淺議人力資源HR系統信息化管理

摘 要：信息化作為現代社會的重要戰略資源，在當前開展內部管理時，只重視生產過程中的資源管理，制度的執行力，忽略了對信息資源的有效使用，特別是在人力資源管理上的應用。文章重點從人力資源HR系統信息化管理信息化，就目前存在的問題與原因和如何充分發揮其作用及對策進行了闡述。

關鍵詞：人力資源HR系統信息化管理 信息化資源 HR系統特點

中圖分類號：F240 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）05-253-02

隨著我國市場競爭的加劇，人力資源管理工作在企業戰略發展中的作用日益凸顯。一個企業能否健康發展，在很大程度上取決于員工素質的高低于否，取決于人力資源管理在企業管理中受重視程度。人力資源管理通過人力資源規劃、招聘錄用、培訓開發、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理幾方面來對企業日常運行進行管理。企業要想在市場競爭中取得優勢，就得做好這幾個環節。其中科學有效地搞活企業內部分配，合理有序地進行人員的利用和配置，從而逐步推進勞動工資管理的規范化、標準化、系統化已日趨重要。人事、檔案、工資管理是企業現代化管理中不可分割的一部分，它與每個職工的切身利益息息相關，勞動者素質的高低和其勞動生產積極性的大小直接影響到企業的經濟效益。安陽鋼鐵股份公司目前有三萬多在職職工，兩萬兩千多離、退休職工。二級單位人勞科管理的數據主要是有關在職職工和退休職工的各方面信息、工資信息、勞動保險信息、人員調配信息及專業人員的學歷職稱信息等。數據量非常大，覆蓋面積非常廣，人員流動特別頻繁，工資和調資的各種統計手工處理極其繁瑣和復雜，學歷職稱的更新速度也比較快，各種信息的反饋要求及時準確，愈來愈迫切地要求實現計算機程序更新系統統一管理。公司及二級單位人事、檔案、工資管理信息系統原采用FOXPRO6.0數據庫技術，人力資源處經過一系列的系統調查、需求分析和總體設計，開發出一個集人事、檔案、工資于一體的管理信息系統HR人力資源數據庫技術，取代了以往的落后程序計算、造表和相關查找統計的落后管理模式，在很大程度上改變了僅僅用計算進行打表的單一性操作，大大提高了微機使用效率，減輕了業務管理人員的勞動強度，初步實現了人力資源管理業務的標準化管理，具有較強的實用性。

一、系統設計

1.HR系統概況。

該系統是為了滿足各二級單位人勞業務的需求而設計的，二級廠勞資料主要負責完成本單位職工的工資計算，發放并匯總通過網絡上報人力資源處，以及職工在單位內部的調配、職工檔案的錄入、修改、維護和掃描。此外，還要查詢統計本單位內所有的專業技術人員的學歷、職稱情況等等。由于職工檔案、工資信息大，人員變動特別頻繁，工資統計、匯總十分繁瑣和復雜，僅靠人工管理，不僅常常會發生數據錯誤，而且即使業務人員加班加點統計出來的數據仍然有較大的出入，甚至前后吻合不上，從而影響了領導的經營決策。而在當今的信息社會，企業要生存要發展，必須要向管理要效益，有效地提高現代化的勞資管理水平。該系統在各單位的檔案信息建立起來的前提下，以檔案為基礎，工資為主干，結合人勞的實際，進行檔案、工資、員工信息的各種查詢、統計、打印，充分考慮到了用戶因素，功能擴展因素和環境因素等，較好地滿足了各單位需求，具有較強的實用性。

2.HR系統功能。

該系統完成了以下功能：

（1）員工信息管理：主要負責本單位各類人員的工作證號、姓名、曾用名、車間、班組、性別、檔案身份、職務、學歷、職稱、鑒定工種、技術等級、取證時間、合同類別、合同起止時間、公積金賬號、身份證號碼、社會保障號碼、籍貫、檔案編碼、聯系電話等信息的錄入、修改、查詢、更新以及人員花名冊的打印，進行人員檔案中多種信息的統計。

（2）員工薪資管理：主要完成本單位職工的工資計算，員工車間班組變動、工種變動、調資及考勤錄入管理并將匯總信息上報。

（3）獎金管理：主要完成本單位職工的資金計算、錄入、匯總統計以及單表和匯總表的打印。

（4）話費管理：主要完成本單位職工的電話費用的錄入、查詢、核實、打印。

（5）系統維護：主要完成本系統內各種類編碼的數據維護以及基礎庫的備份和恢復等。

3.HR系統性能。

（1）安全性。由于人力資源系統主要管理全公司職工的工資及個人信息，有一定的保密性，其中職工工資屬公司機密，所以為了確保本系統數據的安全性和保密性，采取了以下措施：

a.防止非法用戶使用。對每個合法用戶都能給出自己使用的用戶名和密碼。在進入系統時用戶必須輸入正確的口令后，方能進入。b.防止非法數據錄入。對每級菜單中的每個條目，數據庫及其字段的操作權限都做了嚴格限定，以防數據庫中數據受到非法更新。c.嚴格定義字段的類型、值域和外部約束，來保護數據的合法性。

（2）可靠性。人力資源HR系統主要負責整個公司職工工資信息管理和工資的調配管理，所以系統要求有很高的可靠性，以防止非法操作和意外事故對系統的破壞，在對可靠性設計上，本系統從以下幾個方面做了考慮：

a.在程序設計中，對于數據更新、刪除、退出等操作，給出確認提示，防止誤操作對數據庫的破壞。b.提醒用戶對錄入、更新的數據進行校驗，確認無誤后提交。c.對二級單位微機的操作，對每次數據更新、修改都提醒硬盤備份，在大型機上數據備份定期由公司系統管理員執行。d.數據的恢復可由兩條途徑：一是U盤恢復，二是利用程序內的數據恢復功能。

