信息化在檔案管理中的應用

金朝紅

[摘 要]在我國社會經濟不斷發展的時代大背景下，紙質檔案越來越多，管理難度越來越大，管理質量逐漸下降，最終導致檔案的利用率逐漸下降。因此，尋找一種科學、高效的檔案管理方法成為當前迫切需要解決的問題。然而，隨著信息化技術的不斷發展，信息化在檔案管理中的應用則成為必然趨勢。本文對信息化在檔案管理中的應用優勢、功能進行綜述，進而提出信息化在檔案管理中的應用對策，以期提升檔案管理質量，促進信息化的廣泛應用。

[關鍵詞]信息化；檔案管理；應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.132

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-02

近年來，在計算機技術與信息技術不斷發展的過程中，檔案管理也隨之發生變革，極具現代化氣息的信息化被普遍應用于檔案管理中，不但簡化了檔案管理環節，也在一定程度上提升了檔案的利用率，這不僅推動了現代檔案管理事業的發展，也是現代科技社會發展的必然趨勢。由此可知，強化信息化在檔案管理工作中的應用，非常重要也極有必要。

1 信息化在檔案管理中的應用優勢

1.1 提升檔案的利用率

當前，諸多基層檔案室所用的信息技術較單一，檔案管理系統的功能較少，甚至有些檔案管理系統只提供了文字錄入、數據存儲等簡單功能，檔案的利用率非常低，不但浪費了人力、物力、時間等資源，也限制了現代化設備的應用。對檔案進行信息化管理，能夠充分發揮現有計算機技術與信息技術的潛能，提升檔案管理工作質量，促使檔案利用率的提高。

1.2 提高檔案信息的時效性

選題、編輯、出版等是檔案信息手工操作的主要模式，在此工作模式下，從檔案信息的形成到二次文獻信息的開發，所需的時間極為冗長，這不僅限制了檔案的利用，也容易使檔案信息失效。而對檔案進行信息化管理，則可讓檔案管理者直接以機讀的方式獲得檔案信息，對檔案信息進行二次文獻編輯時，也可以直接利用計算機功能快速完成。

1.3 簡化檔案管理流程

實行檔案的信息化管理，可以實現“一次投入、多次產出”的目的。只需對檔案信息進行一次編輯，編輯完成后就可以無數次利用，而且在對檔案進行加工整理時，也可免于經費的約束，這不僅簡化了檔案管理流程，也節約了不少時間與資源。

2 信息化在檔案管理中功能

在現代科技時代中，檔案內容成為了一種非常重要的信息資源，其在各行各業中的重要地位不言而喻。檔案信息化管理是當前檔案管理工作的重中之重。信息化在方案管理中可實現信息檢索網絡化、檔案信息數字化等功能。

2.1 信息檢索網絡化

在目前的檔案管理系統中，信息檢索網絡化的應用越越成熟，且已獲得了讓人滿意的結果。將信息化應用于檔案管理中，可在一定程度上改變檔案信息的檢索方式，即實現脫機檢索→聯機檢索→網絡智能檢索的發展過程，這不僅簡單了檢索流程，也讓檔案信息可以快速獲得共享。

2.2 檔案信息數字化

紙質檔案的錄入比較繁瑣，會浪費較多的人力、時間與紙張，而且存在后期“修改難、改后亂”的問題。而應用信息化管理檔案，則可實現檔案信息的數字化錄入，不僅方便存儲、查詢、修改，也能借助網絡實現檔案信息的快速傳遞。

3 信息化在檔案管理中的應用對策

3.1 改變檔案管理模式

傳統檔案管理的對象主要是紙質檔案、錄音、錄像、圖片等資料，管理時，主要以人工查找、整理、儲藏檔案為主，隨著檔案資料的不斷增加，檔案管理的難度也越來越大，管理起來不但需要較多時間，其工作量也非常大。在信息技術不斷發展的新形勢下，各種軟硬件設備、多媒體技術、云計算等，都為檔案信息化管理提供了良好平臺。所以，為不斷提升檔案管理質量，管理人員應該改變傳統管理方式，將信息資料作為管理對象，進而真正將實體管理變為信息管理。

3.2 優化信息化檔案管理系統

檔案管理系統是實現檔案管理的基本前提，高效的檔案管理系統能夠有效提升檔案管理質量，確保檔案獲得有效利用。在信息化檔案管理系統的建設中，應做好以下幾點：第一，明確檔案管理的各個步驟，以確保檔案管理有序進行；第二，按照檔案的性質合理設計檔案管理系統的各項功能，以確保檔案應用的時效性；第三，完善檔案管理的相關制度，以確保檔案信息的安全性。

3.3 合理利用信息化檔案資料

在信息化檔案資料的利用上，應做好以下幾點。第一，管理人員應充分認識到信息化檔案的安全性。因為在信息化時代下，檔案的信息量較大、管理范圍較廣，在各行各業都在應用信息技術時，網絡的安全性也存在一定的問題，因此，應做好全面的安全保護措施，以確保檔案資料的安全。第二，確保檔案資料的真實性。因為信息化檔案資料從建立到歸檔的整個過程中，都應該確保其系統性連接，如果資料不真實，就無法和紙質檔案的信息相對應，進而就失去了其利用價值。

3.4 強化檔案管理隊伍建設

信息化背景下，計算機技術與信息技術層出不窮，這給檔案的信息化管理提出了新的高要求。為實現檔案的科學化管理，首先應該從檔案管理者入手。第一，檔案管理部門定期為檔案管理者提供信息化管理的培訓機會，以不斷提升檔案管理者對科學化管理重要性的認識，進而強化檔案管理者工作的責任心。第二，檔案管理者應該具有現代的、多元化的信息知識，要與時俱進，樹立科學管理理念，不斷學習新的檔案管理方法，以系統掌握檔案管理學、目錄學、文書學等檔案管理理論。檔案管理隊伍的建設，不但能夠提升檔案管理的工作效率，還可促進信息化檔案的科學管理。

4 結 語

在社會信息化建設不斷深入發展的過程中，信息化檔案的建設與管理工作遇到了新的挑戰。如何在檔案管理工作中合理利用信息技術與計算機技術，實現電子檔案的科學化、信息化、規范化管理成為目前亟待解決的問題。為有效解決這一問題，本文分析了信息化在檔案管理中的應用優勢與功能，進而提出改變檔案管理模式、優化信息化檔案管理系統、合理利用信息化檔案資料、強化檔案管理隊伍建設的應用對策，以確保檔案管理對象從傳統的紙質檔案轉化為信息化檔案，最終實現檔案管理質量的提升。

主要參考文獻

[1]熊沈凡.信息化在檔案管理中的應用[J].中國管理信息化，2015（19）.

[2]盧海燕，吳娟.信息化管理在部隊干部檔案管理中的應用分析[J].廣東科技，2014（20）.