遠程錄取背景下的高校新生檔案接收和管理

蔣靈毅

【摘要】隨著教育的改革，高等教育已經從精英教育階段進入大眾化階段。由于擴招之后全國各大高校每年的新生人數陡增，特別是高校錄取工作實現遠程網上錄取之后，各大高校學生檔案的接受和管理面臨諸多問題。而高校畢業生的自主擇業，又給高校學生的檔案管理工作提出了更高的要求。因此，做好新生檔案的接收是學校加強管理、規范辦學的重要依據，對高校教育、育人有重要的意義。

【關鍵詞】高等學校；遠程招錄；學生檔案 ；接收管理

隨著教育的改革，高等教育已經從精英教育階段進入大眾化階段，擴招之后全國各大高校每年的新生人數陡增。特別是高校錄取工作實現遠程網上錄取之后，各個高校對錄取新生的紙質檔案不再直接提取，使新生檔案的接收工作也面臨諸多新問題。做好新生檔案的接收是學校加強管理、規范辦學的重要依據，對高校教育、育人有重要的意義。

新生檔案一般主要由：高中階段檔案材料、高考報名表、高考信息表、高考體檢表、黨團員材料、高校學生登記表等組成，是學籍的重要組成部分。高校學生檔案的形成主要建立在新生檔案之上，也是學生走入社會之后，各個單位人事檔案形成的基礎。

一、新生檔案來源（接受方式多樣、接受時間不統一、跨度大）

以往新生檔案由紙質檔案組成，即是：招生過程中，工作人員需見到考生檔案才可以錄取；招生錄取工作結束后，由高校招生錄取工作人員到招生點領取考生紙質檔案（也是唯一檔案），然后郵寄或帶回招生院校，統一移交給檔案管理部門的工作人員。

現階段新生檔案主要由紙質檔案和電子檔案組成，在高考遠程錄取模式下，各個省市對于學生檔案管理模式和要求各不相同。錄取工作結束后檔案的移動主要有以下幾種方式：1.由考生自己到區縣招生辦領取后帶到招生院校。2.由區縣招生辦按照考生所錄取高校統一郵寄到招生單位。3.個別省市在招生區縣并不提供紙質檔案，而是由高校招生工作人員在錄取工作結束后，在招生錄取系統中統一下載打印考生電子檔案。對于高校來說，由于傳遞檔案的渠道不一樣，在學生檔案的傳遞過程中容易出現遺失、破損等問題。另一方面，考生所在省市地區和學校對于紙質檔案的郵寄時間不相同，有些地方甚至要一個學期之后才將新生檔案寄出。有些專升本的考生需要高校出具調檔函之后，才提供考生的紙質檔案材料。這些都造成了新生紙質檔案收集難度大、影響了新生檔案的收集時間，增加新生檔案整理的難度。

二、新生檔案管理中存在的問題

高校新生檔案是新生進校之前的記錄，具有保存的價值，也是學生工作之后人事檔案的最初部分，其重要性不言而喻，可如今的檔案管理水平卻明顯落后于高速發展的社會要求。實際工作中發現，對已報到入學的新生檔案的整理主要存在以下問題：

（一）無健全的規范性文件。現階段我國高校學生檔案工作混亂主要因為無統一、規范的標準，比如：新生檔案接受方式多樣，檔案工作人員在整理新生檔案時就會出現新生紙質檔案收集難度大的問題，增加了檔案整理的難度；接受時間不統一、跨度大，各省市教委什么時候發出高校的新生檔案在時間上無統一規定，往往是什么時候有空什么時候發，比較隨意；高校接受新生檔案部門混亂，新生檔案到底該交到教務處、學生處、人事處還是招生就業處，哪個部門并不明確統一；管理人員混亂，大多數學生進校后直接交給新生輔導員，輔導員在上交管理部門過程中也容易遺失。從以上可以看出，無統一規范文件導致各高校、各部門學生檔案管理混亂。

（二）缺少規范性、完整性。高校實行網上遠程招生錄取，為招生錄取工作帶來便利的同時也給新生原始紙質檔案的提取帶來了一定的困難，多個省市、多批次錄取的新生紙質檔案材料無法完整、快速地收集起來，大大增加了檔案管理工作的難度。

1.招錄工作人員在錄取過程中看到考生的信息表、成績表、體檢表，錄取時只需網上把以上信息表閱檔就可以了。而大學檔案作為高中檔案的延伸，應該含有：高中階段檔案材料、高考報名表、高考信息表、高考體檢表、黨團員材料、高校學生登記表等。網上招生錄取時往往只管錄取閱檔而容易忽視考生其他紙質檔案調入的問題。

