企業(yè)采購(gòu)管理的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)措施

麻林夕

【摘 要】 本文闡述了采購(gòu)管理的定義及重要性，分析了企業(yè)采購(gòu)管理的現(xiàn)狀及存在問題，提出了加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)管理的措施。要規(guī)范采購(gòu)流程；加快采購(gòu)信息化建設(shè)；加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理；樹立科學(xué)的采購(gòu)管理理念；加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)控管理。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)；采購(gòu)流程；采購(gòu)管理；現(xiàn)狀；措施

一、采購(gòu)管理的定義及重要性

1、采購(gòu)管理的概念

采購(gòu)管理是交付計(jì)劃下達(dá)、需求及采購(gòu)單生成、詢比價(jià)管理、篩選或檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過程，是對(duì)采購(gòu)過程中供應(yīng)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的科學(xué)管理。企業(yè)采購(gòu)管理的具體內(nèi)容包括設(shè)定采購(gòu)目標(biāo)、制訂采購(gòu)制度、明確相關(guān)崗位職權(quán)、選聘采購(gòu)人員、設(shè)計(jì)采購(gòu)作業(yè)流程與表單，以及擬訂計(jì)劃與預(yù)算等。

2、采購(gòu)管理的重要性

采購(gòu)物資的質(zhì)量直接影響到產(chǎn)品的質(zhì)量。產(chǎn)品所需的原輔料、電子元器件及設(shè)備等，在采購(gòu)過程中都需要經(jīng)過嚴(yán)格的篩選和檢驗(yàn)后才能投入生產(chǎn)中。

采購(gòu)成本對(duì)于減少資金占用、降低倉(cāng)儲(chǔ)成本和加快營(yíng)運(yùn)資本周轉(zhuǎn)起著重要作用。采購(gòu)成本不僅包括采購(gòu)費(fèi)用，還包含倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、流動(dòng)資金占用費(fèi)用等，采購(gòu)成本過高將會(huì)很大程度降低生產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益。

物資采購(gòu)是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行的必要前提。采購(gòu)為企業(yè)保證供應(yīng)、維持正常生產(chǎn)和降低缺貨風(fēng)險(xiǎn)創(chuàng)造了條件。沒有充足的物料，生產(chǎn)就無法進(jìn)行。

3、常見的采購(gòu)方式

（1）詢價(jià)采購(gòu)。詢價(jià)報(bào)價(jià)采購(gòu)，指通過買方向選定的若干供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)，由各個(gè)供應(yīng)商提供各自的報(bào)價(jià)，買方選定某個(gè)供應(yīng)商與其達(dá)成交易的采購(gòu)模式。詢價(jià)采購(gòu)是企業(yè)采購(gòu)最常見的獲取報(bào)價(jià)的方式。

（2）招標(biāo)采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)指買方在一定范圍內(nèi)發(fā)布招標(biāo)公告，符合要求的供應(yīng)商購(gòu)買并按規(guī)定提交投保書，買方對(duì)標(biāo)書進(jìn)行評(píng)估后確定供應(yīng)商并與之達(dá)成交易的采購(gòu)模式。企業(yè)采購(gòu)重大的設(shè)備或工程項(xiàng)目時(shí)，政府機(jī)構(gòu)等非營(yíng)利組織進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，經(jīng)常采用招標(biāo)采購(gòu)方式。

二、企業(yè)采購(gòu)管理的現(xiàn)狀及存在問題

1、我國(guó)企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀

我國(guó)的采購(gòu)管理無論從理論還是實(shí)踐方面比較落后。在理論方面，采購(gòu)管理作為一門管理科學(xué)還沒有得到企業(yè)管理者足夠的重視，管理者往往缺乏相關(guān)的基礎(chǔ)理論研究，不能為企業(yè)的采購(gòu)實(shí)踐提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。在實(shí)踐方面，傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式中采購(gòu)管理的制度不夠完善，企業(yè)缺乏采購(gòu)戰(zhàn)略管理，采購(gòu)流程缺乏科學(xué)性。因此，國(guó)內(nèi)企業(yè)的整體采購(gòu)成本居高不下，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，尚未建立規(guī)范高效的采購(gòu)管理體系。傳統(tǒng)的采購(gòu)管理已經(jīng)成為我國(guó)企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的瓶頸之一。

