淺析現代辦公秘書職業能力

喬建偉

摘 要：秘書職業在我國發展歷史悠久，從古到今，秘書職業雖然稱呼不同，但是在組織發展過程中持續發揮著不可替代的作用。隨著黨中央嚴查腐敗以來，眾多高官落馬的背后揭露了部分秘書人員的腐敗現狀。所以，隨著經濟發展水平的提高，秘書人員在其工作要求之下，自身素質更應同步提高。

關鍵詞：辦公秘書；職業能力；素質更新

一、辦公室日常事務管理能力

當今是信息化迅速發展的世界，計算機技術已經成為秘書工作人員日常辦公必不可少的手段和途徑。辦公自動化越來越成為不可避免的趨勢。秘書工作人員應當熟悉辦公程序，利用現代化的科技手段減少不必要的工作任務量，提升自己的辦公效率，減少重復的辦公程序。秘書人員應當掌握辦公的基本流程，在領導的指示下能夠及時迅速的擬寫公文，能夠領會領導意圖和上級指示意見。

同時，科學有效的時間管理是走向職業成功的重要源泉。秘書工作人員每天要忙于各種日常事務，同時又必須為領導做好服務，安排好領導的日程，如果秘書工作人員學會科學有效的時間管理，不僅可以在工作上更加出色，也可以更好地為領導服服務，還可以利用更多的空余時間為自己充電加油，實現職業平臺的跳躍。目標原則、計劃原則、有序原則、效率原則、平衡原則是秘書時間管理的一些基本原則。[1]運用時間管理的合理方法如ABC時間管理方法、時間計劃表控制法、番茄工作法也能夠減少不必要的時間浪費和損耗，提高秘書人員的辦事效率。

二、參會及應酬能力

以“愛崗敬業，誠實守信，辦事公道，服務群眾，奉獻社會”為主要內容的職業道德規范，它不僅是各行業共同遵守的職業道德規范，同時也是秘書工作者首先必須遵守的道德規范。此外，秘書工作者還應該結合秘書的職業特點把一般社會道德規范在秘書職業中具體落實。[2]

（一）為人謙遜有禮

人有長處亦有短處，為人謙遜有禮，學習別人的長處彌補自身的短處才是為人的聰明之道。秘書作為組織交流的一扇窗口，應當重視自身社交禮儀規范，從言行舉止、著裝打扮各個方面完善細節。

1.著裝要合適大方

參加正式的晚會，男士應著正裝出席，女士則應當選擇合適的晚禮服并且在化妝后參加晚會，不能穿日常工作服參加晚會。

2.鞋襪服飾搭配要合理

女士應穿長筒絲襪，男士穿深色皮鞋。秘書不宜穿涼鞋、旅游鞋等休閑著裝上班。

3.飾品和化妝要適當

秘書參會佩戴首飾應當恰當，過多的金銀飾品有失儀表風范；參會時應當化妝，但是不能濃妝艷抹。

4.注意個人衛生，臉部、頭發、雙手要衛生、潔凈

5.姿態端莊有禮

秘書在工作中應當“坐有坐相，站有站相”，無論待人接物都應當注意自己的姿態。

（二）待人平等公正

秘書在處理日常事務時應當持有平等待人的觀念，不能因為對方是領導就端茶送水、溜須拍馬，而對方是普通平民則用權威故意冷落或者刁難。只有平等對待自己的上下級，秘書人員才能擁有融洽的人際關系。

（三）做事誠實守信

誠實守信是人最基本的道德和素養。秘書工作責任重大，是知曉秘密機密較多的人。在當前的社會主義市場經濟中，存在著惡性競爭和拜金主義的風氣，這對于保守組織秘密的秘書是一個很大的考驗。如近期備受關注的周永康案，其正因為泄露國家機密罪等罪行而受到法律的懲罰。所以，秘書在工作中，要保管好組織資料，更要提升自己的抗誘惑能力，保守組織秘密，做誠信的秘書工作者。

三、辦公的思維變通能力

周洋提出秘書工作具有從屬性、被動型、綜合性、中介性、靈活性等特點。在秘書工作中主要有五大變通思維類型：多元思維、前瞻思維、發散思維、迂回思維、逆向思維[3]。面對辦公室的人際關系以及辦事流程，秘書需要有及時變通的思維去完成任務。

四、接待及溝通能力

秘書工作涉及到心理學的眾多知識，秘書在日常工作中更需要揣摩領導心理，幫助領導排憂解難。秘書處理與領導的人際關系主要有如下方法：

（一）情感投資法

機械地處理事務很難保證人與人之間真心相處，只有投入真實的感情進行人與人之間的相處和交流，才能獲得良好的人際關系。

（二）道德操守法

秘書人員只有高尚的道德操守才能得到領導的重用。在日常工作中秘書應當有健康高雅的生活情趣、靈活處事的應變能力，提升自己的道德水平和政治理論素養，在思想境界層次要接近領導的水平。

（三）求同存異法

處理日常事務時，秘書難免會因為組織架構不合理遇到多重領導的問題，如果立刻拒絕某一領導的要求，會對日后秘書工作形成不必要的麻煩和影響。秘書應當尋找領導工作的共同點，避免讓自己重復工作，靈活巧妙達到多位領導的要求。

（四）角色置換法

每個人都很容易站在自己的立場和角度分析事情，遇到問題首先埋怨領導或者環境，形成心理學中的“情境歸因”。秘書在工作中遇到問題應當轉換自己與領導角色，體會領導難處，和平解決沖突。

五、辦公素質的更新能力

鄭向暉提出，在新時期下秘書人員應具備如下四種素質[4]：

（一）過硬的思想政治素質

秘書工作人員要堅定自己的政治立場，時刻保持與黨中央的一致，同時也要多學習政治學、哲學知識，豐富自己的政治理論。

（二）較高的職業道德素質

秘書職業水平的提高需要道德水平的同步提高。面對金錢、權力的誘惑能夠堅持自己的操守，堅守自己道德底線，保守國家和公司秘密，維護集體榮譽和財產。

（三）健康的心理素質

秘書工作平凡甚至枯燥，秘書人員應當有敬業愛崗的積極心理面對自己的工作；同時，居于風光背后的秘書人員應當甘于平凡和寂寞，淡泊名利，正視工作壓力，尋找工作樂趣。

（四）扎實的工作能力素質

互聯網時代的新發展，要求秘書人員在具備基本工作能力的同時，也要具備熟練操作電腦辦公軟件、良好的外語表達能力、高超的速記與快讀能力。

參考文獻：

[1]郭淵.論秘書的時間管理藝術[D].廣州：暨南大學漢語言文學系，2013.

[2]中國就業培訓技術指導中心.秘書國家職業資格培訓教程（三級秘書）[M].中央廣播電視大學出版社，2013.

[3]周洋.論秘書工作中的變通藝術[D].廣州：暨南大學漢語言文學系，2014.

[4]鄭向暉.論新時期下秘書人員應具備的素質[J].湖南科技學院學報，2006，27（6）：272-274.