新形勢下電子檔案管理系統構建分析

張晉

摘 要：隨著經濟全球化的發展，科學技術也得到了極大的發展，推動著社會逐步向信息時代的邁入。電子檔案的管理，作為新時代的產物，改變了以往傳統的電子檔案儲存形式。不僅提高了工作效率，為企業和社會的發展提供強有力的動力。也為新興產業的發展提供了后備資源和保證。

關鍵詞：電子檔案；管理系統；構建分析

檔案的管理都屬于重要的資料，對于工作以及處理問題都具有參考參考價值的。在傳統的檔案管理中，由于缺乏電子檔案的管理技術，使很多信息都未能詳細的保存下來，這就使以后的工作沒有借鑒來源，也使大量的信息資源浪費。電子檔案雖具有明顯的優勢，但也存在著不足。

一、電子檔案管理發展的阻礙因素

（一）電子檔案管理的水平存在明顯的差異

經濟水平的發展差異造成了電子檔案管理水平的差異。在經濟發達的地區，如北京、上海、廣州等由于經濟基礎較好，經濟發展能力好，電子管理水平普遍較高并且相對完善，而對于其他地區，缺少資金和技術的支持電子管理水平，低于全國的平均水平，不具備標準化和規范化[1]。這使得經濟發達的地區更能很好的進行經濟貿易，而經濟相對劣勢的地區，則相對遜色。

（二）文件的管理缺乏安全性

電子文檔的保存容量大，信息量足，但卻存在安全的風險。首先，對于文件管理方面，對于文件保存路徑的選擇沒有規劃好，這就會造成在遇到突發事件時，保存的文件大都是無關緊要的文檔而重要的文檔遭到破壞，或者文件都丟失無法修復。其次，電子檔案都是有計算機操作保存的虛擬檔案，因此就可能遭受到病毒的侵襲，在計算機病毒時電腦失去控制時，這就會造成重要資料的丟失。

（三）各地區各部門沒有共享

由于電子檔案的管理模式以及文件標準，數據模式的不同，造成許多部門的資源管理都呈現單一性，無法達到共享。同時由于選擇的電子檔案管理的供應商不同，各地區也擁有不同的檔案管理模式，這都贊成了數據無法共享，長此以往不僅不利于加強地區之間的相互合作，也會使經濟不能更好的向前發展。

二、電子檔案管理的構建

（一）加強對人員的培訓

為了解決電子檔案發展不平衡所帶來的經濟滯后問題，就要在加強對技術人員的培養。為經濟落后地區的電子檔案管理培養技術性的人才，加強于發展完善地區的溝通，改變電子檔案的落后模式，熟練的運用檔案管理模版與新軟件的開發，從而帶動本區域的發展，形成統一的電子數據管理模式。其次，轉變對電子檔案管理的模式，尤其是電子檔案管理發展滯后的地區，電子檔案不僅僅是資源的保存，也是資源的交流和運用，只有注重電子檔案管理，才能更好的發展它，合理的構建電子檔案管理模式。

（二）改變電子檔案管理模式

電子檔案管理由于在傳輸，運用中都是使用計算機進行操作，因此也容易受到各種危險因素的干擾。因此，對于電子檔案的管理要選取合適的儲存模式，在文件的管理上，對于文件類型進行相應的標記，根據標記錄入到相應的儲存模式中，這使在遭受侵襲時，能夠有效的降低風險。同時對于重要內容，要進行打印，打印也要使用微縮膠片拷貝，從而可以保存的更長久，防止水、高溫的侵襲以及破損。同時對于保存的重要內容進行相應的整理紀錄，便于歸檔，也有利于以后的查找利用。

（三）減少資源的獲取限制

地區之間以及部門之間電子檔案不能共享，歸根到底就是沒有統一的管理標準。因此，在部門之間的管理中，對于數據的轉換模式要求有一定的標準。針對不同的職務設置不同的資源獲取權限，使每個人都能有獲取共同資源的權利[2]。加強各部門的協調能力。同時電子檔案管理要實現數據的自動同步，便于獲取最新的資源信息，對于共享的資源要有覆蓋的功能，設置相應的周期，對數據進行相應的保存和覆蓋，這不僅有利于過去最新的檔案管理信息，也可以在發生意外時，較少數據資源的遺失。

（四）允許新功能的加載

電子檔案的發展是在不斷變化的，功能也是在不斷增加的。因此，就要在最初的設計中運用兼容版本，允許新功能的加載[3]。同時又不會在運行中對現有的軟件造成破壞，造成資料的遺失。對現有的程序有防火墻的保護，使新程序在運行的試用階段，發生突發情況，不會影響主要的功能。運行無異常后，才會自動的轉化為常用功能，正常的運行。

三、結束語

電子檔案管理作用的潮流，使目前信息化發展不可逆轉的潮流。實現信息檔案的電子化管理，已經成為我國未來信息管理的方向。要做到電子化管理，就要改變以往的觀念，用發展的眼光來看待問題，同時從實際出發，增強各地區的電子檔案管理發展的視力，逐步達到國家規定的標準，再向世界的標準發展，一步一個腳印，腳踏實地的發展。同時運用熟練的操作技能，用專業的知識對電子化平臺進行更好的管理，保證信息資源的安全，才能取的電子檔案管理的突破性進展，為經濟建設的發展做出貢獻。

參考文獻：

[1] 彭玉春，車東毅，王燦陽.電子政務環境下檔案管理軟件的研發——北京市石景山區機關檔案管理系統建設的實踐與啟示[J].北京檔案，2005（12）.

[2] 馮惠玲，趙國俊，劉越男，安小米，侯衛真，錢毅，張寧.電子文件管理國家戰略芻議[J].檔案學通訊，2006（03）.

[3] Reference Model for an Open Archival Information System（OAIS）.CCSDS650.-B-1. Blue Book . 2002.