初級中學檔案信息化建設現狀及對策

袁秋玉

摘 要： 近年來，隨著信息技術的快速發展和應用，逐漸解決了過去初級中學檔案管理工作中檔案眾多，管理保存難度大，調閱困難等一系列問題，提升了學校對文書、人事、會計、基建、教學設備等的管理水平。然而，由于我國初級中學檔案信息化建設起步較晚，相關研究不夠充分，在當前應用過程中仍面臨一系列問題。本文就將全面分析初級中學檔案信息化建設的現狀及其中暴露出的問題，結合先進的檔案信息化建設經驗提出對策。為初級中學全面提升檔案信息化建設水平提供必要的經驗借鑒。

關鍵詞：初級中學 檔案 信息化建設 現狀 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）07-0050-01

一、初級中學檔案信息化建設的意義及問題引入

初級中學作為義務教育階段重要的一環，學生數量多，檔案信息管理量大。過去人工檔案信息管理環境下，檔案信息管理工作面臨著工作量大，更新難度大，日常維護保管難度大、成本高，調閱使用難度大、程序繁瑣等一系列難題。

近年來，隨著信息技術的快速發展以及在初級中學檔案管理領域的應用，初級中學檔案信息管理工作面貌發生了極大改變。計算機所擁有的數據儲存量大，維護更新方便、成本低廉，利用網絡容易實現數據共享的優勢為初級中學檔案信息化建設提供了極大地便利，不僅提高了初級中學檔案管理工作的效率，而且方便使用者查閱。檔案真正成為學生成長過程的記錄者，為素質教育下日益重要的學生綜合素質測評提供了可靠地資料；而且提升了學校對文書、基建、人事、會計、基建、教學設備等的管理水平。

然而，由于我國初級中學檔案信息化建設起步較晚，研究不夠充分，在當前應用過程中仍面臨一系列問題，影響了初級中學檔案信息管理工作的效率、以及多方面應用。如何更好地進行初級中學檔案信息化建設成為初級中學檔案信息管理領域需要深思的問題。本文就將全面分析初級中學檔案信息化建設的現狀及其中暴露出的問題，結合先進的檔案信息化建設經驗提出對策。為初級中學全面提升檔案信息化建設水平提供必要的經驗借鑒。

二、初級中學檔案信息化建設現狀及問題分析

1.初級中學對檔案信息化建設的重視程度不高

目前，許多初級中學對檔案信息化建設的重視程度仍然不夠，對檔案信息管理工作的認識水平仍停留在過去的層面。一些初級中學管理者認為檔案信息管理工作雖然是學校的必要工作，但難以發揮實質性作用，只要中學教學工作做得好，檔案信息化建設可有可無，沒必要投入過多精力。實際上在信息化技術高度發展的今天，檔案信息化建設直接影響全校各個環節的工作效率，信息化檔案所提供的數據支持直接決定學校決策的科學化水平。

以國外檔案信息化建設發達的國家為例，學校對于檔案信息化建設的重視程度絲毫不亞于教學工作。正是這種高度重視使檔案信息管理工作分工明確、高效、便捷、準確細致。使學校的各方面管理水平得到顯著提高，為教學工作提供了有力的檔案信息保障，也為學校日后發展指明了方向。

2.檔案信息化建設缺少必要的技術保障、基礎設施保障

對初級中學檔案信息化建設重視程度的不足直接導致了初級中學檔案信息化的相關設施建設的普遍不足。初級中學檔案信息化建設的相關設施主要包括硬件設施與軟件設施兩類，硬件設施主要是檔案信息存儲設備、網絡設備環境，軟件設施主要是檔案信息管理軟件，檔案信息網絡查閱平臺。硬件方面，我國大部分初級中學的檔案信息存儲設備都僅僅只有計算機，而沒有硬盤、網絡備份等，一旦發生設備故障，檔案信息損失風險巨大，甚至有一些學校仍停留在僅有紙質化檔案的水平；網絡設備環境普遍速度低，難以支持高效的檔案信息管理工作。軟件方面，我國初級中學檔案信息管理軟件大都比較落后，專業化水準不夠高；檔案信息查閱的網絡平臺建設缺乏，不方便查閱。

3.檔案信息化建設的人力資源難以得到保障

人才是一切工作開展的基礎。有了良好的檔案信息化相關設施，還必須要有專業化的檔案信息管理人員。高校對于檔案管理專業人才培養的缺乏，以及初級中學對于專業人才引進的缺失，導致我國初級中學檔案管理人員，參加工作前大都缺乏相關工作的教育背景，對檔案信息管理者的專業化水平、職業素質水平不高。參加工作后，學校也基本沒有組織先關培訓。

而在國外中學檔案信息化建設水平較高的國家，檔案信息管理人員大都由檔案管理相關專業畢業生直接招收，專業化水平高；并且學校和政府教育部門會定期組織這些人員參加培訓，及時掌握運用最新的信息化檔案信息管理技術。

三、提高初級中學檔案信息化建設水平的對策

1.要以時代發展的眼光高度重視初級中學檔案信息化建設

思想指導行動，要想全面提高初級中學檔案信息化建設水平，學校管理人員首先要提高對檔案信息化建設的重視程度。

首先要看到在教育競爭激烈的當下，檔案信息化建設對于初級中學日常管理和日后發展的提供數據、資料支持的重要意義。其次要看到信息化條件下檔案信息化建設對于提高檔案管理工作效率、提升檔案信息管理準確性、方便檔案信息管理、方便調閱的重要意義。在提高認識的基礎上，提高初級中學檔案信息化建設水平。

2.以高水平的技術和完善的設施保障初級中學檔案信息化建設

在提高對初級中學檔案信息化建設重視程度的基礎上，要加大初級中學檔案信息化建設的相關投入。

硬件方面，要加大對檔案信息機房的建設，多渠道保管檔案信息資源，例如計算機保存，外置硬盤保存，網絡保存，同時注意信息安全建設，保證檔案信息完整保存，不泄露。加大對網絡設備投資，建設良好的網絡環境。軟件方面，要加快對檔案信息管理軟件的引進和更新，更高效準確管理檔案信息。

例如山東省某中學即通過設立綜合化檔案室，開通網絡綜合檔案信息查詢平臺，將學校各種檔案資源通過網絡進行整合管理，學校師生可憑網絡身份證明進入調閱。既方便了管理，又提高了查閱效率。

3.引進檔案信息化專業人才與加強檔案管理工作人員學習并舉

初級中學的檔案信息化建設要著重提高初級中學檔案信息管理者專業化水平。最好從高校檔案管理相關專業畢業生中引進相關人才對檔案進行專業化管理。對已有檔案信息管理者，學校及相關教育部門，要定期組織相關人員進行專業培訓、“回爐學習”，掌握最新檔案管理技能，更好的進行初級中學檔案信息化建設。

例如河南某中學即與當地高校達成合作伙伴關系，引進相關專業畢業生進入學校，同時依托高校資源對檔案管理工作者進行培訓，既解決了高校畢業生就業問題，又為學校檔案信息化建設提供了可靠地智力保障。

參考文獻

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