論企業(yè)的集中采購管理

徐學(xué)治

摘要：集中采購是采購活動的發(fā)展方向，企業(yè)建立的一個完整的集中采購管理制度，完善采購流程，實(shí)現(xiàn)信息共享，保證供應(yīng)商的質(zhì)量，是提高企業(yè)采購效率，降低各項(xiàng)成本的一個有效途徑。

關(guān)鍵詞：集中采購；信息化平臺；業(yè)務(wù)流程

中圖分類號：F253.2 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）010-0000-01

目前，各行業(yè)市場競爭越發(fā)的激烈，各企業(yè)的利潤空間愈發(fā)的變小。如果企業(yè)要想在如此激烈的市場中生存下去，企業(yè)一方面注重產(chǎn)品和市場開發(fā)的同時(shí)，另一方面還要加強(qiáng)自身企業(yè)內(nèi)部的精細(xì)化管理，向成本要效益，降低采購成本。采購不僅為企業(yè)的正常運(yùn)行提供了所需的原材料以及各項(xiàng)服務(wù)，同時(shí)也為企業(yè)提高市場競爭力，提高產(chǎn)品直流，降低單位成本起到了積極的作用，所以，物資采購企業(yè)精細(xì)化管理中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

一、采購和集中采購的含義

采購，是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源， 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動。采購，既是一個商流過程，也是一個物流過程。采購的基本作用，就是將資源從資源市場的供應(yīng)者手中轉(zhuǎn)移到用戶手 中的過程。在這個過程中，一是要實(shí)現(xiàn)將資源的物質(zhì)實(shí)體從供應(yīng)商手中轉(zhuǎn)移到用戶手中。前者是一個商流過程，主要通過商品交易、等價(jià)交換來實(shí)現(xiàn)商品所有權(quán)的轉(zhuǎn) 移。后者是一個物流過程，主要通過運(yùn)輸、儲存、包裝、裝卸、流通加工等手段來實(shí)現(xiàn)商品空間位置和時(shí)間位置的完整結(jié)合，缺一不可。只有這兩個方面都完全實(shí)現(xiàn)了，采購過程才算完成。集中采購是指將集中采購目錄內(nèi)的貨物、工程、服務(wù)集中進(jìn)行采購。目的是使同一企業(yè)內(nèi)部或同一企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的采購管理集中化，達(dá)到通過對同一類材料進(jìn)行集中化采購來降低采購成本的目的。

二、集中采購管理的建議

1.完善采購業(yè)務(wù)流程

集團(tuán)公司的采購業(yè)務(wù)流程是集中采購工作的基礎(chǔ)，只有制定明確的業(yè)務(wù)流程，從采購計(jì)劃提出的部門一直到審計(jì)部門，流程不能繁瑣，還要能夠保證采購工作的透明性，以防止內(nèi)部人員變成公司的蛀蟲。針對不完善的業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化流程需要做到以下幾點(diǎn)：一是簡化流程的審批手續(xù)，使集中采購工作能夠快速高效進(jìn)行；二是保證流程內(nèi)的各審批部門的職能，流程內(nèi)的各個部門可以收到其他部門的監(jiān)督，保證采購工作的公平性；三是增加緊急物資的采購功能，已保證公司有突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，可以走緊急采購的渠道和對應(yīng)的流程，以便保證公司能夠正常穩(wěn)定運(yùn)行。

2.構(gòu)建信息化平臺

許多集團(tuán)公司內(nèi)部出現(xiàn)物資、備品備件成為長期的庫存積壓，甚至出現(xiàn)其他公司采購相同下屬公司庫存積壓同類物資的情況，造成了集團(tuán)公司流動資金被大量占用、庫存成本增加的不利情況，直接導(dǎo)致產(chǎn)品的成本上升。沒有做到資源整合和共享。針對信息管理不足的問題，可以通過以下幾點(diǎn)改善：一是通過公司內(nèi)部網(wǎng)站或者OA、ERP等企業(yè)內(nèi)部的電子商務(wù)軟件，實(shí)行采購、庫存、費(fèi)用等信息資源共享；二是建立修舊利廢的獎勵機(jī)制，調(diào)動人員的主觀能動性，自動的降低各項(xiàng)庫存。三是定期公布庫存物資的詳細(xì)信息，保證信息的時(shí)效性。