（3）完整性。a.為了保證數據的完整性和一致性，對所有數據的錄入和修改均出自一處，各單位（除公司人力資源處）只能對本單位職工的有關信息進行錄入、修改和查詢，在修改的同時，對上級系統相應信息修改，所有數據庫字段（除姓名、時間）均采用統一編碼。b.所有基礎數據庫的結構均滿足第二范式。c.對于數據統計，計算前要求進行數據完整性校檢，在保證無遺漏數據情況下再統計。d.上級系統對職工基礎檔案信息的調整，通過變動通知庫在下級系統啟動時自動更新。

4.HR系統模塊結構（結構圖見附表）。本系統的模塊設計主要從系統功能出發為滿足系統要求而設計，系統功能均轉換為一級模塊，并由此逐步向下劃分。

5.數據庫設計。隨著信息化的發展人力資源管理實現了開放式管理，實現部分功能的外包以及虛擬組織的設立，最終目的是達到革新企業的管理理念，優化人力資源管理。當人力資源管理從單一的、自上而下的管理，向互動、多方位、全面、專業化的方向發展的過程中，人力資源的管理理念逐步提升，人力資源部門逐漸成為組織的核心部門。人力資源管理的實施不但使人力資源向人力資本轉變成為可能，使人力資源部門創造的價格得到認可，更促進了全員參與管理，使每一位員工都可以參與到人力資源部門的工作中來，改變了傳統的員工在管理過程中處于被動地位的狀況，形成了新的互動管理的局面。使人力資源管理部門從提供簡單的人力資源信息轉變為提供人力資源管理知識和解決方案，隨時隨地向管理層提供決策支持，向人力資源管理專家提供分析工具和建議，建立支持人力資源管理部門積累知識和管理經驗的體系。人力資源管理的實施轉變了傳統的人力資源部門為成本部門的印象，通過成本分析，人力資源部門創造的價值可以以定量的形式表示出來。通過授權員工進行自助服務、外協及服務共享，使人力資源部門日益從瑣碎的行政事務中解脫出來，扮演起組織的戰略性合作伙伴的角色。

對于數據庫系統的選擇，首先要根據應用處理的業務、特點去分析數據量和處理要求，然后去選擇功能和性能上滿足要求的數據庫管理系統。

數據是企業管理的信息資源，盡管企業的管理模式和管理方法經常改變但企業的基本數據是相對穩定的，因此在對數據源數據收集的基礎上，形成盡可能穩定的、能在較長時間內為企業提供信息服務的數據庫，是數據庫的基本考慮，也是企業管理信息系統能否建成的關鍵所在，也是使數據庫的設計科學化、規范化和標準化的必由之路。

二、HR系統特點

HR管理信息系統是公司人力資源處結合二級單位勞人科管理的實際開發出的一個適合安鋼人力資源現狀的系統，目前已正式投入使用。在近三年的系統調查、分析設計和軟件開發中逐漸形成了自己的特點。

1.采用了先進的HR人力資源數據庫技術，為用戶設計了具有自己特色的使用畫面。

2.操作簡單，功能比較齊全。

3.在軟件設計中把工資和檔案相連，在管理上實現了兩者互相制約和監督。

4.采用了大量的編碼，方便了用戶使用，節省了數據庫使用空間。

三、結束語

HR管理信息系統自運行以來，受到了各級用戶的一致好評，取得了明顯的管理效益和經濟效益。有了計算機的分析、統計、匯總、查詢，不僅大大提高了工作效率，降低了業務人員的勞動強度，而且減少了決策的盲目性，為領導決策提供了準確可靠的依據。為人力資源管理部門之外的其他管理人員提供各種形式服務，例如，組織的高層管理人員可以在網上查看人力資源的配置、重要員工的狀況、人力資源成本的分析、員工績效等等；對部門負責人而言，可以在網上管理自己部門的員工，例如，可查詢屬下員工的考勤記錄、審批休假申請、進行績效管理等等；看本月薪資明細、福利、獎金、內部招聘信息、各種人事政策、個人考勤休假情況、注冊內部培訓課程等等。此類服務的提供，使得人力資源管理從以前的相對封閉變得開放，滯后管理變成超前管理，這些好處無疑可以改善人力資源管理部門對最高決策者以及全體員工的服務質量，并使得全體人員都能參與到人力資源的管理活動中來，從而優化了管理結構，整合了管理資源，暢通了信息溝通渠道。以工資計算和進行勞動保險，各年齡段人數統計為例，以前計算工資勞動強度大，工資的發放需要好幾天，新程序啟用后計算機進行工資計算、匯總和打印，最多只需一天左右。以往進行職工勞動保險和年齡段人員統計，耗費大量的人力和時間，用新程序輔助業務人員工作，不僅節省了時間，而且保證了數據的精確性。新程序的使用，使人力資源管理工作日趨科學化、規范化、合理化。大大提高了人力資源管理的現代化水平，有效地推動了安陽鋼鐵公司人力資源管理的辦公自動化。

參考文獻：

[1] 安鋼人力資源HR系統管理信息交流材料

（作者單位：安陽鋼鐵股份有限公司第一煉軋廠 河南安陽455004）

（作者簡介：尚俊風，女，經濟師，現任職于安陽鋼鐵集團股份有限責任公司第一煉軋廠）

（責編：玉山）