采購成本內部控制關鍵點分析及缺陷防范

[摘要]采購成本管理是企業日常經營管理活動的重點和源頭，本文從企業采購成本內部控制的角度，通過對采購成本管理的事前、事中內部控制關鍵點的分析，找出可能出現的影響采購成本內部控制的缺陷，并針對缺陷提出防范措施，為企業采購成本的事后控制提供有益的參考。

[關鍵詞]采購成本；內部控制；關鍵點；缺陷防范

1.關于采購成本

企業的采購活動是指將企業所需要的存貨從供給者的倉庫（或貨場）運回企業倉庫的物流活動。其成本主要由購買價格、相關稅費和采購費用三大塊構成，其中購買價格是發票賬單上列明的價格，但不包括按照規定可以抵扣的增值稅額；相關稅費是購買存貨的消費稅和不能從增值稅銷項稅額中抵扣的進項稅；采購費用是指將企業所需要的存貨從供給者的倉庫（或貨場）運回企業倉庫的物流活動過程中所發生的運輸費、倉儲費、包裝費、運輸途中的合理損耗、入庫前的挑選清理費等物流費用。由于企業的采購活動是企業生產經營活動的開始，而采購階段的成本控制的好壞直接影響企業整體的效益，所以企業采購成本控制就成為企業內部控制的關鍵所在。

2.采購成本的內部控制方法

企業的內部控制是促進企業實現發展戰略的管理活動，而采購成本控制則是保證企業資產安全、提高經營效率和效果的源頭。所謂的采購成本的內部控制，是企業根據一定時期預先建立的采購成本管理目標，由采購成本控制責任中心在其職權范圍內，于采購成本的發生之前和采購成本的形成過程中，對各種影響采購成本的因素和條件采取的一系列預防和調節措施，以保證采購成本管理目標實現的管理行為。由于采購成本的高低直接影響著企業的經營目標能否實現，這就要求企業建立嚴格的采購成本內控體系，并對采購成本實現事前、事中和事后的全方位的控制管理。

采購成本的事前控制，是一種預防性控制，作為采購成本的控制者事先應深入實際，對市場的采購價格進行深入的調查研究，預測出發生差錯的問題與概率，并設想出預防措施、關鍵控制點與保護性措施。日常的采購成本管理中常用的事前控制方法有：制定采購采購計劃、供應商管理等。

采購成本的事中控制是指在采購成本的實際形成過程中，通過采取一系列行動來執行有關控制目標或標準的過程中。通過現場控制和監督，及時獲得實際狀況的信息反饋，以供控制者及時發現問題，解決問題，采取措施，預防糾偏。日常的采購成本管理中常用的事中控制方法有：存貨采購的甄選、存貨驗收管理等。

采購成本的事后控制是指在采購實際行動發生以后，通過分析、比較實際成本與控制目標或標準之間的差異，找出差異的原因，并采取相應的措施來防錯糾偏的管理活動。日常的采購成本管理中常用的事后控制方法主要有：制定缺陷防范措施。

3.采購成本內部控制關鍵點及缺陷

企業存貨的采購成本的形成過程通常與企業的內部控制相關。采購成本中的購買價格的高低主要取決于供應商的報價及企業的采購計劃，而采購費用的高低除了運輸費外（運輸通常由第三方物流提供，屬于委托物流成本，本文暫不分析），主要與存貨的驗收管理相關。其中供應商的報價及企業的采購計劃，屬于采購成本管理的事前控制活動；而存貨的驗收管理則屬于采購成本管理的事中控制活動。為了確保采購成本目標的實現，本文主要從采購成本計劃管理、供應商管理、存貨驗收管理三個環節，來分析采購成本管理中的事前、事中的一些關鍵控制點及可能產生的控制缺陷，為采購成本的事后控制提供參考。

3.1關鍵控制點一：采購成本計劃管理

企業的采購成本計劃管理是企業內部管理的關鍵所在，是指導選擇供應商的采購價格的參照標準和規范。由于采購成本計劃是在實際的采購活動之前制定的，屬于內部控制的事前控制，帶有很大的不可確定性。因此在實際工作中，可能因為采購市場的各種不可預測因素的影響，常常也會導致一些采購成本計劃管理缺陷的存在，常見的缺陷包括：

（1）采購計劃未經審批就被執行，導致采購決策失誤；

（2）采購成本計劃靈活性不夠，因計劃的反復審批而延誤其有效執行；

（3）市場價格變化趨勢預測不準確，造成價格偏高；

（4）計劃安排與生產配合不當，造成到貨積壓或到貨不及時。

3.2關鍵控制點二：供應商管理

供應商管理是一般內部控制容易忽視的環節，事實上供應商的選擇與日常管理是采購成本管理的重要一環，屬于采購活動發生之前事前控制。因為供應商直接影響著采購存貨的買價，而買價是采購成本的主要構成部分，如果忽視采購之前與供應商溝通管理，在實際工作中可能會造成企業的采購成本過高，進而削弱企業產品的市場競爭力。供應商管理常見缺陷包括：

