美國(guó)檔案工作的特點(diǎn)與啟示

趙　深　葛　霞　於志洪（..江蘇省檔案局，江蘇南京，0008；.鎮(zhèn)江市檔案局，江蘇鎮(zhèn)江，004）

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美國(guó)檔案工作的特點(diǎn)與啟示

趙深1葛霞2於志洪3
（1.2.江蘇省檔案局，江蘇南京，210008；3.鎮(zhèn)江市檔案局，江蘇鎮(zhèn)江，212004）

應(yīng)美國(guó)馬里蘭大學(xué)邀請(qǐng)，2015 年11月，江蘇省檔案局電子政務(wù)環(huán)境下政府電子文件管理培訓(xùn)團(tuán)赴美國(guó)學(xué)習(xí)交流。筆者隨團(tuán)參加培訓(xùn)，直接感受到了美國(guó)檔案工作的特點(diǎn)，就如何借鑒美國(guó)經(jīng)驗(yàn)，更好地推動(dòng)檔案工作做了深入地思考。

1　對(duì)美國(guó)檔案工作特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)

美國(guó)是聯(lián)邦制國(guó)家，它的檔案管理體制是分散式，各個(gè)檔案館有較大的獨(dú)立性和自主權(quán)。美國(guó)的檔案機(jī)構(gòu)可以分為三種：聯(lián)邦政府檔案機(jī)構(gòu)、州縣市檔案機(jī)構(gòu)、公私企業(yè)和非盈利組織的檔案機(jī)構(gòu)。中美兩國(guó)有著不同的經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)、文化和歷史背景，因此從中國(guó)檔案工作者的角度看，美國(guó)檔案工作在檔案意識(shí)、檔案保護(hù)、公共服務(wù)、館藏特色、展覽宣傳、保護(hù)技術(shù)、檔案數(shù)字化等方面有鮮明的特點(diǎn)。

1.1社會(huì)檔案意識(shí)強(qiáng)

美國(guó)沒(méi)有專門的檔案法律法規(guī)，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案行政管理體系，但檔案的形成和積累得到了全社會(huì)的支持配合。馬里蘭州檔案館保管從州政府到所屬郡、縣、市政府及其部門的檔案，這些部門之間層級(jí)關(guān)系不強(qiáng)，檔案館也沒(méi)有指導(dǎo)監(jiān)督檢查職能，完全依靠所有部門自覺(jué)收集保管和移交檔案。各大學(xué)檔案館的學(xué)生社團(tuán)、校園文化活動(dòng)檔案也都是依靠相關(guān)組織者的自覺(jué)積累和主動(dòng)報(bào)送。個(gè)人捐贈(zèng)是檔案館館藏的重要來(lái)源之一。在美國(guó)國(guó)家檔案館，有一份皮質(zhì)的美國(guó)獨(dú)立宣言，就是一位居民在搬家時(shí)發(fā)現(xiàn)的，居民認(rèn)為它十分珍貴，便捐給國(guó)家檔案館保存。馬里蘭州檔案館中一些珍貴的書信和畫作也是來(lái)自公眾捐贈(zèng)。同樣的，馬里蘭大學(xué)檔案館中很多照片、視頻、實(shí)物檔案也都是由畢業(yè)的學(xué)生、離任的老師們主動(dòng)捐贈(zèng)。可以看出，檔案意識(shí)已深入到公民和組織，美國(guó)檔案工作在社會(huì)生活中擁有良好的土壤。

