高校畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀及問題分析

張超

摘 要：作為高校畢業(yè)生來說，檔案對其十分重要，高校畢業(yè)生檔案不但記錄了學(xué)生的成長，學(xué)習(xí)與生活，同事也對其參加的各項(xiàng)活動(dòng)給予記錄，在畢業(yè)生投入工作崗位后的重要記錄，在日后的單位組織考核過程有著重要作用，這是因?yàn)檫@樣，作為高校檔案管理人員必須給予重視，并且要認(rèn)真分析畢業(yè)生檔案管理不足，本文針對這些問題進(jìn)行了分析，旨在提出相對應(yīng)的措施，明確高校畢業(yè)生檔案管理目的，促進(jìn)高校畢業(yè)生檔案管理工作的有效進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生；檔案管理；問題；措施；借鑒

學(xué)生檔案是一個(gè)重要的信息載體，不但記錄了學(xué)生信息，而且也是學(xué)生綜合成績與能力的體現(xiàn)，畢業(yè)生檔案管理工作尤其重要，對于學(xué)生日后選拔、考核等等都十分重要，這些數(shù)據(jù)的真實(shí)性與安全性受到廣泛關(guān)注，下面通過具體分析其管理意義與工作現(xiàn)狀，進(jìn)而旨在明確新時(shí)期高校畢業(yè)生檔案管理工作的具體措施。

1 高校畢業(yè)生檔案管理的意義

高校畢業(yè)生檔案管理其目的是明確的，對于用人單位來說也是主要參考依據(jù)，畢業(yè)生檔案是學(xué)生大學(xué)生活與學(xué)習(xí)活動(dòng)等諸多方面的整合，是高校畢業(yè)生學(xué)習(xí)生涯的重要依據(jù)。同時(shí)，高校畢業(yè)生檔案也是學(xué)校管理學(xué)生過程的重要途徑，管理的意義也在于如何發(fā)揮出畢業(yè)生檔案管理的作用，畢業(yè)生的學(xué)生檔案包括學(xué)校的表現(xiàn)，實(shí)踐記錄，以及畢業(yè)論文，黨團(tuán)關(guān)系等等，這些對于學(xué)生來說十分重要，也是日后工作考核的重要依據(jù)，作為高校來說，必須發(fā)揮出管理的真正意義。

2 高校畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1學(xué)生檔案內(nèi)容單一，缺乏個(gè)人特色

目前在高校中，畢業(yè)生檔案管理形式與內(nèi)容都十分單一，對于學(xué)生的檔案管理也不夠突出學(xué)生的特點(diǎn)，這就造成了千篇一律的現(xiàn)象，學(xué)校的特色與專業(yè)的特點(diǎn)都沒有明確反映，畢業(yè)生在校期間參加的活動(dòng)也沒有得到完全記錄，通過分析我們也明確了，目前在高校中，畢業(yè)生檔案管理形式與內(nèi)容都十分單一，對于學(xué)生的檔案管理也不夠突出學(xué)生的特點(diǎn)，這就造成了千篇一律的現(xiàn)象，學(xué)校的特色與專業(yè)的特點(diǎn)都沒有明確反映，畢業(yè)生在校期間參加的活動(dòng)也沒有得到完全記錄，通過分析我們也明確了這些突出問題，那么不同高校對于畢業(yè)生學(xué)校期間的檔案記錄必然也會(huì)不同，所以這種單一形式是突出的問題。例如大部分學(xué)生檔案記錄的是學(xué)生的學(xué)習(xí)、體檢、獎(jiǎng)懲記錄等等，學(xué)校并沒有及時(shí)進(jìn)行其他活動(dòng)的收集與整理，這些資料對于用人單位來說只是簡單的依據(jù)，起不到有效的作用。真是因?yàn)檫@些問題也直接影響了學(xué)生就業(yè)。如今高校發(fā)展也面向了實(shí)用型人才發(fā)展，那么畢業(yè)生的實(shí)際檔案內(nèi)容也應(yīng)該進(jìn)行豐富。要真實(shí)的反映出學(xué)生實(shí)踐活動(dòng)內(nèi)容。

