的網頁介紹，他們沒有關于特藏的單獨定義。但是在耶魯，特藏一般有以下特點，即稀有性、格式化及綜合性。稀有性指那些獨有的、通常是未經出版的、或者極少乃至沒有副本的，如珍本圖書、檔案、手稿或者其他形式的材料。因為它們的珍稀，特藏通常是不可替代的并且需要高等級的保護。耶魯的特藏通常被存放在特定設施里，只有工作人員可以獲取，不能流通，利用者只能在工作人員的監督下在閱覽室里查閱特藏。其次是格式化，像照片、地圖、手稿或者藝術品等，它們需要特殊的保護，也需要特殊的儲存條件來確保永久保存和長久利用。最后是綜合性，一組材料，考察其中的單份，其價值也許并不獨特，但它們整體相互補充，就揭示某一問題而言具有極高的價值。

耶魯大學圖書館的特藏，某種意義上其實可以理解為中國的檔案，主要有手稿、檔案、珍本圖書、聲像材料、藝術品和電子文件，分別保存在6家圖書館。其中，貝內克善本和手稿圖書館、斯特林紀念圖書館的手稿與檔案部是專門保存特藏的部門。而神學院圖書館則是特藏與普通圖書兼而有之。筆者在神學院圖書館和斯特林紀念圖書館手稿與檔案部進行檔案查閱，因此主要是通過這兩個部門來考察耶魯大學圖書館特藏的利用服務。

2　特藏利用的申請

耶魯大學圖書館目前采用Aeon系統進行管理。Aeon系統即用戶在線申請和工作流管理系統，是2007年克里斯汀·杜邦（Christian Dupont）向美國阿特拉斯（Atlas）公司提出概念，阿特拉斯公司隨后開發的軟件，是專門為檔案館和圖書館的特藏設計的。

Aeon系統通過提供性能卓越的跟蹤記錄、安全保護和統計手段來改善用戶服務并最大程度提高員工效率。全美已有40多家機構采用該系統，包括耶魯大學、哈佛大學、普林斯頓大學、康奈爾大學等高等院校的圖書館，以及洛克菲勒檔案中心、猶太歷史中心等檔案機構。

根據耶魯大學圖書館的要求，所有特藏的利用者首先都必須在Aeon系統內注冊，并獲得個人賬戶。這是由兩方面因素決定的。首先是出于對特藏的保護，特藏的制成材料都是珍稀獨特并且不可替代的，它們需要一個遠高于一般流通圖書的保存條件，因此特藏材料只能在圖書館工作人員的監督下，在確保安全的閱覽室內使用，并且不能外借。所以，利用者必須注冊才能進入特藏閱覽室，還要記錄每次進出特藏閱覽室的時間。另外一個因素也是方便利用者，一旦注冊成功，就可以通過相應的個人賬號，查閱特藏的目錄并提出申請。

Aeon系統的在線注冊對象分兩大人群。如果你是耶魯大學的在校學生、教職工或者工作人員，可以直接輸入其證件的用戶名和密碼。當前來者沒有有效的耶魯證件，屬于訪問學者。訪問學者需要利用耶魯的特藏，必須注冊。注冊表的項目包括訪問學者的姓名、住址、Email地址、電話號碼、所屬單位、研究課題等信息。全部填寫完畢，點擊遞交按鈕，并同意《耶魯大學圖書館特藏利用協議》，就能在線注冊成功，Aeon系統便會保存個人信息，自動生成訪問學者的個人賬號。

《耶魯大學圖書館特藏利用協議》指出，任何研究耶魯珍稀和不可替代的特藏的利用者，都必須認同協議的條款，以保護這些文化遺產。該協議主要包括保密條款、復制條款、出版條款、安全條款、閱覽利用條款等五方面。

在獲得特藏的賬號后，利用者可用通過Aeon系統在線申請查閱。Orbis是耶魯大學圖書館的網上目錄，YFAD是檔案介紹數據庫，兩者和Aeon無縫連接。利用者可通過Aeon系統在線查閱自己感興趣的特藏，并且在線向耶魯大學圖書館管理員發送自己所需的特藏目錄并預約查閱時間。預約的好處在于確保利用者在預定的時間能看到自己所需的特藏，因為耶魯大學許多特藏平時保存在紐黑文郊外的后庫里。

筆者赴耶魯之前，分別向神學院圖書館和斯特林紀念圖書館手稿與檔案部進行了查閱預約，都及時地得到了對方的響應。斯特林紀念圖書館手稿與檔案部公共服務人員邁克爾·弗羅斯特（Michael Frost）6月11日回復的電子郵件是：“你們所需要的所有材料都在我們的Aeon系統內，目前處于等候狀態。你們來訪的前夕，這些材料會被提取和傳遞過來，7月29日你們就能見到。請記住隨身帶上身份證明，并完成登記過程。關于我們的利用規則，可以訪問我們的網站。有什么問題可以向我們詢問。我們期待你們的造訪。”

