研究生學位檔案在信息化背景下的管理探索

耿蕓

[摘 要]隨著研究生招生規模逐年擴大，研究生檔案管理也變得越來越復雜，研究生檔案管理直接影響學生檔案的規范化管理。本文對高校研究生檔案管理工作的現狀及存在問題進行分析，并結合信息化技術的不斷加強，提出高校研究生檔案管理的相關策略。

[關鍵詞]研究生；學位；檔案；信息化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.148

[中圖分類號]G647.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-01

當前各高校越來越重視研究生學位檔案管理工作，其管理方式和管理效果直接反映高校的教學和科研相關過程，以及研究生的自我學習狀況，還能反映出導師研究課題的狀態。因此，做好研究生學位檔案管理非常重要。筆者認為，做好研究生學位檔案的管理工作的重點是逐步建立涉及研究生本人與研究生導師、研究生管理部門等眾多部門人員的解決問題的機制。基于此，本文對研究生學位檔案在信息化背景下的管理進行了初步探索。

1 研究生檔案管理的現狀及問題分析

第一，檔案管理仍然沿用傳統管理理念，沒有結合信息化發展的成效，管理模式沒有及時更新，管理手段落后，管理過程不規范。研究生檔案管理工作沒有得到足夠重視。要不斷提升管理人員的專業素質，更新管理方式。

第二，學校學位檔案材料不全面，給后續管理造成障礙。另外，信息收集不全、案卷質量不高也是造成檔案管理落后的重要原因。其中，信息不全的主要原因是管理工作沒有按照歸檔要求進行錄入。因此，要逐步加強信息化的引入，強化檔案管理人員的責任心，只有這樣才能不斷加強工作人員提高對材料收集工作的重視程度，以達到全面收集、歸納材料的目的。

第三，信息化在研究生學位檔案管理的使用程度不高。受傳檔案統管理方式的影響，出現研究生檔案管理的信息化緩慢、信息管理的效率不高、檔案信息管理的高效性和時效性不強，以紙質文件管理為主、檔案信息遺忘和泄露等問題，工作人員的手工操作效率不能滿足當今形勢下檔案管理的工作需求。

2 研究生檔案管理的創新性策略

隨著信息技術的不斷發展，信息化應用得到不斷普及。要實現學位檔案的信息化管理，就要改變以往的管理方式，從靜態管理向動態管理轉變。要充分利用現代化的信息技術，提高研究生檔案信息的收集、整理、歸納、查詢等工作效率，實現檔案信息傳輸快、資源共享性高等優勢。由此可見，信息化與檔案管理相結合，已成為現在信息化發展的必然趨勢。逐步利用信息化的管理方式去改進落后的檔案管理模式，不斷強化現代化的管理手段與研究生檔案現代化管理的結合程度。

2.1 建立電子檔案，強化信息管理的時效性

傳統的紙質檔案收集并不能完全摒棄，應該實現和電子檔案同時收集。具體來說，在信息收集的過程中，不僅要建立紙質檔案，還要同時建立電子檔案，將檔案收集與現代化信息檔案管理手段相結合，做到信息收集與信息互聯網的互傳，逐步提高檔案管理的準確性及時效性，以實現研究生檔案的在線管理。同時，學校要不斷加快建設數字化檔案館，以滿足學生和相關部門對學生檔案信息的查詢及管理需求，實現學校對研究生檔案的數字化管理。例如，高校可以設置信息公開專欄網，使學生看到自己的信息情況，同時也能看到相關企業或者部門的需求，實時調整自身的發展方向與目標。

2.2 加強檔案管理監督

檔案管理制度的執行時效性極強，管理方案的制定要符合檔案管理的需求。同時，校方加強監督相關管理工作，保證檔案管理的高效性和準確性，制定更加完善的高校研究生學位檔案管理制度。檔案管理的安全性是在相關制度的保障下完成的，要不斷規范研究生學位檔案，包括信息收集、信息整理、信息關聯等，以確保研究生檔案管理有據可依。

2.3 提高檔案管理人員素質，實現現代化管理

檔案管理工作人員是檔案信息的最先接觸者，同時也是在信息收集與保存過程中的操作者，是使用檔案信息的執行者，檔案管理工作的效率依賴于他們的實際工作成效。信息化條件下的檔案管理，不僅僅依賴于信息技術的發展，在一定程度上也依賴于檔案管理人員的素質。因此，信息化檔案管理的過程中應不斷加強對管理工作人員的素質培養，真正實現人機合一的現代化管理。學校應該開設研究生檔案管理的相關課程和培訓，提高檔案管理人員的專業水平和素質，使其更好地投入到學校檔案管理工作中來。

2.4 強化檔案信息的安全性

每個學生的檔案信息都擁有電子認證信息，學生的信息面臨著泄露的風險，不斷強化信息的安全性對信息化管理的實效性提出了重大挑戰。隨著信息技術的發展，設計一套安全管理系統，保證個人信息安全非常必要。這樣，學生的實時動態信息，都能得到很好的保障。研究生檔案信息化管理過程中要不斷完善校園網絡，采用更先進的硬件設備和軟件設備，自主研發相應的保護軟件，結合信息管理中涉及的各部門資源，不斷加強網絡安全的監督與管理。

3 結 語

信息化管理新形勢下，對檔案信息管理發展制定新型管理方式，既反映出高校研究生教育和培養的先進性，也能體現出研究生課題研究方向進展程度和科研實踐成果的進展程度。應依托現代化計算機信息技術的發展，創建學位檔案信息化數據庫，逐步實現研究生學位檔案的全文數據庫檢索。

主要參考文獻

[1]劉太勝.研究生學位檔案在信息化背景下的管理探索[J].開封教育學院學報，2015（2）.

[2]李鈺銘.研究生學位檔案管理現狀及精細化管理的思考[J].辦公室業務，2015（24）.