淺析人事檔案的重要性

柯穎

摘 要：人事檔案是人事管理活動(dòng)過程的產(chǎn)物，它與用人制度有著密切的聯(lián)系。隨著人事制度逐步的發(fā)展和日益健全。具有神秘色彩的人事檔案，它由哪些材料構(gòu)成，又反映了哪些信息。人事檔案為什么這么重要。這都是做為個(gè)人需要知曉的。

關(guān)鍵詞：人事檔案 重要性 構(gòu)成及解析 法律依據(jù)

中圖分類號：F240

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）05-250-02

檔案是指組織或個(gè)人在以往的社會活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。我國檔案采取分類管理的方式，檔案按其類別被劃分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案和專門檔案。其中專門檔案中的人事檔案是人事科日常管理工作中最常見的檔案，是每個(gè)用人單位了解職工基本情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，是不可小看忽視的。

人事檔案是指將個(gè)人從出生到死亡各個(gè)時(shí)期人事活動(dòng)中所形成的產(chǎn)物，是一個(gè)人一生軌跡的縮寫。檔案記述和反映了個(gè)人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合而成，以備組織考察的文件材料。主要是由其所在組織的人事、勞資、黨委等部門在培養(yǎng)、選拔及任用人員的工作活動(dòng)中形成的原始記錄。

一、人事檔案的構(gòu)成及解析

人事檔案總是與機(jī)密聯(lián)系在一起，是一個(gè)讓人覺著神秘的物件。你的檔案，組織可以查閱，而你自己卻不能看；傳遞檔案時(shí)，要先將檔案開口處封上密封條并蓋上公章，本人絕對不能接觸到自己的檔案；檔案進(jìn)行傳遞時(shí)，也要通過中國郵政的機(jī)密件渠道進(jìn)行傳遞，而不是快遞公司；那么這個(gè)我們自己不能看的神秘物件中到底都裝了些什么呢？

其實(shí)在這個(gè)神秘物件中所裝載著都是我們每個(gè)人在以往的社會活動(dòng)中形成的，具有個(gè)人相關(guān)情況的各種紙質(zhì)記錄的固化信息。人事檔案由十大類材料構(gòu)成，組織通過查閱檔案就可以反映出個(gè)人的相關(guān)的各種信息：

第一類：履歷材料的構(gòu)成：干部履歷表、軍人履歷表、更名材料等。通過查閱可以反映在各個(gè)填表時(shí)點(diǎn)上，個(gè)人的一個(gè)全面的歷史情況；個(gè)人改名的原因、組織的批復(fù)。是領(lǐng)導(dǎo)干部“三齡二歷一身份”的“經(jīng)歷”的輔助證明材料。

第二類：自傳材料的構(gòu)成：自傳。通過查閱可以反映個(gè)人在各個(gè)時(shí)期對自我情況的全面介紹、自我的評價(jià)及家庭情況、社會關(guān)系的簡明情況。

第三類：鑒定、考核、考察材料的構(gòu)成：個(gè)人鑒定、考核表、政治思想品德考查表、干部個(gè)人審計(jì)報(bào)告等。通過查閱檔案可以反映出各個(gè)時(shí)期個(gè)人的年度考核情況；在校期間思想品德表現(xiàn)、社會實(shí)踐情況；領(lǐng)導(dǎo)干部離任時(shí)對其在任期間的審計(jì)考核及審計(jì)報(bào)告。

第四類：學(xué)歷、職稱、科研、培訓(xùn)材料（分四小類）：

Ⅰ類：學(xué)歷、學(xué)位的構(gòu)成：報(bào)考表、畢業(yè)生登記表、成績單等。通過查閱可以反映出個(gè)人的在校學(xué)習(xí)成績、學(xué)習(xí)經(jīng)歷，全日制教育及在職學(xué)歷、學(xué)位教育情況。是領(lǐng)導(dǎo)干部“三齡二歷一身份”的“學(xué)歷”的主要依據(jù)。

Ⅱ類：職稱的構(gòu)成：任職資格申報(bào)表、資格考試合格人員登記表。通過查閱可以反映出個(gè)人的職稱晉升的過程，同時(shí)也是九大類Ⅰ小類工資變動(dòng)表中職稱聘任的主要依據(jù)。

Ⅲ類：科研的構(gòu)成：創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，各種著作及有重大影響的論文目錄等材料。通過查閱可以反映出個(gè)人的科技技術(shù)層次、技術(shù)水平、科研成果。

Ⅳ類：培訓(xùn)的構(gòu)成：進(jìn)修結(jié)業(yè)證書、進(jìn)修表。通過查閱可以反映出個(gè)人的繼續(xù)再教育、外出培訓(xùn)等提高個(gè)人思想素質(zhì)及技術(shù)水平的相關(guān)培訓(xùn)。

第五類：政治歷史情況的審查材料：有關(guān)干部本人歷史上重要關(guān)節(jié)問題的審查材料、結(jié)論、批復(fù)、本人對結(jié)論的意見。通過查閱檔案可以反映出在歷史上重要關(guān)鍵問題個(gè)人及家庭成員的政治表現(xiàn)及其它需要向組織說明的情況。

第六類：參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料：入團(tuán)志愿書、入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、培養(yǎng)對象考察表等材料。通過查閱檔案的第六類材料，可以反映個(gè)人的政治面貌及參加黨派時(shí)間。是領(lǐng)導(dǎo)干部“三齡二歷一身份”的“黨齡”的主要依據(jù)。