1.2檔案保護(hù)力度大

在美國(guó)，所到之處都能強(qiáng)烈感受到美國(guó)社會(huì)對(duì)歷史遺存的珍視和保護(hù)意識(shí)。雖然建國(guó)僅240年，但已積累起較為豐富的歷史遺跡和檔案資源。美國(guó)國(guó)家檔案館收藏了從獨(dú)立宣言、憲法及憲法修正案原稿到歷史人物手稿、歷史事件、家族移民和變遷、技術(shù)發(fā)明專利等方方面面檔案，載體從動(dòng)物皮紙到實(shí)物、音像、圖紙，無(wú)論形式還是內(nèi)容都十分豐富。馬里蘭州等其他地方檔案館和專業(yè)檔案館也都十分注重地方名人、名企相關(guān)檔案的收藏和保護(hù)。搶救保護(hù)的手段和方法也不盡相同，美國(guó)國(guó)家檔案館對(duì)獨(dú)立宣言和憲法原件等珍貴檔案采用密封充氬陳列展示，將自然老化和損害降至接近于零。馬里蘭州檔案館對(duì)收藏的年代久遠(yuǎn)檔案采用去塵、脫酸、托裱、用無(wú)酸卷盒存放、縮微攝影等手段精心修復(fù)保護(hù)，馬里蘭州政府圖書館將收藏的當(dāng)?shù)刂浾呔栀?zèng)的來(lái)往信件逐頁(yè)放入高透明硬質(zhì)塑膠夾中，并做好著錄，便于檢索。雖然保護(hù)形式不一，但可看出他們對(duì)珍貴檔案的保護(hù)和傳承極為重視，甚至到了煞費(fèi)苦心的地步。

1.3檔案開(kāi)放程度高

一是檔案外延開(kāi)放，沒(méi)有形式、內(nèi)容和條塊的束縛。我們所看到的檔案可以說(shuō)五花八門，有原始簽名文本、名人來(lái)往書信、申請(qǐng)表單、設(shè)計(jì)圖紙和實(shí)物、陳舊的城市風(fēng)景圖、民間的美術(shù)作品、社團(tuán)刊物、照片和宣傳畫，甚至還有各個(gè)時(shí)代的電腦主板。二是內(nèi)容開(kāi)放，凡是不涉及國(guó)家機(jī)密和單位組織內(nèi)部人事、技術(shù)秘密以及個(gè)人隱私的檔案都向社會(huì)開(kāi)放，市民可以查閱利用，檔案館基本是一周開(kāi)放六日。每個(gè)檔案館都有檔案陳列室或網(wǎng)站，推介館藏內(nèi)容，想方設(shè)法讓公眾來(lái)了解、來(lái)利用，把提高利用率作為檔案工作的追求和目標(biāo)。三是管理開(kāi)放，各類檔案館都有聘請(qǐng)志愿者，或參與、幫助整理檔案，或承擔(dān)講解員，宣講檔案、宣講歷史，如國(guó)家檔案館的講解員就是一位愛(ài)好歷史的退休工程師。馬里蘭州檔案館正式員工80人，志愿者20多人。馬里蘭大學(xué)檔案館正式員工僅3人，但來(lái)自學(xué)生的志愿者有4-5人。管理向社會(huì)開(kāi)放既解決人手不足的困難，也讓更多的人走進(jìn)檔案、了解檔案。

1.4檔案管理方法務(wù)實(shí)

需求導(dǎo)向貫穿美國(guó)檔案工作的各個(gè)方面。所到之處的檔案館之間沒(méi)有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范和管理方法。庫(kù)房基本沒(méi)有整齊劃一的排架、編號(hào)，保持檔案移交進(jìn)館時(shí)的原貌，文書檔案基本都是分紙箱存放，不打亂、不裝訂，紙箱側(cè)面標(biāo)注進(jìn)館時(shí)間、移交單位和移交人，標(biāo)注形式有的直接手寫，有的打印標(biāo)簽。其他形式的檔案按照其物理特性，如形狀、大小排放，這樣就在最大程度上保護(hù)了檔案的原貌，保證利用者接觸到的是第一手資料。可以看出他們?cè)趲?kù)房管理和檔案整理上并沒(méi)有花費(fèi)太多的精力，整理上比較注重實(shí)用性，即保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，不強(qiáng)求外觀形式上的整齊劃一。只是做到存放有序、保管安全、查找方便即可。

