教學秘書在高職教學管理與實施中的作用及任務

吳虹 陳正平

摘 要：在高職院校教學管理與實施過程中，教學秘書作為院校教學管理隊伍重要成員在提高教學管理水平、強化教學實施效果方面扮演著重要角色。文章立足教學秘書崗位特點，對教學管理與實施中教學秘書的崗位職能和工作任務進行介紹，并針對如何做好教學秘書工作提出幾點建議，旨在闡明高職院校教學管理與實施中教學秘書具有的重要地位。

關鍵詞：教學秘書 高職院校 教學管理 教學實施 作用 人物

中圖分類號：G647.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）01（c）-0107-02

教育環境的穩定和教學項目的有效實施離不開教學管理，它是各級學校管理工作的核心與主體，對高職院校而言也是如此。教學秘書是教學管理工作的基層參與者，也是一線工作者，其職能與作用的發揮水平直接關系到一所院校教育管理工作執行的有效性，因此，明確教學秘書的任務和作用、提高教學秘書綜合素質對于促進教學改革、強化教學管理而言意義重大。

1 教學秘書工作特點

服務是教學秘書扮演的最重要角色之一，縱觀其工作內容不難發現，教學秘書既要負責向上級反饋教學信息，也要做好日常教學準備工作，即向上服務領導，向下服務學生。隨著教育管理制度的完善和教學管理需求的增加，教學秘書崗位的工作重要性和工作特點日漸突出，這使得高職院校對秘書的能力要求也上了一個臺階。目前，各高職院校教學秘書普遍工作量大，這就要求教學秘書不僅要具備合格的工作能力，還要擁有高水平的服務意識，以面對繁瑣的工作，隨時準備迎接挑戰。此外，教學秘書崗位需要面對和處理的問題很多，單從其服務的對象為領導、教師和學生就可以看出。當任務堆積時，教學秘書需要很好的協調工作。同時日常養成良好管理習慣和記錄習慣，即將問題分類，以求工作需要時能準快速找到解決方法。另外，教學管理中突發事件也較多，教學秘書除了需要對繁瑣工作有耐心外，還要具備處理突發問題的能力，以保證教學管理工作順利進行。

2 教學管理中教學秘書的崗位任務

2.1 教學秘書工作

協助是教學秘書的基本工作。對于領導，教學秘書負責傳達任務和指示，并及時反饋問題；對于教師和學生，教學秘書負責意見、建議等信息的傳達，同時協助教師解決教學問題。學校各部門間的關系也需要教學秘書協助調和。

整合教學資料是教學秘書日常工作中平凡卻重要的任務，因為一切教學活動的開展都需要以資料為基礎條件。除負責資料收集外，教學秘書還要負責資料的規范整理和妥善放置，工作需堅持檔案管理要求，責任重大而有意義。

除聽從領導安排和要求外，教學秘書也需要立足系部教學情況，草擬工作規范、辦法等，為領導發揮參謀作用。同時，教學秘書還要負責最終確定并實施的制度、辦法的執行監督工作。教學課程設置出現變化時，教學秘書也要負起調課及后續工作的相關處理。

2.2 教學秘書職能

統籌安排是教學秘書重要崗位職能之一。教學秘書的工作貫穿于教學管理和教學實施過程的始終，人物之復雜與繁重可見一斑。統籌安排即是將堆積的事務進行梳理，按主次順序編排，逐一完成，以確保工作順利完成，不影響教學工作準里開展。日常工作中，教學秘書也可做好工作筆記，從既往工作經歷中吸取教訓和經驗，為日后工作效率的提升奠定基礎。

溝通協調對于教學秘書而言至關重要，這主要是由于作為管理工作主要執行者，教學秘書不僅承擔著重要的管理責任，還起到橋梁作用，在院校廣大師生之間發揮作用。在高職院校，教學秘書通常隸屬于系級管理部門，他們不僅要接受院系的管理，也要接受教務處的管理，日常協調多方工作離不開溝通和交流，這是各級被服務者配合教學秘書管理工作的重要前提和保證。

此外，社會發展需求決定了高職院校課程的開設，當需求有變時，課程設置自然會有相應的調整，二者關系是密不可分的。專業論證與調研是高職院校課程開設前的重要考察內容，調研準確對于院校人才培養方向的確定意義重大，在這一點上，教學秘書為優化管理工作需不斷加強自我學習和了解，好在教學專業設置管理領域中發揮作用。

3 教學實施中教學秘書的崗位作用

3.1 教學秘書可有效保障教學管理工作順利進行

教務處是高職院校教學管理體系中的核心機構，各系各院也分別都有自己的教務辦，兩者共同擔負起高職院校的教學管理工作。前者負責整體教育管理工作，如調整業績考核、實施教改方案等。后者則主要負責日常工作，特別是協同其它部門處理學生就讀問題，如資料注冊、學費繳納等。教學秘書是頻繁游走于校教務處和院教務辦之間的重要崗位，扮演著信息收集與下放的角色。沒有教學秘書，校教務處也院教務辦之間的活動和交流將變的十分不便，師生之間的就教學而進行的信息交流也將缺少一個傳遞者進行信息傳達。

3.2 教學秘書有助于推動院校教學質量的提高

教學秘書在教學建設中雖無明確使命，也無卓越的個人貢獻，但其參與教學工作始末，始終默默無聞的奉獻，重要性不容忽視。一方面，教學質量檢查是教學秘書協助領導需要定期進行的一項重要工作。在檢查過程中，教學秘書需定期總結教學意見和建議并積極反饋，這有利于教學秘書自我見解的形成，同時也能夠為教學改革獻謀獻策，利于教學質量優化；另一方面，基于創新教育的研討活動也由教學秘書協助組織的，他們可促進科研成果投入教學使用。

4 關于做好教學秘書工作的幾點思考

良好個人素質和業務素質是勝任教學秘書工作的前提和重要基礎，這與教學秘書崗位特點和工作任務密切相關。又因為教學秘書多會因教學需要安排或組織一些教學活動，因此教學秘書還需要具備一定的創新意識，方能更好地勝任本職工作。教學秘書隊伍是高職院校教學管理工作中的一支重要力量，院校需注重這支隊伍的重要性。首先，在日常教學管理期中，注重教學秘書的培訓工作，以增強隊伍綜合實力，更好地服務教學管理。其次，注重關于教學秘書管理的相關研究，以提高隊伍建設整體水平。最后，在尊重教學秘書自尊和個人榮譽的基礎上積極引入激勵機制，調動隊伍工作熱情。激勵機制以獎為主，以罰次之，對于教學秘書的辛勤工作當予以肯定和感謝，從而調動他們的積極性，以實現集小學管理良性循環。

5 結語

教學秘書在教學管理和實施過程中的工作任務是細微繁雜的，但卻會對高職院校教學管理和實施產生最直接的影響。可以說，他是教育工作順利進行必不可少的力量支持，平凡卻有著舉足輕重的地位。然而，實際高職院校中卻存在著不重視教學秘書崗位工作、教學管理體質不健全、職工責任分布不明等問題亟待解決。對此，作為教學管理一線參與者，教學秘書需要認識到自身崗位的重要意義及價值，明確自身職能和任務的同時，積極主動配合院校管理工作，從點滴做起，嚴格謹慎，努力在自己的崗位上發揮光和熱，以行動向世人證明自己的價值。高職院校也應該充分肯定教學秘書在完善教學管理、提高教學質量方面所具有的重要作用，積極加強教學秘書隊伍建設，以促進教學活動順利開展，實現校方教學水平及和管理能力的不斷提升。

參考文獻

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