試論如何加強機關檔案管理工作

吳盛海

摘要：機關檔案工作是新的歷史時期機關檔案工作面臨的新任務和新要求。根據《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》有關規定，各地區機關應該從多方面入手，進一步規范檔案管理流程工作。

關鍵詞：機關檔案；管理工作；素質

機關檔案工作者要牢固樹立活到老、學到老的思想，增強創新發展的意識，強化政治業務學習，以優良的作風和過硬的素質，立足崗位，扎實工作，不斷適應社會主義現代化建設的需要，為經濟社會發展做出應有的貢獻。

一、健全的檔案工作制度

為了保證機關檔案工作的順利開展必須建立健全機關檔案工作規章制度。在我市近幾年的檔案工作執法檢查中，我們發現，有相當一部分機關單位沒有健全的檔案工作制度，有的單位甚至根本就沒有建立檔案工作制度。由于缺乏制度的指導和約束，檔案人員一味埋頭苦干，結果檔案的整理不規范，檔案的保管不合要求，檔案的利用也達不到應有的效果。大家都知道，完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要以相的制度做保障所謂“無規矩不成方圓”，要使機關檔案工作有章可循、有法可依，機關檔案部門必須建立縫全機關檔案工作規章制度并納入有關部門和人員的崗位責任中監督實施。機關檔案工作需要建立的規章制度主要有：其一檔案的歸檔制度（主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求）；其二檔案的保管制度（主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施）：其三檔案的保密制度（3z要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求）；其四檔案的利用制度（主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續）。

二、機關檔案人員除了做好檔案的整理，還要做好檔案的收集、保管和利用

檔案的收集、整理、保管和利用是檔案實體管理的基本流程。收集是檔案部門積累檔案的手段，是檔案工作的起點；整理是將無序的檔案有序化，是檔案工作的重點；保管為延長檔案壽命提供物質保障，是檔案工作的關鍵環節；利用則是檔案工作的最終目的，檔案的價值由此體現。檔案收集、整理、保管及利用工作的要求是“收集齊全、整理規范、安全保管、有效利用”，這同時也是檔案工作的目標和方向。機關檔案人員必須緊緊圍繞這十六個字開展機關檔案工作。其一收集齊全收集為檔案工作提供了物質對象，收集工作質量的高低直接影響到檔案的后續工作，因此檔案收集應盡可能做到齊全。日常的收集工作要注意三點：① 注意收集賬外文件，即本機關收發文登記薄未登記的文件，如各種計劃、總結、大事記、黨的會議記錄、協議等；②注意收集組織人事部門手中的文件，如人事方面的登記表、審批表、介紹信、存根、花名冊等；③注意收集聲像、實物等非紙質材料的檔案，如錄音（像）帶、相片、各種獎狀、證書、錦旗等。其二整理規范檔案整理工作在檔案總體管理中具有重要意義，它是檔案利用、開放，發揮檔案作用的一項前提條件，因此檔案整理必須規范。檔案的整理，從分類、組合、排列，到編號、編目、裝訂、裝盒，每個環節都有其標準和要求。檔案人員要主動加強業務學習，熟悉每個環節的操作方法，并嚴格按照相關規定，規范整理檔案。其三安全保管要廣泛、長久地發揮檔案的作用，就必須將檔案妥善保管，維護檔案的安全。①應根據保存檔案的數量，設置必需的檔案專用庫房和柜架。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施；②應根據工作需要增置溫濕度計、復印機、收錄機、照相機、去濕機、吸塵器、空調設備和電子計算機等；③應定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作記錄，如遇特殊情況應及時檢查，發現問題要及時解決。其四有效利用為機關各項工作需要提供利用檔案，是檔案工作任務的中心環節，是檔案工作的根本目的。要做到檔案的有效利用：①機關檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動了解機關各項工作對利用檔案的需要，做好提供利用工作；②機關檔案部門必須編制《案卷目錄》，并根據利用工作的需要編制檔案著錄卡片或專題目錄（卡片）；③機關檔案人員應開展檔案史料的編研工作，積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、發文匯集和專題文件匯集等。

三、良好的工作環境和嚴格的教育機制是提高機關檔案管理工作者素質的重要途經

其一營造良好的工作環境。檔案工作是一項枯燥乏味、不易出成績的工作，是一個冷門崗位，很多人不愿意去從事這項工作，但是這項工作是反映一個單位發展過程，詳盡記錄一個單位各方面工作數據的基礎性工作，為調查工作情況、出臺政策法規、核實人事資料等方面提供著重要依據。因此說，機關要學會用政策留人、待遇留人、感情留人。從硬件上，按照現代化、科技化的要求，設立獨立的辦公、查閱、庫房三室，配備電腦、照相、錄像、打印、復印、傳真、掃描、碎紙機等管理設備和設施，安裝標準空調機，不斷改善檔案保管環境，為從事檔案管理工作的人員創造一個好工作環境。從軟件上，建立傾向檔案管理的政策，關心檔案管理工作者的政治進步，關心他們的身心健康，提高他們的經濟待遇，為檔案管理工作提供充足的經費，支持他們搞科研創新，加大獎勵的力度，以良好的發展環境，使他們樂于從事檔案工作，進而激發他們工作的積極性和主動性。其二加大教育培訓力度。培養和提高檔案管理工作者素質，關鍵是教育。為此，一要抓好繼續教育，繼續教育是對檔案工作者進行知識和技術更新、提高的有效途徑。要組織好檔案管理工作者積極參加人事部門、檔案部門組織的業務知識培訓，不斷更新知識，學會現代化的管理手段，增加對新生事物的理解和把握，不斷提高自身創造能力及管理水平，以促進檔案工作創新發展；二要拓寬教育的方式。要改變傳統的教學模式，變填鴨式教學為互動啟發式教學，注重教育的針對性和實效性，注重創新性思維的開發，采取座談討論與外出學習考察相結合的形式，激發檔案管理工作者參與學習教育的積極性；三要提高教育的質量。要改變過去為了學而學，學用相脫節的錯誤做法，組建高水平的教師隊伍，提高教學質量，嚴格教育考核機制，把學習成績作為衡量工作實績的標準之一，把理論研究成果作為職級晉升的重要依據，以鼓勵和培養更多高素質的檔案工作管理人才。

總之，要搞好機關檔案工作，應當提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作創新，不斷加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。