試論干部人事檔案的管理與改進

雷麗娜

【摘要】干部人事檔案的管理與利用存在著思想觀念滯后、歸檔不規(guī)范、功效發(fā)揮較差等問題，改進的策略一是更新工作理念，重視檔案管理工作；二是規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機制。

【關鍵詞】干部人事檔案；管理；改進

干部人事檔案是干部個人思想政治、履歷、專業(yè)技術水平等基本情況的真實記載，它能為干部的評價、考察、任免、調動、晉升提供可靠的第一手材料。隨著社會的發(fā)展，對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，現(xiàn)行的一些管理和利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。

一、干部人事檔案的管理與利用存在的主要問題

1.檔案資料歸檔工作有待規(guī)范和創(chuàng)新

（一）檔案收集歸檔工作存在著較大的被動性。一般都是等待領導安排，或是上級來了具體的收集任務，相關的工作人員才去突擊性的收集資料。

（二）檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展，缺乏能從不同側面反映干部真實情況的渠道。

（三）檔案歸檔制度有待規(guī)范，特別是對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性。

2.思想觀念滯后

（一）對干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領導甚至錯誤的認為干部人事檔案管理無足輕重，無非是管理一些資料，更沒有多大的利用價值。

（二）干部人事檔案管理與利用的責任意識落后，與新形勢下的干部人事改革的要求不相適應。

3.檔案利用功效的發(fā)揮存在著局限性

（一）干部人事檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。一是現(xiàn)行的干部人事檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過分注重紙質檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案；二是對于計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術的應用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢很好地發(fā)揮出來，導致工作效率較低；三是干部人事檔案管理工作者的素質與在新時期的檔案工作要求不太適應。很多檔案管理者年齡偏大，習慣于老思路、老方法解決問題，很難適應新形勢下出現(xiàn)的新問題。

（二）檔案功能的發(fā)揮存在著局限性。一是檔案內(nèi)容過于單調、呆板，較難全面的反映干部的真實情況。干部人事檔案的履歷表過于簡單，內(nèi)容過于單調程式化，缺乏能全方位了解干部情況的個性化材料；二是干部人事檔案在干部人事的任免、調動、晉升中的影響力和執(zhí)行力不夠，使檔案應有的考察依據(jù)的功效沒有得到很好的發(fā)揮。

二、干部人事檔案管理改進策略

1.規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機制

（一）完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現(xiàn)代化信息技術手段，及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現(xiàn)代通訊工具和計算機網(wǎng)絡技術及時督促、監(jiān)管檔案材料的辦理進程。

（二）完善檔案材料收集的長效機制，并把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結合起來，完善科學、合理、有效的檔案收集機制，發(fā)揮檔案工作者工作的主動性，克服其工作的盲目性、隨意性和應付性，增強檔案資料的真實性，收集過程的規(guī)范性。

（三）疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內(nèi)，拓展干部人事檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實性、準確性、廣泛性和反映問題的全面性。

2.更新工作理念

（一）完善干部人事檔案工作的責任與獎勵機制，對于工作出色的工作人員予以獎勵，而對于工作不力的人員予以相應的處罰，以此增強檔案工作的責任心，提高積極性。

（二）更新領導的工作理念，切實重視檔案管理工作。部分領導應從傳統(tǒng)的認識誤區(qū)中走出來，把干部人事檔案管理工作作為干部人事管理的基礎工作狠抓落實。

三、提高檔案的有效利用率

1.創(chuàng)新干部人事檔案管理的方式方法，提高工作效率。一是積極構建以現(xiàn)代信息技術為依托的干部人事檔案信息平臺，提高檔案的管理與利用的效率，實現(xiàn)全面、動態(tài)化地管理；二是加強檔案工作隊伍建設，構建吸納、留住優(yōu)秀人才的工作激勵機制，同時加大培訓力度，確保檔案工作者的素質與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應。

2.構建面向社會的干部人事檔案管理服務體系。構建適應時代發(fā)展要求的干部人事檔案管理體系，需要從干部人事檔案管理機構與干部人事檔案管理模式上進行重新思考，使人事檔案管理服務工作不僅要滿足組織、人事等到部門工作的需要，同時還要不斷滿足廣大社會公眾對人事檔案信息合理合法的利用需求，從而推進我國人事檔案管理改革，促進和諧社會建設的全面發(fā)展。

（一）干部人事檔案管理事務應統(tǒng)一領導，分級負責，統(tǒng)一制度，組織協(xié)調，指導和監(jiān)督各單位的人事檔案管理工作。

（二）國家組織人事部門參與制定有關的人事檔案管理方針、政策和制度，并為檔案行政管理機構開展人事檔案管理工作創(chuàng)造方便條件，協(xié)助檔案行政部門做好人事檔案的管理工作。

（三）各級國家檔案館按統(tǒng)一的制度規(guī)定，設立區(qū)域性人事檔案管理中心和行業(yè)性人事檔案管理中心。

四、總結

加強干部人事檔案的管理與利用是一項長期、復雜而重要的基礎性工作，我們要創(chuàng)新工作思路，不斷提高檔案工作的質量。