建設工程電子檔案接收模式的應用及注意問題分析

徐潔

【摘要】檔案資料對于建設工程的整體施工來說有著極為重要的意義。而本文主要針對建設工程電子檔案接收模式的應用及注意問題展開了分析，對檔案接收的形式作了介紹，并對應注意的問題作了探討，給出了一系列相應的實踐措施，以期能為有關方面的需要提供參考借鑒。

【關鍵詞】電子檔案；接收；應用

所謂的電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲的檔案。在建設工程的施工中，電子檔案的有效應用，將會給整體的施工有著極大的幫助。因此，為了提高電子檔案的利用效率，我們就需要有效建立起電子檔案的接收模式，從而為工程施工提供保障。

一、 檔案接收形式

（一）移交方式。一般來說，檔案的接收和管理有以下兩種模式：1.在線模式。指得是依托網絡對檔案進行編制，或者實時把電子檔案上傳到網絡中，能夠保證檔案移交的實效性，但編制檔案的單位必須能夠上網，普及范圍受到一定的影響，而且難以保證檔案的隱秘性，檔案編制工作的效率較低。2.離線模式。簡明扼要，就是在沒有網絡的情況下編制檔案，此種模式能夠保證檔案編制工作的效率，普及范圍廣，檔案隱秘性高，但檔案館無法掌握檔案編制的實時情況。

（二）軟件模式。通常情況下，接收檔案的軟件有以下兩類：1.具有統一性的檔案編制軟件，當前，幾乎所有的檔案編制單位在編制檔案時都采用了計算機軟件，如果檔案館在編制檔案時統一進行，在技術上，能夠對紙質檔案與電子檔案實施一致性的檢查措施，保證電子檔案的真實性與可靠性。編制檔案的軟件不但應該保證檔案編制的質量，而且應該盡可能為編制人員提供方便，以擴大電子檔案接收的使用范圍。

2.不具統一性的檔案編制軟件，在編制軟件的過程中，往往會生成不同的電子文件，為了兼容這些電子文件，需要應用能夠統一收集檔案的軟件，把檔案編制過程中生成的電子文件收集起來，并轉化為相同的格式，比如，PDF這一格式?；蛘?，在對紙質檔案進行掃描，使其成為電子檔案時，軟件需要具備接收檔案的目錄，以實現電子文件與目錄之間的鏈接。此種模式具有操作簡便的優點，但掃描、文件轉換等環節降低了工作的效率。

（三）電子檔案的組卷方式。1.根據工作組電子卷。這種模式不用對案卷進行區分，可以直接根據歸檔目標，讓檔案成為電子包，在日后查詢檔案時，能夠充分應用查找電子文件的技術迅速找到所需文件，具有快捷性。2.根據案卷組電子卷。這種組電子案卷的方式與傳統紙質檔案組卷方式一致，能夠把卷內的電子文件和目錄逐一對應起來，具有查找方面的優點，但工作效率不高。3.工程+案卷組電子卷。統一應用一種編制電子檔案的軟件，能夠按照工程的單位，自動生成相應的電子卷，軟件中增加了能夠根據案卷的形式進行組卷的功能，只要案卷相關信息填入，就能應用選擇電子文件的方法生成卷中的目錄，把這些檔案移交至檔案館時，能夠提供格式為xml的標準文件，此文件會自動進入檔案館相關的辦公、業務系統中，能夠自動生成項目級、工程級、案卷級的目錄，使辦公效率得以有效提升。

（四）電子簽章。自2015年5月開始實施的《建設工程文件歸檔整理規范》中，在電子檔案接收、電子簽章等方面提出了明顯的要求，接收電子檔案的同時需要同步接收電子檔案，而且電子檔案中必須應用電子簽章的技術，注重CA證書的使用，以保證文件的合法性。當前，住建部已經把電子行業的電子認證平臺搭建起來，以保證國內建設行業相關單位、相關工作人員應用CA證書的通用性，從而使企業的成本得以降低。

二、接收電子檔案需要注意的幾個要點

為了保證接收電子檔案的工作能夠順利進行，軟件系統應該注意以下幾個要點：一是軟件系統應該保證檔案工作者的工作效率。二是各個檔案管理應該以自身實際情況為依據，合理選擇應用離線或者在線模式。三是在與軟件公司合作的過程中，應該對其簽章效率、接收電子檔案的經驗等。四是選擇與自身實際情況相符合的電子檔案管理模式。

三、電子檔案工作具體工作

各個檔案館的辦公、業務系統存在差異性，在接收電子檔案時，相關軟件的接口應該具有開發性，可以接收格式為xml的文件，可以把接收到的文件導入原有系統，使系統兼容性這一問題得到解決。為了保證接收電子檔案的工作順利進行，系統應該包含以下一個：

（一）網上注冊的系統。在工作開始之前，在網上填寫、報送相關工程的基本信息，并向原有系統提供這些信息，以便于自動著錄項目級、工程級的相關信息。

（二）電子檔案的編制和移交。編制電子檔案的軟件不但應該接收相應的軟件，還應該把各個部門、工程需要的資料完成，在使用時，應該具有便捷性、智能性、先進性、擴展性、實用性等優點，為使用者提供更多便利。

把電子檔案組卷、著錄、移交的功能添加到編制電子檔案的軟件中，并保證數據之間的共享性，形成的電檔案應該包括項目級、工程級、案卷級、文件級等多個方面的內容。該軟件還應該具有對電子檔案、紙質檔案進行統一檢查的功能，以保證檔案的真實性、完整性。

（三）電子檔案接收、審核與完善。電子檔案的設備端也應該具備對電子檔案、紙質檔案進行統一檢查的功能，保證電子檔案的實性、完整性和有效性，同時，該設備端還應該具備補錄功能，最大限度保證電子檔案的完整性，為日后電子檔案的使用提供方便。

四、應用實踐

《建設工程文件歸檔整理規范》明確指出，在對紙質檔案進行提交的同時，需要一起移交電子檔案，而在這規范實施之前，部分城市已經在電子檔案接收工作中進行了探索，取得了一定的成績。比如，遼寧鞍山市城建檔案館比其他單位先使用了住建部的電子認證平臺，在電字檔案的接收工作中，充分應用了電子編制軟件，讓項目級、工程級、案卷級等文件移交工作得以實現，有效提高了各項檔案工作的效率，在電子檔案接收方面進行了探索，做出了一定的貢獻。

五、結語

總之，為了保證城建檔案管理工作的效率，進一步提升檔案工作的質量，構建高效的檔案接收模式極其重要。因此，相關城建檔案工作人員應該認真分析電子檔案接收工作中的要點，并在此基礎上采取有效措施，提升管理水平，保證工程施工建設順利進行。

【參考文獻】

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[2]丁力.淺析建設工程電子檔案軟件的應用價值[J].蘭臺世界旬刊.2009（Z1）.