淺議醫院檔案管理工作的新方法

王芬

摘 要 隨著信息時代的不斷發展，醫院的檔案管理也要逐漸實現信息化發展，加強信息時代背景下的醫院檔案管理，有助于提高醫院檔案管理的效率，促進醫院的可持續發展。針對當前醫院檔案管理常見的問題，本文提出了未來醫院的檔案管理的發展策略，旨在為醫院的檔案管理工作提供一些理論依據。

關鍵詞 檔案管理 醫院管理 信息化管理 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.05.072

Abstract With the continuous development of the information times， the archives management of hospital to gradually realize the informationization development， strengthen the information age background of hospital archives management， help to improve the efficiency of the management of hospital archives and promote the hospital sustainable development. Aiming at the common problems of the current hospital archives management， this paper puts forward the development strategy of archives management in the future， which aims at providing some theoretical basis for the archives management of the hospital.

Key words archive management； hospital management； informationization management； strategy

0 引言

在新時期，管理信息化是醫院發展過程中的一個重要趨勢，隨著信息化技術的不斷發展和應用，在醫院的發展過程中加強管理信息管理系統的構建，可以提高醫院的管理效率，促進各項管理工作準確及時完成。檔案管理指的是對醫院的各種檔案進行統一整理和管理的重要過程，比如制定檔案管理標準、對各種檔案進行收集與匯總、對檔案進行編排、對檔案進行保存等。當前醫院檔案管理過程中還存在很多問題，比如醫院管理人員在進行檔案管理的過程中缺乏先進的管理意識，對現代化理念的認知程度不夠等，這些都會導致醫院檔案管理水平下降，而且會導致很多檔案丟失現象出現。

1醫院檔案管理的現狀和檔案管理要求

檔案管理是醫院發展過程中的一個重要內容，是對于醫院的各種醫療信息、病人的就診信息進行匯總的過程，在醫院的發展過程中，除了加強對各種醫療方法的研究、加強對醫院經濟水平的管理，還應該要加強對醫院的檔案管理工作的重視。當前很多醫院雖然開始重視醫院的檔案管理工作，但是在檔案管理過程中都存在一些問題。比如在日常檔案管理工作中，有的工作人員在檔案的整理過程中，采用人工歸檔和保存的方式，隨意勾畫，而且保存不當使得很多資料年久丟失，對醫院的發展而言是一種損失。在進行檔案管理的時候，依舊對醫院的檔案管理沒有做出統一的要求，因此醫院檔案管理處于比較隨意的狀態，即使是實現信息化管理，也缺乏統一的管理機制，因此使得醫院檔案管理效率低下。加上當前很多醫院的檔案管理部門沒有進行規范化管理，檔案管理人員水平不高，很多檔案管理人員停留在傳統的管理理念上，對信息化和現代化的認識不夠，因此導致檔案信息缺乏，檔案丟失。另外，當前很多醫院在檔案管理中還存在一個嚴重的問題就是重管輕用，檔案開發利用率低。即使是采用傳統的方法對檔案進行收集、整理、歸檔之后，也沒有積極加強對檔案資源的利用，當然，出現這種現象的原因就是人工查詢難度較大、復雜程度較高，因此使得很多人在工作中不愿意去對各種檔案資料進行查詢。

在檔案管理過程中，應該要結合當前的信息時代背景，對檔案管理工作進行統一規范和管理。比如醫院的檔案管理應該要做到規范化，對于各種檔案要進行科學的分類和存儲，便于醫院工作人員的調用。在檔案管理過程中要有統一的標準，比如檔案的內容模式、存檔的格式等，都要進行統一規定，從而使得各個部門的檔案管理工作可以更加規范化，也便于整個醫院對所有部門的檔案進行統一管理。另外，在檔案管理過程中還應該要考慮到使用者的用戶體驗，要從使用者的角度著手，對檔案的檢索以及利用的端口進行開發，借助各種計算機信息技術，使得各種檔案資料能夠真正在醫院內部實現共享，為醫院各個部門的發展奠定堅實的理論基礎。

2 醫院檔案管理策略探討

2.1 提高檔案工作認識程度

醫院檔案工作管理過程中之所以出現效率不高的問題，一個重要的原因就是對檔案工作的認識程度不夠高。對此，在醫院的發展過程中，應該要加強對檔案工作的重視。首先，要對檔案管理人員進行教育，使得檔案管理人員能夠樹立起應有的責任感和使命感，能夠對工作態度進行端正，對檔案工作產生全新的認識，了解檔案工作在醫院工作中的重要性，從而提高工作的積極性和熱情。其次，要加強對檔案工作的考核與管理，從考核與管理的角度出發，可以加強員工對檔案工作的重視。比如醫院要加強對檔案工作的領導，要定期檢查、指導工作，以便能及時發現問題，立即解決，而且要將檔案工作考核結果與工作人員的職位晉升進行有效聯系，從而使得工作人員能夠對檔案工作更用心。

