電子檔案管理系統設計及其功能實現研究

何海鋒

[摘 要]電子檔案管理工作，不管是對政府部門還是企業而言，都具有非常重大的意義。高效、科學的檔案管理系統有助于日常工作的順利開展。電子檔案管理工作的主要內容包括檔案的收集與整理。相比于傳統紙質檔案的收集方式，電子檔案的收集有一定差異，其存儲與管理均依賴于相關信息技術與軟件的應用。因此，建設并不斷完善電子檔案管理系統，有助于提升電子檔案的收集與管理工作質量。本文從電子檔案管理的基本要求出發，分析電子檔案管理系統的設計及其功能實現，以期促進電子檔案管理工作質量的提升。

[關鍵詞]電子檔案；管理；系統設計

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.130

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-02

1 電子檔案管理的基本要求

電子檔案的形成與存儲均與計算機技術及管理系統相關，其管理內容主要涵蓋電子檔案收集、歸檔與存儲，同紙質檔案管理具有較大的差異。分析電子檔案管理的特點，主要體現在幾下幾點。第一，電子檔案的收集方式具有多樣性，這一特點的形成，雖為電子檔案的收集提供了多種途徑，但同時也增加了難度，所以在收集電子檔案時，應強調電子檔案的系統性；第二，電子檔案的交接工作非常繁瑣，因此，在電子檔案交接過程中，應系統地檢查與記錄，預防信息缺漏與重復；第三，在電子檔案管理時應注意對信息數據進行加密保護，因為電子檔案的存儲全依靠電子檔案管理系統，一旦系統崩潰、被入侵或中毒，則可能導致所有的數據全部遺失，因此，應及時備份，做好各項防護措施，以防造成無法挽回的損失。

2 電子檔案管理系統的設計原則

2.1 統籌原則

電子檔案管理系統的設計，必須在整體把握電子檔案管理的情況下進行。首先，應進行全局規劃，再用科學的方法對各個環節進行分工與處理，以確保電子檔案管理工作更科學化。在分工過程中，還應整合各個子模塊，以確保系統設計嚴謹。

2.2 層析原則

電子檔案管理系統具有非常鮮明的層次感，尤其是大型管理系統，更應該注意層次分類，同時定義好各層次所要實現的功能。

2.3 開放性原則

用戶的需求不斷在發生變化，這就要求電子檔案管理系統的設計也應該符合不同時期不同用戶的不同需求，因此，在設計時要遵循開放性原則，確保系統在使用過程中能夠不斷升級，以滿足客戶的各種需求。

3 電子檔案管理系統的設計要點及其功能實現

3.1 角色與權限設置

電子檔案管理系統的設計內容應該以角色與權限定義為重點，這是體現設計者人性化的重要舉措。在系統設計的實際工作中，角色與權限的定義并不難，分析原因，與系統應用時所顯示的前臺頁面有較大關系，用戶只能看到前臺頁面，而無法知道后臺數據庫是如何來實現這一功能的。在用戶向電子檔案管理系統提交數據時，就等于已經在享受角色與權限的功能了，此時，系統管理員就可以根據用戶資料對其進行角色與權限設置，并將用戶資料歸類到相應的數據庫中。管理員在設置用戶角色與權限前，還應定義好角色的稱呼、代碼、具體權限等。明確角色與權限后，用戶便能獲得一個唯一的用戶名與密碼，當用戶輸入用戶名與密碼登錄系統時，系統就會快速識別用戶的角色與權限，進而為用戶提供所需的、權限范圍內的功能。

3.2 靈活的數據庫管理

電子檔案管理系統應具備著錄管理功能，該功能可參考《檔案著錄規則》進行設計。實際應用過程中，用戶在建立全宗前必須先和參數維護員商定著錄項，讓參數維護員設定好著錄項，設定好后用戶就能夠進行全宗數據的錄入。需注意的是，全宗的著錄項必須是一樣的，這樣才能保證全宗瀏覽功能的實現。案卷著錄項的錄入與全宗著錄項的錄入操作步驟基本相同，均是按照用戶的實際需求執行，先設置著錄項，再建立一個新表，然后輸入數據，同樣應確保其著錄項的一致性。

另外，因為電子檔案管理機構所接收到的電子檔案類型基本固定，因此，從電子檔案的分類方面分析，電子檔案管理系統設計者應設置對應分類的著錄管理功能，并視檔案管理的實際狀況將所接收的檔案進行分類歸檔。此功能還可以通過在系統設計時添加一個檔案類型管理功能，用來管理不同類型的檔案群。著錄管理直接對應的模塊是檔案管理模塊，二者之間的關聯性較強，因此，進行系統設計時可增加檔案群管理模塊，以確保系統的檔案管理模塊功能獲得充分實現。在電子檔案管理中，可將全宗、案卷以及文件級檔案進行分類管理，以形成多層次檔案管理模式。此設計方法在電子檔案管理工作的檢索方面上具有較大的應用價值。

3.3 多組合檢索模式

在電子檔案管理系統的設計過程中，應涉及多條件檢索功能，即應提供多種檢索模式與檢索組合模式，讓用戶根據不同的操作需求實現精確檢索。此功能的設計應以滿足用戶的不同需求為主，讓用戶可以根據不同的檢索條件選擇不同的檢索模式或檢索組合模式，這不但能加強數據的提取效率，在提升數據利用率方面也能起到一定作用。當用戶進行數據檢索時，所選檢索組合模式不同，其檢索結果也應不同；當用戶關閉檢索功能，其檢索模式與檢索結果也應隨即關閉。對于數據量較大且數據更新較快的數據庫，應盡量確保每次檢索所產生的結果都不同。

3.4 實時進行信息管理

信息管理模塊是電子檔案管理系統設計工作中最重要的環節，也是確保電子檔案信息安全性的核心模塊。信息管理模塊的功能應該涵蓋信息備份、恢復、輸入與輸出等。電子檔案管理系統中信息的準確性一直是檔案管理工作的重中之重，電子檔案管理系統是電子檔案儲存的核心平臺，其穩定性與安全性能夠在一定程度上提升電子檔案的準確性。所以，在進行電子檔案管理系統設計時，應對信息管理模塊進行多次的重復測試，以防電子檔案信息失真。

4 結 語

基于電子檔案管理的基本要求，進行電子檔案管理系統設計時，應從多方面進行綜合分析，不斷開發與完善其功能，從而確保電子檔案管理系統能夠滿足科學化、規范化管理的需求，這對提升電子檔案管理質量、推動檔案管理工作向科學化方向發展有重大意義。

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