事業單位檔案管理中常見問題的思考

劉瑜

摘 要：目前我國事業單位檔案管理工作依然存在著一些問題，這些問題與檔案管理者自身能力欠缺、事業單位部分領導不夠重視有著直接的關系。雖然事業單位檔案管理現狀不容樂觀，但是由于國家重視程度不斷提升、檔案人才培養逐漸正規化，相信我國事業單位檔案管理水平定會提升一個層次。本文主要通過對問題與解決措施的介紹，探討了事業單位檔案管理工作，希望有所幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；常見問題；思考

盡管事業單位檔案管理還存在一定問題，但都是并不難解決的問題，只要事業單位以及管理人員意識到其重要性并加以重視，依照有關法律制定有關制度，并且能夠將制度徹底執行下去，同時留有一部分資金用于檔案管理辦公建設，相信一段時間后，事業單位檔案管理工作很多問題都會迎刃而解，整體水平有一個跨越式的上升。

1 事業單位檔案管理的常見問題

檔案管理工作不僅僅涉及到管理性問題，還與服務領域、政治領域有一定的關系，因此處理好事業單位檔案管理方面的問題并不簡單，需要綜合各方面考量。現階段，由于內外因素的影響，事業單位檔案管理還存在著比較多的問題，這些問題的存在嚴重影響了檔案管理事業的發展。

1.1 制度實施不徹底、多浮于表面

現如今，事業單位檔案管理面臨的比較嚴重的問題就是管理制度實施不徹底，很多時候都是浮于表面，這與事業單位檔案管理人員自身的重視程度不足有很大的關系。盡管國家針對檔案管理工作頒布了有關法律法規，但是地方事業單位檔案管理部門卻沒有依據有關法律法規制定管理制度，有些事業單位雖然制定了管理制度卻未能有效實施，制度也成為了一紙空文。由于事業單位業務比較多，很多人負責執行各項任務，并未重視檔案管理工作，因此導致事業單位檔案收集不夠全面，時常丟失，而另一方面大量的檔案未能及時處理堆積如山，非常的雜亂。某些外借檔案并未及時催還，有借無還現象非常普遍，某些借閱人員擅自涂改檔案中的信息，這對檔案的真實性造成了非常不利的影響。

1.2 檔案室基礎設施建設水平比較低

現階段信息技術已經普及到各個領域，大大提升了各個領域的工作處理效率，但是我國目前 很多事業單位檔案管理工作都未能應用信息技術，通常都是手工整理、收集，不僅管理效率一直比較低，失誤率也比較高。另外，檔案管理辦公地點其他方面的基礎設施也非常差，比如檔案柜使用多年遲遲未能更換，這嚴重影響了檔案管理的整體效果。雖然某些事業單位已經購進了計算機，但是計算機的用途僅限于錄入輸出，并沒有發揮其他用途，管理人員依然應用傳統的紙質閱檔的方法。更有甚者檔案室與辦公室、接待室并不分來，都在同一個房間，整體環境非常簡陋，辦公條件非常差，設備老化現象嚴重，同時還沒有先進的檔案保護設備，這對檔案日后的應用產生非常大的消極影響。

1.3 檔案管理人員業務能力不高

由于比較多的事業單位對檔案管理工作并不重視，很多單位領導認為檔案管理只是收集收集資料進行歸檔即可，并不需要專業人員，因此也就沒有重視對專業人員的培養。大量的調查發現事業單位中絕大部分從事檔案管理工作的人員都未曾接受過正規檔案管理教育或者是培訓，只能夠從事一些比較簡單的工作，至于深層次的知識，如歸檔要求、檔案管理意義、裝訂等不甚了解，整體的檔案收集意識非常差。有些事業單位人員不足，通常是一人兼多職，因此檔案管理者的壓力比較大，還有鞋事業單位檔案管理工作人員流動過于頻繁，難以形成穩定的團隊。事實上，檔案管理工作是一項對工作人員的專業素質要求非常高的職業，不得不提的是，現如今事業單位的檔案管理人員絕大多數不具備相關的工作經驗和專業的檔案管理理論知識，無論在專業素質還是文化層次上都有欠缺。知識結構的不合理是一方面，檔案管理人員素質不高的另一方面表現在他們的工作態度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。

2 事業單位檔案管理的創新舉措

要克服上文中所列舉的事業單位檔案管理的不足之處，對檔案管理進行創新性管理，首先需要事業單位的相關負責人轉變思想，認識到檔案管理的重要性，從制度上入手，在單位內部建立完善的檔案管理系統，加強對檔案的有效利用，采用先進的檔案管理技術，并選用專業性強、素質過硬的專業人員進行管理。

2.1 提高認識程度，明確職責

要使事業單位的檔案管理制度有條不紊的進行，必須在事業單位內部建立起完善的檔案管理制度，從制度上明確檔案管理人員的相關職責。事實上，對檔案管理工作加大宣傳力度是做好工作的前提條件，但是這種宣傳也必須建立在完善的機構上。有關部門要通過宣傳，提高事業單位各級領導干部對于檔案管理工作的認識，還應該完善檔案管理機制，明確各個負責人的相關責任，也可以根據內部機構的設立配備兼職性質的管理人員，在單位建立起一個檔案管理的網絡，提高檔案管理的效率。

2.2 建立現代化的檔案管理體系

加強對事業單位檔案創新性管理的一個非常重要的內容，就是要將計算機技術引入管理過程中，提高管理工作的準確性，從而使檔案管理適應現代化的發展。在檔案管理過程中引入計算機網絡技術，還必須要加強對管理人員的培訓，強化他們信息化技術操作手段，使他們能夠熟練地運用計算機網絡技術，完成檔案管理的自動化和電子化處理。

2.3 培養專業的檔案管理人員

上文提到，檔案管理是一項技術性很強的工作，因此，要做好事業單位的檔案管理工作，必須重視人的力量。首先要為單位招納業務技術過硬的管理人才；其次，要加強對管理人員的崗前培訓，使他們能夠更好的熟悉和處理相關的管理工作。培訓內容應該分為兩個部分，一要加強其專業領域方面的培訓，結合事業單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結合；二要加強對其工作態度的培養，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

3 結語

綜上所述，可知由于事業檔案管理工作常見問題都比較有針對性，因此只要工作者采取針對性的措施基本上都能夠解決。只是有些問題由來已久，即便有非常好的針對性措施，也需要一段時間去改變，因此事業單位檔案管理工作者一定要有心理準備，面對困難能夠迎難而上，不要畏縮不前。

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