2、企業(yè)在采購(gòu)管理中存在的問題

現(xiàn)行的采購(gòu)模式主要分為招標(biāo)采購(gòu)、傳統(tǒng)模式采購(gòu)方式及電子商務(wù)采購(gòu)模式。其中，傳統(tǒng)的粗放式采購(gòu)模式仍然是企業(yè)采用的主要采購(gòu)模式。在這傳統(tǒng)采購(gòu)模式下，大部分企業(yè)的采購(gòu)職能被忽視，采購(gòu)部門只是一個(gè)普通的職能部門，承擔(dān)事務(wù)性的采購(gòu)工作。企業(yè)采購(gòu)已經(jīng)暴露出了如下問題：

（1）采購(gòu)戰(zhàn)略不明確。針對(duì)不同性質(zhì)的采購(gòu)物料、不同需求的產(chǎn)品、不同類型的供應(yīng)商，企業(yè)無法制訂出滿足整體戰(zhàn)略需要的供應(yīng)戰(zhàn)略。企業(yè)采購(gòu)人員普遍缺乏相應(yīng)的知識(shí)和技能，不能為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（2）采購(gòu)管理的制度不完善。很多國(guó)內(nèi)企業(yè)沒有完善的采購(gòu)預(yù)算制度、明確的采購(gòu)授權(quán)與審批制度，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。企業(yè)采購(gòu)工作中常常出現(xiàn)采購(gòu)成本和管理費(fèi)用過高、需求規(guī)格不夠明確、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)不清、供貨渠道不穩(wěn)定、交貨周期長(zhǎng)等問題。

（3）采購(gòu)費(fèi)用偏高。國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)的成本控制意識(shí)薄弱，采購(gòu)費(fèi)用普遍偏高。企業(yè)的采購(gòu)信息分散、錯(cuò)誤率高；采購(gòu)的過程繁瑣，采購(gòu)效率不高；同時(shí)，不透明的采購(gòu)流程造成的暗箱操作，從而導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)流失。以上各種原因造成國(guó)內(nèi)企業(yè)的采購(gòu)費(fèi)用偏高。

（4）供應(yīng)商管理的不足。國(guó)內(nèi)企業(yè)的供應(yīng)商管理，在供應(yīng)商評(píng)價(jià)、績(jī)效考核等方面存在問題。例如，很多企業(yè)沒有全面的供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)，從而導(dǎo)致不能更加科學(xué)的選出合格的供應(yīng)商。在采購(gòu)過程中，企業(yè)與供應(yīng)商的溝通僅限于催貨和交付，很少對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)過程和進(jìn)度進(jìn)行詳細(xì)了解。

3、企業(yè)采購(gòu)管理面對(duì)的挑戰(zhàn)

新材料及新技術(shù)的快速產(chǎn)生使得采購(gòu)管理變得更加復(fù)雜。價(jià)格變化幅度大、產(chǎn)品生命周期短、技術(shù)發(fā)展變化快及產(chǎn)品研發(fā)時(shí)限短使得采購(gòu)管理的反應(yīng)時(shí)限短。因此企業(yè)采購(gòu)管理面臨以下挑戰(zhàn)：

（1）技術(shù)發(fā)展迅速，停產(chǎn)斷檔現(xiàn)象越來越多，采購(gòu)品更新?lián)Q代快導(dǎo)致庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)高、采購(gòu)難度大和對(duì)供應(yīng)質(zhì)量掌控能力差。

（2）市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)頻率高、變動(dòng)幅度大，導(dǎo)致采購(gòu)周期不易控制。

（3）傳統(tǒng)價(jià)格=成本+利潤(rùn)之公式已不再適用，導(dǎo)致采購(gòu)成本不易估算和掌握。

面對(duì)以上挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)從以成本為目標(biāo)到以價(jià)值創(chuàng)造為目標(biāo)的轉(zhuǎn)變、從被動(dòng)接受采購(gòu)指令到自行預(yù)測(cè)調(diào)整的轉(zhuǎn)化、從單一的購(gòu)買行為到策略性采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的變革。