（1）供應商之間進行串標、圍標，故意讓其中一家中標，抬高存貨的購買價格；

（2）供應商數量不足，導致出現獨家供應，致使采購存貨價高、質次；

（3）供應商信息更新不夠及時，導致不合格供應商沒有及時被清理。

3.3關鍵控制點三：驗收管理

驗收管理是采購成本內部控制的事中控制，也是決定采購成本中的采購費用高低的重要環節，屬于企業的第三利潤源。為了充分確保驗收環節不增加額外的采購費用，企業應當建立嚴格的采購驗收機制，及時發現采購過程中出現的問題。如果沒有一套完善的存貨驗收管理制度，或者驗收管理存在缺陷，都會增加企業存貨的采購費用。存貨驗收管理常見缺陷包括：

（1）驗收程序執行不嚴格，導致采購存貨的價格與質量不匹配；

（2）未能發現供應商的欺詐行為，造成價高、質次；

（3）與供應商勾結，出現以次充好，損害企業利益；

（4）未完成驗收程序而收貨甚至付款，導致企業錢貨兩空。

4.采購成本內部控制缺陷防范的具體措施

采購成本的內部控制缺陷是在日常采購活動中，采購成本管理的事前、事中監督控制過程中存在的缺點或不足，這種缺點或不足如果得到不有效遏制，將會使得采購成本內部控制無法為控制目標的實現提供合理保證。因此，如何發現和完善采購成本的內部控制缺陷，建立采購成本內部控制缺陷的修復機制，就成為所有企業面臨的事后控制問題。

4.1采購成本計劃管理缺陷的防范

針對采購成本計劃管理中存在的缺陷，規避因計劃管理缺陷給企業所帶來的損失，現制定如下防范控制措施：

（1）在審批程序中，必須由生產部門、計劃部門及成本核算部門主管共同審核，只有通過嚴格審核合格的計劃才能執行。同時為了減少計劃的審批次數，計劃在制訂過程中就要充分考慮計劃執行過程中的一些不可控因素的變化，并針對可能的突發事件制定合理的對應措施，保證計劃執行的可行性。

（2）一般來說計劃價格都是按市場的平均價格及供應商的報價來制定的，為了避免臨時采購的高成本，企業應盡可能減少非計劃性采購發生。

（3）采購計劃必須服從生產安排，并配合生產進度來確定合理的采購數量和訂貨點，這樣既可以保證生產的連續供應不缺貨，又能控制存貨的積壓，減少資金的占用，降低儲存成本。

4.2供應商管理缺陷防范

針對供應商價格管理中存在的缺陷，規避因供應商價格管理缺陷給企業所帶來的損失，現制定如下防范控制措施：

（1）完善供應商的認定程序和認定標準，只有經過認定的供應商才能納入日常供應商備選范圍。為了確保供應商的質量，企業應當建立科學的供應商評估與準入制度。

（2）供應商信息應當定期更新，即使是長期合作的供應商，對其供應價格也應當進行定期的調查比較，確保采購成本的合理性。

（3）為了有效遏制供應商價高質次現象的發生，對同一款貨物，企業應當引進多個可供選擇的供應商，以便進行比較，形成供應商的價格競爭機制。

（4）選擇供應商時要綜合進行比較，既要考慮產品本身的價格和質量、也要考慮產品供應的物流成本。

4.3驗收管理缺陷防范

針對驗收管理中存在的缺陷，規避因驗收管理缺陷給企業所帶來的損失，現制定如下防范控制措施：

（1）將驗收作為付款的前置條件，對于驗收不合格的存貨要么退貨，要么降級降價處理，確保所采購存貨的質量。

（2）建立嚴格的存貨驗收制度，針對本企業的存貨特性來確定合理規范的驗收標準和檢驗方式，并嚴格執行到位。對有爭議的存貨，則應該由專門的驗收機構或驗收人員對采購存貨的品種、規格、數量、質量等相關內容進行復驗，并出具驗收證明；涉及大宗和新、特存貨采購的，還應進行專業測試；對特殊商品，要有專業驗收標準和規范。

（3）重要驗收活動要納入監控范圍進行必要的監督，防止供應商和企業驗收管理人員勾結危害企業利益的行為發生。

（4）驗收人員有必要的存貨驗收管理經驗和專業知識，企業要定期對驗收人員進行培訓和考核，減少存貨驗收差錯所造成的損失。

總之，采購成本內部監督控制是防范日常管理活動中出現的缺陷的有效措施。由于采購成本的日常控制活動紛繁復雜，管理的難度大，所以應該抓住采購成本內部控制的關鍵點，并針對可能出現的缺陷進行重點防范，并提出有效地改進措施，保障采購成本的內部控制的經濟性和有效性。

參考文獻

[1]財政部會同審計署、保監會、銀監會、證監會等五部委，2010年4月15日《關于印發企業內部控制配套指引的通知》（財會[2010]11號）

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[3]鮑新中.電子工業出版社.物流成本管理與控制，2006

[4]何海軍.中國傳媒大學出版社.物流成本管理，2011

[5]周俊霞.中國建材工業出版社.基礎會計，2012

作者簡介

鄧傳紅，女，1968年生，湖北京山人。武漢交通職業學院，副教授。研究方向：物流成本管理。