2.2 改革傳統的檔案管理方法

醫院在長期的發展過程中，對檔案管理的重視程度不夠，很多時候都沒有重視對醫院現有的資源進行充分的利用，因此導致很多醫院的各種資源得不到充分利用，存在十分嚴重的浪費行為，對于醫院的發展也是一種嚴重的阻礙。在醫院的現代化發展過程中，應該要對傳統的檔案管理制度進行改革，借助各種管理系統，對醫院的經濟活動以及醫院的發展過程中的各項任務進行細分，并且對其進行考核，從而促進醫院的全面發展。比如在醫院檔案管理過程中，可以分別對醫院的各個部門的檔案信息進行匯總，要建立統一的檔案管理辦法，促進檔案管理過程中的各種問題的解決，從而使得各種資源可以得到有效利用，促進醫院的可持續發展。

2.3 構建數字檔案室，促進檔案信息化發展

數字檔案是未來醫院發展的一個重要趨勢，對于檔案室信息資源進行整合，一個重要環節就是要加強醫院各個部門之間的聯系，從而可以將各種檔案信息匯總，形成數字文檔，數字文檔的存儲是以互聯網為基礎的，其存儲空間較大，可以滿足越來越大的檔案存儲需求。因此醫院應該要建立數字檔案室，對硬件網絡容量進行配置和完善，要配置滿足檔案室存儲、查詢等需求的各種服務器、掃描儀、打印機等設備，以滿足海量的檔案室信息處理需求。而且各個部門之間要對數字檔案有清晰的認識，在各個部門中要形成準確的數字檔案，然后再在檔案管理部門進行匯總，為醫院發展提供更多的信息資料。

2.4 加大對數字檔案信息資源管理人員的培訓力度

新時期檔案的主要模式是數字化，但是在傳統的檔案管理中，數字化程度還不夠，一方面就是由于檔案管理人員對信息化的認識不夠，導致管理水平較低。檔案建設的效率與人才隊伍的質量息息相關，當前加強數字檔案信息資源整合，一個重要的方面就是要建設一支高素質的人才隊伍。在人才選拔方面，要嚴格把關，選擇具有檔案室管理知識以及信息管理知識的綜合型人員參與到檔案信息資源管理和整合過程中。而且要在日常工作中加強對檔案管理人員的培訓，加強各種現代化技術的培訓，使得檔案管理人員可以掌握更多信息技術，促進檔案工作的效率不斷提升。

2.5 加強對檔案管理的長期規劃

在醫院的發展過程中，經常會對醫院的發展方向進行規劃，比如醫院的規模、診療的科目、醫療設備、人員等，都有十分詳細的規劃，但是對于檔案管理而言，卻沒有一個長期可持續發展的規劃，因此使得檔案管理不能適應醫療業務的飛速發展。近年來，科學技術的不斷進步與發展，使得計算機網絡技術在很多醫院的管理中都有了十分廣泛的應用，使得醫院各個部門的工作效率有了很大提升。但是在檔案管理上計算機系統的應用還比較少，依舊在采用人工收集歸檔的方式進行處理。對此，醫院應該要將檔案管理納入醫院的長期規劃中，考了到檔案管理的設計和建設工作，要根據醫院的發展規模以及需要，對檔案轉型升級過程中需要的各種設備加強投入，比如加強對各種計算機的配備、構建專門的網絡等，并且要加強對專業人員的培訓，從而使得檔案管理能夠和醫院的業務發展相適應，也實現可持續發展。

2.6 加強對檔案安全的管理

信息技術的應用使得醫院檔案管理效率得到提升，但同時也會帶來較大的安全隱患，尤其是互聯網中的安全隱患，是一個最大的障礙。比如一個惡意的數據包就有可能導致各種設備出現癱瘓，最終使得各種信息出現泄漏。只有不斷提高醫院檔案管理人員的安全意識，才能從根本上杜絕一些危害的出現。比如引導醫院的醫院員工形成主動的安全觀念，使得他們在使用計算機以及網絡的時候可以注意不要去點一些不安全的網站，不會下載一些非法的東西，從而確保醫院的網絡處于安全的狀態，不會導致醫院的檔案信息的泄露。同時，還應該要采用技術手段對各種安全隱患進行控制。在醫院的發展過程中，為了對各種信息進行安全保護，則必須要從技術手段加強安全保護，比如對于醫院的電腦，要安裝防病毒系統，購買一些正版的殺毒軟件，安裝防火墻等，使得醫院的內部信息系統可以得到有效的保護，不斷提高醫院的網絡安全水平。

3 結語

綜上所述，隨著醫院的不斷發展，檔案管理受到的重視程度越來越高，尤其是在新時期，必須要加強檔案管理的創新，將檔案管理看成是醫院的重點工作，重組檔案管理部門，提高檔案管理效率。

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