對當前人事檔案工作的幾點思考

張燕北

[摘要]隨著社會市場經濟體制的逐漸完善，人事檔案工作的重要性逐漸凸顯，因此需要加強對人事檔案工作的重視，并采取有效的措施提高人事檔案工作的效率和質量。企業可以就人事檔案進行人力資源管理工作，有利于實現企業人類資源管理工作的提升，是個人成長的歷史憑證。在具體的人事檔案管理工作中，需要加強對工作人員綜合素質的重視，從而有效的保證人事檔案工作效率和質量，有利于促進檔案事業的蓬勃發展。現本文就對當前人事檔案工作的幾點思考進行探究，僅供交流借鑒。

[關鍵詞]人事檔案工作；思考；現狀；對策

一、人事檔案現狀及存在的問題

1、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了斛，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。2、人事檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節，出現人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。3、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。4、檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。5、人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮椐，占地面積大，使用空間也不能完全合理應剛。

二、人事檔案管理對策及思考

1、檔案管理意識的增強。為了有效的提高人事檔案管理工作的質量，需要強化人事檔案管理工作意識，完善檔案管理工作流程。在人事管理工作中，檔案管理是一個重要的工作環節，與員工的工資福利和職稱評定具有密切的聯系，因此需要加強對人事檔案管理工作的重視，加強對員工培訓工作，從而使檔案管理人員的綜合素質得到全面的提升，并在一定程度上，提高員工的工作積極性和主動性，保證人事檔案的真實性和完整性。另外，企業檔案管理制度需要建立健全，重視檔案資料的收集和整理工作的質量，從而為企業的發展提供有利的保障。

2、嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重人的工作，應按程序辦理。檔案交接手續：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

3、建章立制，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據作用。

4、做好宣傳工作。通過開展積極的宣傳工作，人事檔案管理工作人員的事業心和責任感能夠進一步的提升，在具體的檔案原始資料的收集和整理階段，對檔案資料真實性需要高度重視，能夠保證原始檔案資料的真實性，從而保障收入人事檔案資料的完整性，進而有效的提升檔案管理工作的效率和質量。在鑒別檔案的過程中，工作人員需要具有嚴謹的工作態度，只有這樣，檔案的真實性和完整性才能夠得到進一步的提升，對于職工人事檔案工作在人資管理工作中的重要性需要做到充分的認識，并采取有效的措施改進和創新檔案管理理念和管理模式，有利于檔案管理工作效率的提升和業務素質的增強。

5、強化檔案信息化管理。為了有效地提升人事檔案管理工作的質量和水平，需要使用現代化的技術方式進行檔案資源管理，這樣一來，檔案資料的整理工作效率就能得到較大的提升，同時檔案資源的有效開發和合理利用就會得到實現。通過計算機網絡技術的應用，能夠完善檔案資源存儲和檢索方式，從而促進檔案資源的信息化管理，促進檔案資源管理工作效率的進一步提升。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發現人才、培養人才和使用人才奠定了信息基礎。

三、結語

總而言之，科學規范的人事檔案管理是現階段企業進行人力資源管理的一個重要的管理手段，有利于提升人事檔案管理工作的效率和質量，為企業的進一步發展提供有利的保證。在具體的人事檔案管理工作中，管理原則應該設定為實事求是，促使人事檔案管理工作順應時代發的潮流，只有這樣，人事檔案管理工作的功能和作用才能得到充分的發展，有利于促進社會的進一步發展，同時還能夠提升企業的綜合管理水平，促使企業獲取更多的社會經濟效益。

參考文獻

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