3.對供應(yīng)商統(tǒng)一管理

供應(yīng)商的選擇是采購的第一要素，所以要做好供應(yīng)商的準(zhǔn)入和評選工作，采購人員以及審計(jì)人員在供應(yīng)商入網(wǎng)前，要對其各項(xiàng)資質(zhì)、信譽(yù)以及實(shí)力都要進(jìn)行嚴(yán)格的評審。供應(yīng)商選擇的優(yōu)劣，將直接影響公司集中采購物資的成本、質(zhì)量以及效率。因此，一旦確定后，就要與其保持一個長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。采購部門還要對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理，要將同類商品的供應(yīng)商保持在一個合理的數(shù)量，同時(shí)還要促進(jìn)供應(yīng)商直接有競爭，這樣可以幫助公司得到高質(zhì)量的物資，也可以得到便捷優(yōu)質(zhì)廉價(jià)的售后服務(wù)，同時(shí)還可以達(dá)到降本增效的目的。于此同時(shí)，還要讓供應(yīng)商了解到集團(tuán)公司的需要，以便供應(yīng)商提供更有針對性的產(chǎn)品和服務(wù)。針對上述目標(biāo)，需要做到以下幾點(diǎn)：一是提高供應(yīng)商的準(zhǔn)入門檻，防止以次充好的情況發(fā)生；二是保持供應(yīng)商在一個合理的數(shù)量，使更多有實(shí)力的供應(yīng)商之間產(chǎn)生兩性的競爭，招標(biāo)公式盡可能的廣，使公司得到采購效益最大化；三是成立專門的人員，定期對供應(yīng)商的資質(zhì)以及實(shí)力進(jìn)行定期考察評估，階段行淘汰更換；四是與供應(yīng)商之間形成優(yōu)良的產(chǎn)品反饋系統(tǒng)，共同優(yōu)化所購物資的質(zhì)量及服務(wù)，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展的目的；

4.加強(qiáng)內(nèi)部管理控制

對于集團(tuán)公司來說，針對其下屬的各個子公司要根據(jù)其實(shí)際情況的不同，來實(shí)行分級采購的和集中采購混合實(shí)施的采購管理模式，也就是說集中采購主要指集團(tuán)公司集中采購各子公司通用品類，子公司集中采購其下面部門所需要的物資。而集團(tuán)公司與子公司之間則是分級采購。這樣企業(yè)內(nèi)部各單位達(dá)成統(tǒng)一的共識，建立完善集團(tuán)公司集中采購的管理制度，建立一套健全的集中采購管理體系。同時(shí)要做到以下三點(diǎn)：一是建立集團(tuán)公司唯一、統(tǒng)一的物資采購部門，既集團(tuán)采購中心，實(shí)行集團(tuán)公司對集團(tuán)以及下屬子公司所需物資的進(jìn)行集中采購；二是必須強(qiáng)化集中采購的過程中的外購審批制度，防止多報(bào)、亂報(bào)，增加集團(tuán)的資金壓力；三是加強(qiáng)對集團(tuán)采購制度的管理，維護(hù)整個企業(yè)的利益。

三、結(jié)語

在公司整個運(yùn)營的活動中，最主要的也是最基本的環(huán)節(jié)就是采購活動。而集中采購也是采購工作的發(fā)展方向與趨勢。只有梳理好采購的流程、建立一套健全的采購管理體系、選擇好的供應(yīng)商，最后還要保證物資的庫存數(shù)量降到最低，才能夠從采購中要效益，進(jìn)而降低整體的產(chǎn)品成本，提示企業(yè)在市場上的競爭力。