3　閱覽室的現場查閱

7月26日，我們按約趕到神學院圖書館特藏閱覽室，工作人員史茉莉和凱文·克勞福德（Kevin Crawford）接待了我們。根據要求，利用者首次到耶魯大學任何一個圖書館利用特藏，需要出示能表明自己合法身份的有效證件，證件上必須顯示姓名、照片、有效期，可出示護照、駕照、軍官證等，也可以出示由機構出具的身份證明。我們出示護照后，凱文用攝像頭給我們拍了照，該圖像就進入Aeon系統用戶數據庫。隨后凱文就把預先準備好的檔案盒交給我們閱覽。

根據《耶魯大學圖書館特藏利用協議》，所有的個人物件包括公文包、手提電腦和相機的外盒、外套、帽子、眼鏡盒以及在閱覽室不穿的衣服，都必須寄存。取出相機后，我們將隨身所帶背包存放在指定的儲物柜里。

利用特藏，每次只能從工作人員處獲取一個檔案盒，閱覽時只能從檔案盒里拿出一個文件夾，用完該文件夾并放回檔案盒后，才能利用下一個文件夾。由于文件夾里的手稿是不裝訂的，所以利用者必須保持原有的次序。特藏材料必須放在桌子上，不能置于利用者的膝蓋、地板、椅子、或者其他任何遠離閱覽桌的地方。我們所利用的中國文件合集（China Records Project Miscellaneous Personal Papers Coll- ection，Record Group No.8）、帕克斯頓文件（John Hall Paxton Papers，MS629）和《世界召喚》（World Call，ZP W89）都是年代久遠的特藏，所以我們閱覽時特別小心。

在利用特藏之前，工作人員都會簡單介紹一下利用規則，在利用過程中，可以隨時咨詢工作人員。在神學院圖書館，根據文件的重要性，筆者和凱文協商利用特藏的先后次序。因為《世界召喚》存放于后庫，需要通過快遞公司運輸過來，凱文提前告知第二批到達的時間，便于筆者合理安排閱覽時間。當天閱覽結束，筆者歸還特藏時，凱文都會詢問筆者第二天是否還需利用這些當日已閱覽的特藏。

耶魯大學圖書館要求利用者對特藏內特定內容保密。首先是對社會保險號（Social Security Numbers）保密。社會保險號是唯一終生伴隨美國公民的一個號碼，每個人的銀行賬號、稅號、信用卡號、社會醫療保障號等等都與社會保險號碼掛鉤。特藏內可能包含的社會保險號，利用者不能記錄、復制和泄露。其次是對隱私權和肖像權的保護。由于美國對隱私權和肖像權的規定是由州法律規定的，所以利用者必須根據相關的材料，自己作出判斷。

4　復制及對版權的尊重

耶魯大學圖書館的特藏，在不違背特藏捐贈協議以及美國聯邦版權法有關合理利用的原則，并且不損害特藏的前提下，是可以復制的。合理利用是指，一切形式的特藏復制件只能用在個人的學術研究上，不能進行買賣，也不能保存在其他收藏機構。耶魯大學圖書館可以憑借特藏，為利用者提供廣泛的復制服務。同時，也允許利用者自行拍照用于個人的學術研究。

《耶魯大學圖書館特藏利用協議》規定，可用于拍照的工具，包括照相機、手提電腦以及其他移動設備，這些設備必須去除外包裝。照相機不能使用三腳架或開啟閃光燈。利用者只能拍攝自己所需的材料，不能拍工作人員或其他利用者，并且需將聲音關閉，避免影響其他利用者。不允許使用便攜式掃描儀，也不允許站在凳子上拍攝。

在進入兩個特藏閱覽室進行查閱時，工作人員都告知我們可以拍照。這種鼓勵利用者拍照的政策，給我們帶來了許多的便利。不必再去一一抄寫，極大地節省了查閱的時間，復制回去后，也能完整地呈現特藏的原貌。并且拍照對藏品的影響最小，不像其他復制設備，會有強光對藏品造成損傷。但是耶魯不允許利用者復制整個檔案全宗。

耶魯特藏的手稿，其每一個文件夾上都標有檔號以及文件簡介。連同檔案一起拍攝下來，將來可以方便利用者歸納整理，并在引用時直接標注出處。另外耶魯大學圖書館的藏品，許多已經數字化了，利用者可以從數字圖書館網頁上免費下載。因此耶魯大學圖書館鼓勵利用者在實地查閱特藏之前，先去數字圖書館網頁查看是否有自己所需的材料。