1.5檔案信息化理念超前

無(wú)論是國(guó)家檔案館、州檔案館還是部門檔案館、高校檔案館，都十分重視網(wǎng)站建設(shè)，都在互聯(lián)網(wǎng)上建立有自己的網(wǎng)站，對(duì)自己的館藏介紹得十分全面和細(xì)致，并有非常完善的服務(wù)。這些網(wǎng)站幾乎都是利用開(kāi)源的軟件系統(tǒng)，各檔案館根據(jù)自己的實(shí)際進(jìn)行選擇并加以改造研發(fā)而成。美國(guó)大學(xué)檔案館的工作人員向我們講解了10多種實(shí)用管理軟件，每個(gè)軟件解決檔案管理的不同功能，并比較出各種軟件的優(yōu)劣。馬里蘭州政府圖書館則向我們展示了檔案員工具箱的情況。馬里蘭大學(xué)和美國(guó)大學(xué)都收藏了許多陳舊的電子設(shè)備和播放設(shè)備，以滿足歷史上使用過(guò)的不同媒體和介質(zhì)的檔案的讀取、播放和數(shù)字化轉(zhuǎn)化需求。各檔案館都已開(kāi)始注重對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息的管理，使用多種軟件抓取網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容，并轉(zhuǎn)化為檔案。檔案館數(shù)字檔案庫(kù)主要來(lái)源是電子文件和網(wǎng)頁(yè)文件，而館藏紙質(zhì)文件的數(shù)字化不是檔案信息化的重點(diǎn)。據(jù)介紹，馬里蘭州檔案館的信息化工作在全美州各級(jí)檔案館中算是做得最好的，檔案利用基本在網(wǎng)上完成，館藏檔案中的房產(chǎn)檔案、基建檔案、稅務(wù)檔案等巳全部數(shù)字化，但數(shù)字化率僅是館藏總量的5﹪。同時(shí)他們對(duì)我們已逐步淘汰的縮微技術(shù)給予高度重視，他們認(rèn)為這種保存方法更加可靠、耐久，如膠片具有可以保存500年之久、閱讀方便等特點(diǎn)。基本上每個(gè)檔案館、圖書館都在開(kāi)展對(duì)重要檔案的縮微備份。

1.6檔案人素養(yǎng)和敬業(yè)精神高

筆者受到各檔案館的熱情接待、周到講解，讓我們強(qiáng)烈感受到美國(guó)檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)精神。檔案工作者基本從事檔案工作多年，對(duì)所保管的檔案非常熟悉，他們?yōu)槲覀兊牡皆L專門制作了PPT。美國(guó)大學(xué)檔案館檔案員雖然管理的是一個(gè)單位的檔案，但對(duì)市場(chǎng)上的多種檔案管理軟件研究透徹，功能、優(yōu)劣講解非常詳盡到位。馬里蘭州檔案館從事檔案修復(fù)保護(hù)的是經(jīng)過(guò)博物館專業(yè)培訓(xùn)的技術(shù)人員，一人可承擔(dān)脫酸、托裱、去塵、字跡恢復(fù)等多種技術(shù)工作，并能根據(jù)需要自行設(shè)計(jì)、改裝、配制、制作諸如熱風(fēng)機(jī)、刷子、邊框、溶液等修復(fù)工具，并收集襯紙、木板等多種保護(hù)用材，工作場(chǎng)所如同實(shí)驗(yàn)室和雜物間。該館年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算為800萬(wàn)美元，扣除80多人的工資支出，用于事業(yè)的經(jīng)費(fèi)比較緊張，如庫(kù)房中的手推車、登高梯、用量不多的特殊尺寸的箱盒等都是工作人員自己動(dòng)手制作，用材厚實(shí)、使用多年，由于是根據(jù)自身需要量身定做，所以非常實(shí)用。各檔案館工作人員的辦公室就是整理保護(hù)檔案的業(yè)務(wù)技術(shù)用房，緊靠庫(kù)房或利用場(chǎng)所，存取檔案非常便捷方便。檔案館工作場(chǎng)所與公眾活動(dòng)區(qū)域僅用玻璃隔開(kāi)，公眾能直接觀察到工作人員的工作狀態(tài)，既便于監(jiān)督又能夠讓公眾了解檔案工作。

