醫療設備檔案管理系統與決策管理的探討

李暉

摘要：目的：建立和完善一套適合醫院醫療設備檔案管理系統的工作方法。方法：從醫療設備檔案管理的重要性出發，對決策管理的內容、系統進行了分析總結和歸納。結論：將檔案管理與領導決策管理工作結合起來，使檔案管理工作顯得尤為重要。

關鍵詞：醫療設備檔案管理；決策管理；檔案管理人員

中圖分類號：R197 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）010-0000-01

背景：在當今國內外競爭日益激烈新形勢下，各行各業要在市場競爭中求生存、求發展，就必須要有完善的管理體系和方法。尤其是醫療衛生行業，它關系到人們身體健康和生命安全，關系到群眾最根本的利益。如何在競爭中堅持以醫療質量為核心，是醫院管理永恒的主題。質量的優劣直接關系到疾病的診斷和治療的可靠性、有效性，也關系到醫院的服務信譽和經濟效益。因此設備檔案管理就顯的尤為重要。作為一所集醫療、教育、科研為一體的現代化綜合醫院，醫療設備管理及檔案管理系統與決策管理就顯得特別重要。

美國著名管理學家西蒙曾經說過一句名言“管理就是決策”。管理過程中的每一個環節都存在于基層決策、中層決策、和上層決策之中。對于三級甲等醫院檔案工作者來說，檔案管理占有十分重要的地位。第一檔案管理是醫院管理工作的有機組成部分，完善的檔案管理可以收錄并整理好準確的醫療檔案信息，而準確詳實的檔案信息直接為醫院的醫療發展、教學培訓、科研、設備管理等活動提供強有力的數據支撐，其作用是十分顯著的。而隨著信息網絡化、電子化的發展，檔案管理的信息更是能及時甚至同步查詢獲取，檔案信息資源同步化可進一步推動醫療資源的開發和利用，已經越來越得到人們的重視。第二檔案管理可以為醫療設備及其他各項事業提供準確的決策依據。在醫院，通常領導作出決策需要全面的信息作決策依據，往往在會議進行中，在文件簽署前，在重大決議事項拍定案時需查找依據，這需要快速，要求一索即得，迅速給以準確的答復，而完善的檔案管理可以提供最充分詳實的醫療數據信息，如何從快速的檢索中檢索到領導需要的資料及圖片是工作的重中之重。

我院是一所集醫療、教學、科研、預防、保健、康復、業務技術指導為一體的省屬大型綜合性三級甲等醫院。醫院擁有四個院區，擁有床位3600余張，固定資產20億元，擁有國際一流的萬元以上醫學設備5800余臺（件），醫學設備總價值達13億元，設備管理及檔案管理都將作為醫院不斷加強內涵建設的一個重要抓手。由此可見，三級甲等醫院的完善的檔案管理有十分重要的意義，直接影響領導決策的質量和效果。本文經過多年實踐將對以下問題進行探討。

一、加強檔案管理，確保檔案管理規范化

我院建立健全由兼職檔案員組成的檔案管理網絡系統，從收集到分類、從整理到編號，建檔工作的每一個細節都按要求進行認真細致的檢查，提高檔案質量，維護檔案完整與安全，更好服務于醫院工作。每個科室設立一個兼職檔案員，負責本科室檔案工作。由于設備檔案工作任務多、工作重，為更好的完成此項歸檔工作，首先從設備資料熟悉。科室購買設備申請表、論證報告、報價文件、購置中標書、合同、配置清單、驗收單、發票、培訓考核表、產品安裝報告等過程中的文件資料， 其次整理資料檔案，將一個設備從過去和現在有保存價值的各種文字、維修記錄、海關證明等等有價值的記錄，全部一件不落的全部存于檔案里。保證每個設備檔案的完整性。

二、為領導決策提供完整準確的檔案資料

領導決策是指領導者在領導活動中，為了解決重大的現實問題，通過采用科學的決策方法和技術，從若干個有價值的方案中選擇其中一個最佳方案，并在實施中加以完善和修正，以實現領導目標的活動過程。檔案工作全面、準確地為領導決策服務，就是要通過檔案信息的使用來提高領導決策的正確性和準確性，我們盡可能在領導部署和完成某項任務前，根據領導者的議題，準確及其地滿足其需要，盡最大努力提高相關檔案資料，供領導決策時借鑒。例如領導要決策買一臺高端先進設備，我們會將近幾年與此類設備相同及相近的設備檔案、效益分析、論證報告等資料提供給領導，以便決策購買與否。由于設備檔案管理到位，能及時、正確的為領導服務，并不斷取得新的成就，使整個事業得到蓬勃發展；使我院在2015年被評為全國百強醫院，所以領導決策的正確與否，是事關全局方向目標的重大問題，是決事業興衰成敗的決定性因素。

為更好配合領導工作，我院每半年舉行檔案培訓一次，所有基層檔案員必須脫產學習，考試成績合格才能成為基礎檔案員。

三、醫療設備檔案管理的體會

通過多年來的實踐，醫療設備檔案的科學管理能夠保障設備檔案真正地融入設備購進、臨床使用、故障維修的各個環節和全部過程，設備檔案管理系統和決策管理已顯獲成效，科學的檔案管理已經提到了日程上來，決策是管理的基礎，是今后管理工作發展的趨勢。是大型綜合性醫院管理的重要組成部分，對于提高醫院現代化管理水平有著重要意義。只有把兩者結合起來，才能為醫院管理進步和管理水平的提升提供根本上的保障。

參考文獻：

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[2]袁丹江.醫院醫療設備管理實務[M].人民衛生出版社，2011.

[3]江波.醫院檔案模式改革在醫院檔案管理中的應用思科[J].2016，1.

作者簡介：李 暉，現任職務：副主任，職稱：館員（中級），社會兼職：青島市醫學會放射防護學會委員會委員。