三、加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)管理的措施

1、規(guī)范采購(gòu)流程

企業(yè)應(yīng)分析自身特點(diǎn)，建立適合本企業(yè)的采購(gòu)制度，規(guī)范采購(gòu)流程。一是科學(xué)制定采購(gòu)計(jì)劃，嚴(yán)格按照計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)，減少盲目采購(gòu)；二是明確相關(guān)部門的權(quán)利及責(zé)任，使整個(gè)采購(gòu)過程有章可循；三是加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)需求審批、執(zhí)行、檢驗(yàn)、發(fā)放等環(huán)節(jié)的管理；四是制定供應(yīng)商考核機(jī)制，定期分析和評(píng)價(jià)供應(yīng)商；五是制定科學(xué)合理的采購(gòu)績(jī)效考核體系，定期考核采購(gòu)人員，提高采購(gòu)效率、防止暗箱操作及腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

2、加快采購(gòu)信息化建設(shè)

ERP管理系統(tǒng)可以為采購(gòu)提供良好的管理信息平臺(tái)，使人力資源、財(cái)物、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售全方位科學(xué)高效集中管理，確保信息流、實(shí)物流及財(cái)務(wù)流的一致性，使采購(gòu)管理能夠與其他職能部門的協(xié)調(diào)和配合更加高效，使采購(gòu)過程更加合理化、程序化和透明化。

3、加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理

（1）建立供應(yīng)商的激勵(lì)機(jī)制。建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制有助于維持穩(wěn)定的雙贏關(guān)系。沒有有效的激勵(lì)機(jī)制，就不可能維持良好的供應(yīng)及合作關(guān)系。在實(shí)踐中，采用優(yōu)先付款、給予供應(yīng)商價(jià)格折扣和柔性合同、發(fā)布供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)措施等，使供應(yīng)商和制造商分享成功，同時(shí)也使供應(yīng)商從合作中體會(huì)到雙贏機(jī)制的好處。

（2）建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)價(jià)方法。對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格、周期及服務(wù)進(jìn)行綜合客觀的評(píng)價(jià)，使供應(yīng)商不斷改進(jìn)，提高供應(yīng)商合作的積極性和穩(wěn)定性。對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)要抓住關(guān)鍵指標(biāo)，比如交貨準(zhǔn)時(shí)率的提高、交貨質(zhì)量的改善，售后服務(wù)質(zhì)量的提升、提前期的縮短等。把評(píng)價(jià)結(jié)果向供應(yīng)商反饋，與供應(yīng)商一起探討問題產(chǎn)生的根源，并協(xié)助供應(yīng)商持續(xù)改進(jìn)。

4、樹立科學(xué)采購(gòu)管理理念

采購(gòu)部門不單單是執(zhí)行采購(gòu)的職能部門，更應(yīng)是管理部門。為提升采購(gòu)管理，企業(yè)必須提升采購(gòu)部門的地位和執(zhí)行能力，建立現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理理念，建設(shè)一支高效專業(yè)的采購(gòu)管理團(tuán)隊(duì)，以客戶需求為導(dǎo)向，處理好采購(gòu)與設(shè)計(jì)、需求、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售、財(cái)務(wù)等部門的關(guān)系。

5、加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)控

企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)招標(biāo)、合同簽訂及執(zhí)行、質(zhì)量檢驗(yàn)、付款等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督，有效規(guī)范采購(gòu)行為。同時(shí)，使用集中采購(gòu)的方式對(duì)關(guān)鍵物資進(jìn)行采購(gòu)，在明確需求后加大在市場(chǎng)進(jìn)行價(jià)格、質(zhì)量和服務(wù)談判的籌碼，最大限度降低采購(gòu)成本，提升采購(gòu)質(zhì)量。此外，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理和培訓(xùn)。采購(gòu)部門需要對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)、法律法規(guī)、價(jià)格談判等知識(shí)及采購(gòu)品所屬行業(yè)專業(yè)知識(shí)都了解的復(fù)合型人才，只有不斷加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的專業(yè)培訓(xùn)，才能從根本上提高采購(gòu)效率。

四、結(jié)語(yǔ)

采購(gòu)管理作為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要手段之一，它在企業(yè)管理中的戰(zhàn)略性地位日益受到國(guó)內(nèi)企業(yè)的高度關(guān)注。企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)上發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，就必須適時(shí)調(diào)整采購(gòu)管理策略，從而全面提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

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