電子檔案在高校檔案管理中的應用分析

林國強

摘 要：隨著我國經濟的迅猛發展與科技的快速進步，信息化程度不斷提高，電子檔案在高校檔案管理中的應用越來越廣泛。本文通過對我國高校電子檔案進行闡述，分析了其利弊，并探析了其在我國高校中的具體應用。

關鍵詞：電子檔案；優缺點；應用

隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足現代的新形勢需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。

高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設是檔案開發利用，在服務中實現方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。

一、電子檔案的主要特點

（1）電子檔案是數字化形式，信息與載體可以分離。電子文件信息以數字信號方式存在，而非之前的固定實體狀態，可以在不同載體之間存在與轉換。

（2）電子檔案對計算機有依賴性。電子文件運用數字代碼，需要通過計算機機讀與識別，并依靠計算機保證電子文件的可讀性與保管性。

（3）電子檔案信息存儲具有快捷、高密度與共享性。電子檔案可以利用計算機實現快速、有效、多方位的組合，通過壓縮技術增大信息存儲容量，并可以根據不同需求進行分類。并且，一份電子檔案可以同時被不同地方的不同人使用，增加了其使用價值。

（4）電子檔案保管條件要求相對較低。電子檔案信息的內容與形式相對獨立，方便數據更新與修改，可操作性強，對環境的溫度與濕度等要求比較低，但紙質轉化為電子檔案時容易失真。

二、高校電子檔案管理的優劣勢分析

1.電子檔案的技術優勢

（1）可以大幅度提高檔案管理工作效率。由于高校電子檔案資料主要是以計算機作為信息處理工具，因此，檔案的歸集整理、分類統計以及存儲查閱等流程都是借助于計算機來完成的，這就改變了傳統的人工作業管理方式。不僅提高了檔案管理工作的工作效率，同時也減輕了檔案管理工作強度，使檔案管理質量得以提高。

（2）電子檔案資料有助于實現檔案資料的共享使用。傳統的紙質檔案資料，無論是各項信息資料數據的查找還是資料的更新，都存在著程序繁瑣與查找困難的問題，采用電子檔案形式之后，應用檔案管理辦公軟件，可以根據主題或者關鍵詞等直接在線搜索下載所需要的信息資料。而且由于通過軟件可以實現電子檔案資料的分類、排序以及查找等一系列功能，提高了電子檔案資料的檢索效率，對于電子檔案的共享使用十分有利。

（3）電子檔案資料寫入、輸出速度快。隨著電子科技的不斷發展，計算機以及各種存儲設備朝著大容量、高速度的方向發展，數據寫入、讀取速度非常快。因此，采用電子檔案資料不僅可以有效節約檔案資料的庫房占地面積，同時檔案資料的整理歸檔工作速度有了根本性的提高。此外，采用電子檔案的形式，由于可以采用同一文件多次備份的形式保存，因此能夠保障一些重要資料文件的安全。

2.電子檔案的技術劣勢

（1）電子檔案的安全隱患問題較為嚴重。在電子檔案的整理存儲過程中，很容易受到互聯網中病毒或者木馬軟件的影響，造成需要保密存儲的電子檔案資料被惡意獲取以及非法使用。而且對電子檔案進行篡改也不會存在痕跡，因此容易出現檔案資料被非法篡改問題。

（2）電子檔案的技術升級頻繁。電子檔案的整理歸檔以及保存全部是依托于計算機來完成的，由于電子產品的升級更新速度較快，當計算機或者是軟件系統升級改造之后，為了確保數據格式與操作系統的相容性，需要對電子檔案進行數據轉換或者是升級更新處理，這樣才能確保電子檔案的永久保存與持續可讀。

（3）電子檔案對于系統以及存儲設備的依賴性較高。電子檔案的處理需要借助于計算機完成，而存儲則主要是存儲在數據盤等設備上，這就導致電子檔案對于系統以及存儲介質的依賴性較強。如果存儲設備損壞或者是缺少備份，容易造成數據文件的丟失。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

1.加強電子檔案存儲及計算機的安全

首先應加強電子檔案存儲設備的安全，采用有密級要求的歸檔電子文件，注重對軟件、硬件進行升級更新與維護，檢查其存在狀態是否良好，并注意對電子檔案進行備份。平時工作過程注意防磁、防劃傷等，保證電子信息的完整與安全。其次是加大電子檔案防火墻的保護，利用身份驗證、數字簽名、病毒防護等保證電子檔案的完整與安全，注重改進現代化存儲手段，加強電子文檔在存儲、傳輸與保管等方面的保密與安全，努力提高安全水平。

2.強化規范操作流程，完善管理機構

首先應注意采用適合本校的電子檔案管理系統，并規范操作流程，減少操作失誤與風險。運用手工方式已不能滿足現代高校的發展，加強電子信息管理，充分利用網絡資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機構，從電子歸檔到電子檔案保管過程都應嚴格按照制度規定進行操作，以提高電子檔案的質量。

3.加強培訓，提高檔案管理人員綜合素質

加強對檔案管理人員的培訓，提高其專業知識與業務水平，使其掌握計算機網絡技術，轉變傳統管理觀念。重視檔案管理作用，努力提高管理人員的文化水平，規范工作標準，實行集中管理，提高管理人員的隊伍素質，以利于實現電子檔案管理的作用。

總之，高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。

（作者單位：內蒙古通遼職業學院）