2.2管理方式落后，重視程度不高

隨著信息時(shí)代的到來，高校畢業(yè)生的就業(yè)壓力也增大，面對時(shí)代的發(fā)展，這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)都必須認(rèn)真對待，學(xué)校對于畢業(yè)生檔案管理也要結(jié)合這些特點(diǎn)，部分高校畢業(yè)生檔案管理工作并沒有認(rèn)識到這一點(diǎn)，學(xué)校在進(jìn)行積極開展畢業(yè)生校園招聘過程，若在結(jié)合畢業(yè)生檔案工作的有效進(jìn)行也是對畢業(yè)生的一種肯定。在管理過程也會(huì)受到管理人員素質(zhì)的制約，若工作重視不夠，必然影響到檔案管理工作效率。這樣必然造成畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)象的混亂。降低工作的實(shí)際效率的同時(shí)也不利于畢業(yè)生日后發(fā)展。

3 高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策

3.1從畢業(yè)生入手，提高其認(rèn)識及管理水平

檔案是畢業(yè)生日后發(fā)展過程重要依據(jù)，是對于學(xué)校學(xué)習(xí)與活動(dòng)的認(rèn)可，所以從加強(qiáng)畢業(yè)生對檔案的認(rèn)識入手，提高學(xué)生認(rèn)識，積極的向?qū)W生宣傳自身檔案的重要作用，只有學(xué)生認(rèn)真對待自身檔案問題才能有效的進(jìn)行檔案管理，同事作為學(xué)校方面，必須提高檔案管理水平，相關(guān)的檔案管理部門分工必須明確，學(xué)生檔案的收集與整理過程必須認(rèn)真對待，尤其是高校畢業(yè)生的檔案管理，必須按照嚴(yán)格的考核制度，結(jié)合實(shí)際的相關(guān)規(guī)定，將檔案及時(shí)送達(dá)就業(yè)單位或其他保管部門。對于暫時(shí)沒有就業(yè)的學(xué)生來說也要盡快安全的送達(dá)到人才管理部門。不可以進(jìn)行檔案擱置。

3.2確保畢業(yè)生檔案的完善

首先就是要及時(shí)搜集畢業(yè)生參與學(xué)校活動(dòng)的各種資料，并建立完善的畢業(yè)生檔案，不斷的豐富和完善學(xué)生檔案資料，使其能夠更加多元化。針對每個(gè)不同高校的教學(xué)特色不同，必須要結(jié)合院校的教學(xué)目的，主要就是培養(yǎng)具有一技之長的專業(yè)性人才，也正是因?yàn)檫@一性質(zhì)決定了期學(xué)生檔案的內(nèi)容必須具有豐富性、多元化、真實(shí)性等特點(diǎn)，在檔案中，除了學(xué)生學(xué)習(xí)成績，考核成績等基本資料之外，更為重要是參與社會(huì)實(shí)踐、單位實(shí)習(xí)等成績的記錄，這些都是非常重要的檔案內(nèi)容，高校必須要積極搜集這些資料，及時(shí)與學(xué)生以及學(xué)生所在實(shí)習(xí)單位進(jìn)行溝通，

3.3規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全

檔案流程傳遞十分重要，結(jié)合相關(guān)的調(diào)查，在每年畢業(yè)生中都存在檔案丟失、開封等現(xiàn)象，從根本上考慮是工作人員工作疏忽造成的，對于這方面高校必須結(jié)合實(shí)際情況制定嚴(yán)格的檔案轉(zhuǎn)遞流程，通過制度的有效執(zhí)行提高檔案轉(zhuǎn)遞的安全。進(jìn)而避免類似問題在發(fā)生。同時(shí)在轉(zhuǎn)交過程也要重視對于畢業(yè)生的利益保護(hù)，在確保檔案安全性的同事也不要侵犯畢業(yè)生的利益。不可以私自改動(dòng)與違規(guī)操作。對于送達(dá)的地址學(xué)校也要認(rèn)真核對，不可轉(zhuǎn)到無檔案管理權(quán)的單位。

4 結(jié)束語

綜上，對于畢業(yè)生檔案管理工作來說，相關(guān)部門必須給予重視，要結(jié)合實(shí)際情況制定合理的創(chuàng)新和改革途徑，針對目前發(fā)展情況進(jìn)行不斷的完善與發(fā)展。從管理人員的素質(zhì)出發(fā)，結(jié)合市場競爭需求，通過對畢業(yè)生檔案的多方采集，完善學(xué)生在校期間的檔案實(shí)踐內(nèi)容。進(jìn)而為用人單位提供可靠的參考數(shù)據(jù)，也提高高校畢業(yè)生的就業(yè)率。

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（作者單位：青島科技大學(xué)）