2　美國(guó)檔案工作對(duì)我們的啟示

由于國(guó)情不同，美國(guó)檔案工作與我國(guó)在許多方面存在較大差異，對(duì)此我們要用辯證的方法正確看待，大力吸收借鑒其中科學(xué)、合理的成份。

（1）加強(qiáng)交流，增強(qiáng)檔案強(qiáng)國(guó)信心。同美國(guó)相比，我國(guó)有悠久的歷史，有更為豐富的檔案資源，有黨和政府的高度重視和堅(jiān)強(qiáng)保障，有比較完備的檔案法律法規(guī)體系，有完善的行政管理體系，這些是我們的優(yōu)勢(shì)。中國(guó)的檔案部門與檔案工作者要廣泛開(kāi)展國(guó)際國(guó)內(nèi)交流，宣傳推介中國(guó)檔案管理的先進(jìn)理念、創(chuàng)新機(jī)制、完備體系、經(jīng)費(fèi)保障等措施。同時(shí)，我們要采用魯迅先生所說(shuō)的“拿來(lái)主義”，大膽吸收、借鑒先進(jìn)的理念、方法、技術(shù)，我們一定會(huì)建成世界一流的檔案強(qiáng)國(guó)。通過(guò)考察，這份自信在每個(gè)成員心中更加堅(jiān)定。

（2）強(qiáng)化宣傳，提高全社會(huì)檔案意識(shí)。要將社會(huì)檔案意識(shí)對(duì)檔案工作的重要性提高到戰(zhàn)略層面上來(lái)認(rèn)識(shí)，在檔案的形成、積累、收集、管理、開(kāi)放、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)盡最大可能地引入社會(huì)力量，下大力氣、采用多種形式加強(qiáng)檔案館與社會(huì)的互動(dòng)，使檔案館真正融入人們的社會(huì)生活，成為城市歷史文化、公眾物質(zhì)和精神生活的一部分，使社會(huì)成為檔案工作的肥沃土壤。

（3）解放思想，加大檔案開(kāi)發(fā)開(kāi)放力度。以利用為導(dǎo)向，深化利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿的理念，以檔案價(jià)值的挖掘和發(fā)揮情況作為衡量檔案工作水平高低和地位高低的重要標(biāo)準(zhǔn)，變“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”為“身在鬧市人盡識(shí)”。為此，一要擴(kuò)大征集接收的范圍，將社會(huì)真正關(guān)注、需要的檔案接收進(jìn)來(lái)；二要擴(kuò)大開(kāi)放范圍，法無(wú)禁止、無(wú)關(guān)國(guó)家秘密和安全、無(wú)涉商業(yè)利益和個(gè)人隱私的檔案都應(yīng)公開(kāi)；三要辦好展覽宣傳，內(nèi)容要貼近社會(huì)生活和公眾關(guān)注點(diǎn)，增強(qiáng)宣傳的吸引力；四要講好檔案故事，通過(guò)史料編研，還原史實(shí)、再現(xiàn)細(xì)節(jié)，讓人們體會(huì)到檔案的質(zhì)感。

（4）注重需求，提高檔案管理效率。根據(jù)社會(huì)和工作實(shí)際需要確定檔案管理業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)的輕重緩急，館內(nèi)業(yè)務(wù)可以簡(jiǎn)化分類、整理、排架、劃控、編寫全宗卷和全宗指南等環(huán)節(jié)，信息化建設(shè)要高度重視已淘汰設(shè)備和接口的收集保養(yǎng)，盡快開(kāi)展各類舊式載體中的電子數(shù)據(jù)的搶救工程，選擇具備條件的大館建立電子檔案讀取和遷移中心，以及網(wǎng)絡(luò)媒體信息抓取中心。要減少那些勞而無(wú)功、勞而少功、事倍功半的指標(biāo)和事務(wù)，根據(jù)實(shí)際需要確定工作內(nèi)容和方式，切實(shí)將工作重心從閉門造車式的內(nèi)部管理轉(zhuǎn)移到發(fā)現(xiàn)、研究和解決實(shí)際問(wèn)題上來(lái)，使檔案工作者更多地抬起頭來(lái)關(guān)注社會(huì)，尋找社會(huì)需求與檔案功能的結(jié)合點(diǎn)。

