淺談實踐辦公中電子檔案的弊端

崔凌云

【摘要】曾經的我們會擔心因為潮濕、蟲蛀、火災等等天災人禍而導致檔案丟失，造成無法彌補的過失。隨著社會的進步，時代的發展，電子版代替了紙質版，我們曾經遇到的問題被不再占據主要，新的問題又接踵而至。如何避免電子檔案泄密？如何避免因為個人操作失誤，導致電子檔案誤刪，帶來不可彌補的損失？本文進行分析和探討。

【關鍵詞】電子檔案；檔案泄密；保密；誤刪

提到電子檔案，很多人并不陌生，目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，所以常常都會使用到電子檔案。 電子檔案的遠距離傳輸功能，使異地資料同步與更新成為可能，人們不必再到檔案館繁瑣的查閱，只需上網登錄即可，從而大大地節省了時間和精力。也正是因為網絡和電子設備對個人信息保存的方便、快捷、翔實、完整，工作人員辦起公來，不僅提高了工作質量，還加大了辦公人員的工作效率。加快了社會科技發展的進程，更便捷了人們的生活方式。當然，任何事物都有兩面性，當我們在享受網絡給我們帶來的快速與便捷時，新的問題又擺到了我們的面前，即：如何確保個人電子檔案的安全性？個人信息的丟失與泄露事件時有發生，給家庭與社會帶來的損失也是不計其數，我們作為國家的公職人員，有責任保護人民的個人電子信息的安全。

一、病毒的危害不容忽視

伴隨著電腦的出現，人們更重新認識到了一個詞語，那就是“病毒”。一般情況下，我們的電腦都會安裝殺毒軟件，只要我們不打開病毒網頁或者不下載非官方的軟件，一般不會讓電腦感染病毒。手機是人人必備的，但是隨著智能機的普及，病毒也開始光顧這類群體。工作之余，我們拷貝同事文件時，如果因為網速慢或者文件過大，網絡傳送耽誤時間，一定要找一個綠色無毒的U盤，如果因為貪圖手機的存儲功能，或者借用一個不確定是否安全的U盤拷貝文件，相當于給同事和自己的電腦同時埋下了隱患，那么緊接著所面臨的，很可能就是電腦變得遲鈍起來，反應緩慢影響正常工作，有時候出現藍屏甚至死機，嚴重時會導致電腦所有數據丟失。如果非法分子利用病毒竊取這些檔案信息，偽造證件，進行詐騙等等違法行為，將給人民帶來不可估量的損失。

二、辦公人員的秉公執法至關重要

除了病毒導致電腦信息泄露以外，人員的保密工作也是一個問題。紙質檔案轉變為電子檔案是一個必然的趨勢，這個艱巨的任務不僅耗時而且量大，全都需要人事部門的工作人員進行電子歸檔。工作人員在對人事檔案進行記錄、續寫的時候，紙質檔案上的內容要完整且一字不差地電子歸檔，不能由于情緒因素，個人恩怨甚至是權勢金錢誘惑而違背個人職業操守，也切不可私自出售他人人事檔案信息，隨意更改人事檔案的信息，一定要認真遵守部門的規定，嚴格執行工作流程，做好檔案的保密工作，嚴于律己，踏踏實實做事，杜絕檔案泄密。

三、合格的電腦技術也是完成工作的一項重要保障

部門人員電腦技術是否過關也是一項重大難題，檔案部門的干部職工隊伍一般由檔案專業人員、非專業人員和計算機人員組成，缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業技術的全才，這在客觀上會制約檔案工作現代化進程。在紙質轉化電子檔案的過程中，熟練的電腦技術不僅節省時間，還能避免出現一些重大失誤。工作時，不經意的一個操作，可能造成嚴重的后果。例如長期未清理電腦垃圾，處理一些不用的文件時，誤刪了一個重要文件而導致無法恢復；或者日常操作時，不經意間進行了復制和粘貼這兩項操作，然后出現多個相同文件，發現后在刪除多余文件時，操作時誤選了一個重要文件，從而導致把這個重要文件一起被刪除。所以工作人員對電腦技術的掌握程度，不可忽視，即使事后發現，也為時已晚。要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。

四、客觀環境對電子設備的影響

以前的紙質不易保存，因為容易受潮，容易被蟲蛀，造成頁面文字缺失甚至嚴重損毀。電子檔案出現以后，可以完全避免檔案受潮，被蟲蛀，但是電子設備也對周圍環境有很大的要求，所以我們要保持工作場合干燥通風，環境衛生整潔，做到防磁，防火，防塵，防高溫等要求，最大可能地減少電子設備安全隱患，因為一旦損毀將無法恢復，無法補救，給國家將會帶來無法估量的損失。

新事物的出現，其自身存在的弊端也不容忽視。從中央到地方，從機關到企業已普遍建立了計算機局域網，但是，為了加強文件資料的保密，有些部門規定不準接入互聯網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。當電子信息檔案風險出現后，最為緊迫的是積極采取風險防范措施來進行及時的處理，主要是將多種辦法結合的措施相結合使用，將風險造成的危害降低在可控范圍內。電子信息檔案的管理者和管理單位，對于信息安全一定要時刻保持清醒的頭腦，切實提高安全防范意識，要充分認識到電子文件的風險是時時刻刻存在的，還具有不確定性，而且萬一出現風險問題就會帶來不可逆轉的影響，所以我們一定要對電子信息檔案管理的風險保持高度的認識，要將預防工作看作檔案管理工作中的重中之重，嚴格執行各類風險防范措施，確保管理水平得到全面的提高，力求電子信息檔案安全、無風險，這對于有效規避風險和降低損失具有重要的意義。