耶魯大學神學院圖書館的智能掃描儀設備是Aeon系統的一個組成部分。該設備稱為SCANNX，由一臺觸摸式電腦和一架A3掃描儀組成。觸摸屏顯示的流程簡潔明了，讓操作變得快速簡單，可調節角度的掃描設備讓利用者可以舒適地使用。掃描前可以根據自己的需要進行設置，掃描顏色有彩色、黑白、灰色，精度有標準、高品質、照片要求，格式有TIFF、JPEG、PNG。在設定復制件題名后，SCANNX能自動選擇掃描對象，不需要手工選取，利用者確認后，會在極短的時間內完成掃描過程。掃描結束后，可以對圖片進行旋轉、裁剪、分割、縮放等處理。利用者可以直接將U盤插在設備上將圖片拷走，或者通過電子郵件，發送到郵箱。有了智能掃描儀的幫助，可以將查閱到的照片高精度地復制回來。讓我們驚訝的是，跟查閱和拍照一樣，用SCANNX掃描也是免費的。

盡管特藏的利用限制較少，但耶魯大學圖書館十分強調對知識產權的尊重。提供查閱或允許復制并不意味著耶魯大學圖書館授權利用者出版，利用者必須自己去調查相關特藏的版權所在，并取得版權所有人的授權。一旦耶魯大學圖書館之外的特藏版權所有者追究利用者的侵權行為，法律責任由利用者個人承擔。除了一些特殊情況，耶魯大學不擁有大部分特藏材料的版權。耶魯大學圖書館只能將擁有版權的特藏，授權利用者出版。如果利用者公開了這些特藏的話，學校保留收取使用費的權利。

5　以利用者為導向

耶魯大學圖書館特藏的查閱過程給筆者最深刻的感受就是其服務是以利用者為導向的。耶魯大學圖書館網站上圖書館的愿望里的四句話，印證了筆者的想法：耶魯大學圖書館的員工積極地預測和回應耶魯和高等教育領域不斷變化的教學、學習和研究需要；耶魯大學圖書館是通向利用的大門，不管你所需要的材料是實體的還是電子形式的，耶魯擁有的還是其他地方的，耶魯大學圖書館會不斷增強利用者發現、獲取和研究的能力；耶魯大學圖書館的空間會適應改變中的學術和研究實踐，并隨之變化；耶魯大學圖書館系統會在對利用者需求和研究相關數據分析的基礎上，及時作出回應。

以利用者為導向，首先可以從耶魯大學圖書館的網站感受到。該網站內容分為研究、服務、圖書館分館、信息與規范等四部分，通過這四部分可以鏈接到所有圖書館分館。在研究部分，可以找到特藏利用的子項。打開特藏利用的網頁，一共有8個欄目，分別為主頁、查找、注冊、請求、訪問、復制、版權以及特藏的專業術語。其中主頁部分詳細介紹了特藏的概念、特藏的分布（包括相關圖書館的名稱、郵箱、聯系電話）、最新公布的特藏內容等。在注冊欄目里，詳盡說明了注冊的意義、內容、步驟，并公布了《耶魯大學圖書館特藏利用協議》，讓利用者清晰地了解相關內容，并很容易地完成相關注冊的流程。

其次，體現在工作人員的優質服務及其與先進的Aeon系統的完美結合。耶魯大學圖書館指導原則里說：我們認為服務于耶魯社區是我們的最高目標；我們期待每一位員工都成為耶魯的使者；我們與來自耶魯校園內外的人員合作，提供無瑕疵和全面的服務；我們依托技術手段，以最有效的方式來為利用者提供最好的服務；我們評估我們的所作所為，以確保服務的效率和質量。Aeon系統是一個充分考慮利用者需求、并將特藏工作服務于利用者的高效系統。但是，任何軟硬件系統都離不開高素質的工作人員。筆者在赴耶魯前，使用Aeon系統注冊、在線搜索和發送查閱請求時，體驗到Aeon系統的便捷，然而更感受到的是特藏工作人員周到的服務，這從對方及時回復電子郵件就可以體會到。在查閱過程中，無時不感覺工作人員的敬業和專業。

以利用者為導向也是雙向交流的過程。一個合格的利用者，其文明程度需要匹配優雅的環境，而一個充滿信任和幫助的環境氛圍，同樣有助于利用者素質和境界的提升。

朱圣明，女，天津外國語大學國際商學院本科生，研究方向為信息管理與信息系統。

［作者簡介］