（5）以人為本，提升檔案管理和服務(wù)水平。檔案工作是圍繞人來(lái)開(kāi)展的，從內(nèi)容到形式都應(yīng)體現(xiàn)人性化。檔案宣傳內(nèi)容要立足受眾需求和特點(diǎn)，突出人文精神和人文關(guān)懷。查檔服務(wù)要重視利用者的感受，閱檔場(chǎng)所的空間、光線、聲音都要讓來(lái)訪者感覺(jué)友好舒適。馬里蘭州檔案館的利用大廳就是從人的感受出發(fā)，精心營(yíng)造了通透、明亮、安靜、流暢的查閱空間。檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)和內(nèi)部管理也要重視工作人員的活動(dòng)便捷和身心健康，實(shí)現(xiàn)人與事的同步發(fā)展。檔案資源建設(shè)要多措并舉，拓展豐富館藏渠道，除按相關(guān)規(guī)定做好檔案進(jìn)館工作外，還要通過(guò)主動(dòng)征集、接受社會(huì)和個(gè)人捐贈(zèng)等方式，特別是要注重把具有本地特色的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各類檔案，包括與公民切身利益密切相關(guān)的檔案接收或征集進(jìn)館，使我國(guó)各級(jí)各類檔案館的館藏資源極大豐富起來(lái)。

（6）完善制度，提升檔案管理者專業(yè)化水平。美國(guó)檔案工作情況進(jìn)一步表明，檔案工作專業(yè)性非常強(qiáng)，可以說(shuō)專業(yè)化水平?jīng)Q定著工作水平。因此，要重視檔案管理者的職業(yè)化建設(shè)，爭(zhēng)取組織人事部門的支持，針對(duì)需要長(zhǎng)期從事具體技術(shù)業(yè)務(wù)、專業(yè)要求高、其他人難以替代的崗位，如檔案保護(hù)修復(fù)、庫(kù)房管理、設(shè)備維護(hù)、檔案數(shù)據(jù)處理、史料編研崗位等，可以考慮設(shè)立專業(yè)等級(jí)，工資待遇主要依據(jù)專業(yè)水平和職業(yè)年限而定，從而激勵(lì)干部安心崗位、用心做事。專業(yè)人才要建立人才庫(kù)，分類、分級(jí)采取進(jìn)修、研討、國(guó)外培訓(xùn)、大館體驗(yàn)等途徑培養(yǎng)提升。內(nèi)部管理也要提高專業(yè)人員地位，制定業(yè)務(wù)工作的目標(biāo)、任務(wù)、要求、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、流程，吸收專業(yè)人員參與，聽(tīng)取專家意見(jiàn)。通過(guò)這些措施提升業(yè)務(wù)決策水平，穩(wěn)定專業(yè)隊(duì)伍，提升職業(yè)榮譽(yù)感。

應(yīng)當(dāng)說(shuō)，同美國(guó)相比，我們的檔案工作在法制建設(shè)、業(yè)務(wù)規(guī)范體系、條件保障等方面有顯著優(yōu)勢(shì)，在檔案資源、信息化建設(shè)方面也是各有側(cè)重和特色。但美國(guó)檔案工作的全面開(kāi)放理念、需求導(dǎo)向、務(wù)實(shí)管理、職業(yè)化塑造隊(duì)伍等特點(diǎn)值得我們細(xì)心體會(huì)、深入思考、積極借鑒。只要我們“運(yùn)用腦髓，放出眼光”，博采眾長(zhǎng)，匯聚各方優(yōu)勢(shì)，“檔案強(qiáng)國(guó)”的夢(mèng)想就一定會(huì)實(shí)現(xiàn)！