第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料：各種榮譽(yù)稱號的審批表和事跡等材料。通過查閱檔案可以反映個(gè)人的先進(jìn)、表彰、嘉獎(jiǎng)等先進(jìn)事跡。

第八類：處分材料：處分決定、通報(bào)批評材料、刑事判決書、撤消處分等材料。通過查閱可以反映個(gè)人處分的原因、級別、組織審查的結(jié)果。

第九類：工資、任免、出國等材料（分四小類）：

Ⅰ類工資：各種工資變動(dòng)審批表、登記表。通過查閱檔案可以反映個(gè)人的工資演變情況，同時(shí)從該類表格中也可以看出個(gè)人的職稱聘任、職務(wù)晉升情況，是四大類Ⅱ小類職稱變動(dòng)、九大類Ⅱ小類職務(wù)晉升的相應(yīng)輔助證明，也是領(lǐng)導(dǎo)干部“三齡二歷一身份”的“工齡”、“經(jīng)歷”、“個(gè)人身份”的主要依據(jù)。

Ⅱ類任免：干部任免、工作調(diào)動(dòng)。通過查閱檔案可以反映個(gè)人的職務(wù)經(jīng)歷、工作單位的變動(dòng)情況。是領(lǐng)導(dǎo)干部“三齡二歷一身份”的“經(jīng)歷”的主要依據(jù)。

Ⅲ類出國、出境：出國（境）審批表。通過查閱檔案可以反映個(gè)人的因公出國（境）的事由、地點(diǎn)、時(shí)間等情況。

Ⅳ類其他：黨代會、個(gè)代會登記表等材料。通過查閱檔案可以反映個(gè)人的出席縣級以上的黨代會、民主黨派會議的情況。

第十類：其他可供組織上參考的材料。

隨著黨和國家對領(lǐng)導(dǎo)干部管理的要求，對于領(lǐng)導(dǎo)干部是“三齡二歷一身份”（即干部年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份）的認(rèn)定也日益嚴(yán)格。其中領(lǐng)導(dǎo)干部的年齡應(yīng)與選拔、任用、退休有著息息相關(guān)的重要性，更是認(rèn)定的重點(diǎn)內(nèi)容。

根據(jù)中組部、人事部、公安部《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字〔2006〕41號）對干部出生日期，按干部檔案的最先記載的出生日期為依據(jù)。干部的最先記載的相關(guān)材料有可能為：第三類思想品德考查表、第四類小Ⅰ類的在校期間填寫的相關(guān)材料、第六類的入團(tuán)志愿書等材料。在早期材料缺失的情況下，干部身份的按第九類小Ⅰ類中的新參加工作人員登記表、大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級表所填出生日期進(jìn)行認(rèn)定；工人身份的按招工登記表所填出生日期進(jìn)行認(rèn)定；有參軍經(jīng)歷的，按入伍登記表所填出生日期進(jìn)行認(rèn)定；有上山下鄉(xiāng)經(jīng)歷的，按上山下鄉(xiāng)知青登記表所填出生日期進(jìn)行認(rèn)定。

對于個(gè)人檔案記載多個(gè)出生日期或出生日期與身份證不一致的，按只可改大不可改小原則進(jìn)行認(rèn)定。具體認(rèn)定為：1、因升學(xué)、入團(tuán)、入黨、入伍、招工等因不夠年齡，而將檔案中早期材料記錄的年齡填寫較大時(shí)，而后期檔案又將年齡改回的，按即得利原則（即由于填寫較大年齡已經(jīng)從中得到相關(guān)的利益）必須認(rèn)定為升學(xué)、入團(tuán)、入黨、入伍、招工等時(shí)填寫的較大年齡認(rèn)定。2、在因升學(xué)、入團(tuán)、入黨、入伍、招工超齡，而將檔案早其材料記載年齡填小的，相關(guān)部門必須指派專人到公安、教育、醫(yī)療部門進(jìn)行調(diào)查取證，按相關(guān)認(rèn)定程序做出認(rèn)定，并將其年齡恢復(fù)成實(shí)際年齡。

二、檔案管理的法律依據(jù)

《中華人民共和國檔案實(shí)施辦法》、《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及各省的檔案條例、檔案管理辦法。這些法津、法規(guī)都是平時(shí)日常工作中常用的管理指導(dǎo)法規(guī)細(xì)則。

三、人事檔案的重要性

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

人事檔案是過去工作和歷史情況的真實(shí)記錄者，是歷史活動(dòng)的真憑實(shí)證。是第一手的參考材料，是在社會活動(dòng)中直接形成的，客觀記錄著歷史情況，具有最可靠的憑證。要?dú)v史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部，人事檔案具有不可替代的作用，是一個(gè)重要依據(jù)，它為管理部門提供備查的依據(jù)。

人事檔案是審查領(lǐng)導(dǎo)干部的過去經(jīng)歷、思想覺悟、品質(zhì)能力、社會關(guān)系等等，是考察了解和正確選拔使用干部唯一手段。同時(shí)人事檔案也代表單位組織和上級領(lǐng)導(dǎo)對個(gè)人進(jìn)行全方位的跟蹤監(jiān)督，相伴終身。做為人力資源管理者，在日常工作中對人事檔案收集、整理、保存、維護(hù)，保證人事檔案的歷史真實(shí)面貌。是對個(gè)人、組織負(fù)責(zé)任的一件好事，功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 《干部檔案工作條例》

[3] 《關(guān)于加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的暫行規(guī)定》

[4] 李揚(yáng).人事檔案管理問題與對策研究[J].信息化建設(shè)，2015（12）

（作者單位：三明市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院 福建三明 365000）

（責(zé)編：玉山）