高校財務檔案管理特點及其改進措施

徐偉

【摘要】高校的財務檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是記錄和反映高校經濟業務、財務狀況的重要史料和證據。財務檔案管理水平的高低體現了學校的整體管理水平，并直接決定了財務工作和檔案管理工作的優劣。文章根據高校財務檔案管理的特點，針對當前的現狀，提出了改進財務檔案管理工作的措施。

【關鍵詞】高校財務檔案；特點；改進措施

近年來，隨著高校辦學規模的不斷擴大，辦學層次的不斷提升，高校得到了前所未有的發展。當前，加強高校的內涵建設，提高綜合管理水平成了高校健康、持續發展主要內容，其中，加強高校財務檔案管理是一個重要的方面。本文介紹高校財務檔案管理特點，當前管理中存在問題，探討改進財務檔案管理幾個措施。

一、高校財務檔案管理的特點

1.高校的財務檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是記錄和反映高校經濟業務、財務狀況的重要史料和證據。財務檔案的真實性和完整性是體現高校綜合管理水平的一個重要方面。2.財務檔案由財務部門歸集，一般是先在財務部門保存1～2年以后，才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。3.在高校財務實務中，財務檔案主要包括兩方面的內容：一方面是會計核算的專業材料，另一方面，是財務收入票據類。這兩方面的財務檔案構成了高校財務日常經濟業務的收入和支出情況，完整地反映高校財務狀況。4.隨著高校財務會計電算化的普及，會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，歷年的會計數據不僅以打印的紙質形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質檔案的保管要求和相應措施。

二、高校財務檔案管理的當前狀況

1.檔案管理意識淡薄，管理制度不完善。財務檔案是高校經濟業務發展的歷史記錄，連接當前業務，并作為未來財務預算的重要依據，是財務管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關的領導和財務人員，在意識上普遍地對財務檔案管理的重要性認識不足、重視不夠，在高校財務工作人員少、工作繁雜的情況下，對財務檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應的管理制度來規范日常系統的管理。

2.財務檔案沒有專人負責。《會計法》規定，出納人員不得兼任會計檔案管理。目前。高校財務部門普遍沒有安排專職人員管理財務檔案，一般情況下，往往是除了出納之外指定某個財務人員兼管資料檔案，分工不明確。以至于平時其他相關的財務人員手中都有檔案資料，各自為政。這對財務的內部控制的實施，防止經濟犯罪都有不利的影響。

3.財務檔案沒有專門的庫房。高校財務檔案移交到綜合檔案室之前，一般就存放在財務辦公室，有的財務資料存放零亂，有的容易潮濕、破損，本部門財務人員隨意查閱。有的財務部門因辦公條件有限，存放財務檔案的地方其他人員也可以隨意進出，與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲 、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠，缺乏檔案資料存放的安全性，難以保證財務檔案的真實性和完整性。

三、改進高校財務檔案管理的措施

1.增強管理意識，加強財務檔案管理。高校檔案管理是提高內涵建設的重要組成部分，是衡量高校綜合管理水平的標志一。 學校領導應該提高認識，把檔案管理工作納入學校整體發展劃，高度重視財務檔案工作，明確領導責任制，建立和完善檔案管理網絡，根據高校規模明確專（兼）職人員負責有關文書工作，處理文件的收發、整理、歸檔，并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

2.建立和完善檔案管理制度。當前，高校財務部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業系統培訓，財務部門也沒有具體的檔案管理制度。因此，建立和健全相關的財務檔案管理制度，比如：綜合性的規章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛制度，開放檔案的利用制度，未開放檔案的利用制度，檔案專（兼）職人員的崗位責任制等，從根本上加強財務檔案的管理環境和制度建設，以保障財務檔案的日常管理規范、有章可循。

3.加強財務檔案的庫房建設。財務部門是高校的一個行政服務窗口，財務辦公室可以說是一個公共場所，并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看，檔案庫房和辦公室應該盡量分開，門窗加固，以防盜竊。從檔案安全的角度來看，檔案庫房要求有 防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此，加強財務檔案庫房建設是高校硬件建設的一個重要方面。

4.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務數據日常要進行備份保存，財務系統要進行日常維護和及時升級，年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質或光盤上。根據這些信息載體的物理特性，在形成電子檔案時應當實行雙備份，備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名，并貼上寫保護封簽，存放在兩個不同的地方，防止意外事故發生引起整個財務電算化系統的毀滅與不可恢復性。同時，保存電子檔案的位置要遠離磁場，注意防磁、防潮、防塵、防火等，定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。

5.提高管理人員的業務素質。 財務工作的專業性和檔案管理工作的安全保密性，要求財務檔案管理人員綜合素質高 ，業務能力強，并且保持人員的相對穩定。一方面，要求淡泊名利并充分認識財務檔案管理工作的重要性，具有腳踏實地、科學嚴謹的工作作風；另一方面，不僅要熟悉財務部門的職責，會計檔案 的分類，以及對不同的文件材料 能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務、財務系統 的電腦操作等。所以，提高財務檔案管理人員的業務素質，要進行多途徑、多形式的培訓教育，在提高理論知識的同時，注重實際工作能力的培養，多提供學習先進的機會，多提供創新實踐的平臺，以不斷地提高檔案管理水平。

總之，財務檔案管理是加強高校內涵建設不可缺少的一個方面，在高校的教學評估中越來越體現出它的重要性。所以，根據 財務檔案管理的特點，改進管理現狀，才能從根本上保證財務檔案的安全和完整。

參考文獻

[1]財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法[Z]，1998.

[2]李建周.如何加強高校財務檔案管理Ⅱ.科技信息，2009.