2.新生錄取結束之后，有些省市的學生檔案交予新生自己帶到相關高校。在這個自帶的過程中難免有遺失、破損、被拆封等現象，有些甚至不交。這些很難保證該生檔案的真實性。

3.一些省市在招生錄取結束后，甚至用電子檔案直接取代了紙質檔案。電子檔案過于簡單，只有簡單幾個表，學生檔案千篇一律，更不能全面反映出考生在哪些學校讀過書、得過一些什么獎、有些什么特長、參加過什么比賽等等各方面的綜合、實際情況。

（三）管理方式落后，管理人員素質有待加強。目前，高校學生檔案管理由于人員和硬件原因，始終跟不上現代化信息技術的發展，計算機信息化、網絡化管理應用較少，水平不高，不能夠滿足形勢發展和實際應用的需要。除了管理人員參差不齊，有的管理方式幾乎一成不變，幾十年如一日，甚至還停留在老一套的你調我查的老方法上，相隔幾千里舟車勞頓地查詢檔案，浪費人力物力資源。

（四）檔案意識淡漠。當前，上至學校領導層，下至學生本人檔案意識淡漠，對學生檔案的重要性認識不夠。學校管理事項中，教務工作、學生工作、黨建、基建都是重要工作，檔案管理工作往往不能凸顯其重要性而被忽略。沒有硬性指標，沒有相應的考核機制，甚至沒有具體要求。檔案工作人員不一定具有相關專業知識，責任心也不太強。至于學生本人，填寫個人檔案時也多不仔細認真，按照模板千篇一律，學生的心理情況、思想動態、個人特質很難體現。學生檔案信息量少，無參考價值，用人單位和他人很難從學生的個人檔案中獲取相關信息，導致學生檔案在實際處于食之無味、棄之可惜的“雞肋”狀態。

三、新形勢下學生檔案管理的對策思考

（一）規范化管理、制度化建設。根據現狀出臺一系列規范化文件，使之逐步規范。高校學生檔案管理規范化，僅靠《檔案法》來管理是不夠的，在執行過程中缺乏具體的規范指導性。所以高校學生檔案必須要國家教育行政部門有一套詳細規范文件，使各個高校有統一的執行標準和要求。

（二）落實學生檔案工作責任制。規范大學新生檔案管理制度。從高考錄取之后生源地教委或考試院在統一規定時間內把新生檔案郵寄至新生錄取高校，高校統一部門接受，整理完畢之后檔案部門專人管理。就檔案內容而言，紙質檔案盒、電子檔案都應該盡量有規范的信息和內容。

（三）提高科學管理水平。計算機網絡的普遍使用，為我們提供了更為有效、便捷的信息服務，也豐富檔案管理的科技手段，使檔案管理實現計算機網絡管理應用成為必然。學生檔案管理不僅僅是個人文獻的收集和保存，也是一種永久的信息服務。一旦形成永久的檔案信息公布于網上，需要查看檔案時，直接上網就能看到學生真實的檔案材料、詳細的個人信息，避免了檔案造假、學歷造假、學位造假等現象，用人單位也能根據檔案情況對學生有更詳細的了解。因此，運用互聯網、手機等新媒體平臺接收、管理檔案，切實提高學生檔案管理的科技化含量、科學化水平，十分必要。實際工作經驗告訴我們，招生錄取工作人員在錄取完成之后應盡快下載錄取新生的檔案信息，過段時間由于網絡服務器繁忙等原因，有可能導致學生檔案下載不了的情況，這是特別需要注意的一點。

（四）增強師生檔案意識。增強師生檔案意識，提高檔案管理工作人員的業務水平；增加輔導員老師的檔案管理服務意識；提高學生對檔案的重視程度和檔案的應用意識。對專職檔案管理人員定期進行檔案類專職、專業培訓，增強其業務水平。在新生入學階段對新生進行檔案知識講解和檔案知識應用方面的教育，可以提高檔案應用水平，增強師生檔案意識。

四、結束語

學生檔案的管理方式會隨著招生制度、就業制度的改革而進一步完善。建立健全規范的學生檔案管理制度，培養師生的檔案意識，提高檔案管理人員的業務素質，才能切實做好檔案管理工作，更好地為學生為社會服務，學生檔案也才能發揮它應有的價值。