中學檔案管理工作的誤區及改善策略探討

鄧小娟

摘 要：中學檔案管理在學校管理工作中占有重要的地位，辦好學校檔案管理，不僅是辦好學校的基礎工作之一，也是對學校教育水平和管理水平進行衡量的重要標志，對學校的發展有非常重要的作用。是學校有序管理的重要保障。因此，對中學檔案進行管理是非常必要的。本文對中學檔案管理誤區進行了闡述，并對檔案管理存在問題的原因進行了探討，提出了改善中學檔案管理工作的策略。

關鍵詞：中學檔案管理；誤區；改善策略

中學檔案管理工作是學校管理工作中一項比較重要的工作，通過檔案管理，學校可以將教學、科研等方面的活動形成的資料進行收集和整理，然后歸類和存檔，形成學校發展過程的重要信息資源，形成學校各方面的完備的檔案。良好的檔案管理可以對學校的發展有豐富的借鑒意義。本人從事檔案管理工作許多年，在對工作進形梳理和總結工作經驗的基礎上發現當前中學檔案管理中存在一些誤區，本文對這些誤區進行了分析，提出了相關的改善策略，希望可以提供一些幫助。

1 中學檔案管理工作的現狀

（一）學校對檔案管理工作重視度不夠

學校領導人員對檔案管理的重視對檔案管理工作起著關鍵作用，但當前學校領導對檔案管理工作還沒有足夠的重視。檔案管理相關規定指出學校檔案是在教學、科研、管理等活動過程中形成的文字信息資料，有文字、音像等多種形式，具有很高的參考利用價值。學校檔案是國家檔案的一個重要部分，檔案應進行集中統一管理。由于領導對檔案管理不夠重視，造成了檔案資料收集比較難，檔案管理投資不足，工作力度不夠。相關工作人員只有在上級檢查時才臨時進行檔案管理工作，工作過程中缺乏足夠的責任心，對工作應付態度比較嚴重，不注重工作的效果，對工作重視度不夠。

（二）工作人員專業化程度不夠

現階段，我國中學檔案管理工作人員還是以兼職為主，缺乏專職的檔案管理人員，工作人員缺乏專業的檔案管理教育背景。同時，中學檔案管理工作人員沒有經過專業的培訓，對檔案的歸類、整理、保管、利用等方面的工作并不熟悉，不能很好的進行工作，并且大部分工作人員沒有足夠的計算機知識，不能對檢索、信息檢索等提供服務。因此，由于工作人員的專業化程度比較低，對檔案管理實現現代化、科學化產生了不利影響，必須要提高工作人員的素質。

（三）中學檔案管理的制度不健全

檔案管理是一個比較復雜的工作，需要對工作進行規劃，根據實際對檔案管理制定明確的制度，對檔案管理工作進行指導，使檔案管理工作能夠有法可循，能夠使各項工作明確進行，對工作起參考作用。但在實際工作過程中，檔案管理的制度流于形式，沒有起到實質作用，工作過程比較混亂，缺乏統一的管理，工作方法不科學，對于檔案重收藏輕利用，使檔案應有的作用難以得到有效發揮。

（四）中學檔案管理現代化程度不高

隨著科技的發展和網絡的普及，世界已經越來越成為信息化的世界，信息化管理已經成為部分行業的基本管理方法，因此檔案管理也要不斷實現信息化管理。但大多數中學的現代化程度還比較低，有些甚至沒有現代化的設備。檔案管理工作條件不好，硬件設備不齊全。

2 中學檔案管理工作中的誤區

（一）忽視軟件建設

當前大部分中學對于檔案管理工作的觀念還是比較傳統，對檔案管理注重硬件方面的建設，認為硬件條件好了就可以提升檔案管理水平。但僅有硬件條件是不夠的，要想加強檔案管理工作，就必須加強軟件方面的建設，提高觀眾人員的專業素質。大多數人認為對檔案管理配備專業的工作人員是沒必要的，學校一般比較重視對教師進行培訓，但會忽視對檔案管理人員進行培訓，使工作人員的工作技能難以得到提升，不利于檔案管理工作的提升。

（二）忽視培養檔案管理意識

學校進行檔案管理多數是為了應付領導的檢查而進行的。檔案的收集是檔案管理工作的基礎，也是最重要的工作，但學校僅重視制度的建設，檔案管理意識比較薄弱，沒有必須存檔和及時存檔的意識，造成學校許多資料的丟失。僅僅重視制度建設是不夠的，必須要提升工作人員的檔案管理意識。

（三）忽視教學資料的存檔

當前，中學的檔案管理還是比較重視行政文件的存檔，而忽視教學資料的存檔。雖然學校行政文件的存檔比較重要，但教學資料的存檔是更重要的。在教學過程中形成了大量的資料，這些資料大多集中在教師手中，由于沒有進行及時的存檔，長時間后大量的資料都被丟失了，大量珍貴的資料沒有被保存下來。

（四）忽視實物材料的存檔

檔案管理主要是對文字材料進行歸檔，學校檔案室中一般會有許多文件袋。當前文件管理有一個比較嚴重的問題就是檔案類型比較單一，實物檔案缺失比較嚴重，照片、影視資料幾乎沒有，比較有紀念意義的實物也沒有歸檔。實物資料的缺乏也是一種損失，因此要加強實物資料的歸檔，使學校檔案管理不斷完善。

3 改善中學檔案管理工作途徑

（一）學校高度重視檔案管理工作

學校檔案對于學校和國家是非常重要的，不能流于形式。學校領導應對檔案管理工作高度重視，將檔案管理工作放入學校工作日程。要建立檔案管理的團隊，成立組長以及領導小組，各領導小組應對檔案管理工作的各方面進行研究，包括經費、設備等問題，改善工作環境，提升信息化管理，促進檔案管理工作的不斷發展。

（二）樹立正確的工作觀念

檔案管理是為學校其他各項工作服務的，對學校培養人才和發展有重要意義，不能將檔案管理看作是目的，為管理去管理。檔案管理是重要的信息資源，有效的利用這一資源對學校管理工作意義重大。檔案管理不僅是對檔案進行管理，也與其他部門有密切的聯系。在如今信息化的時代，信息技術應在檔案管理工作中有更多的使用，促進檔案管理工作的現代化。

（三）提升工作人員素質

檔案管理工作要注重提升工作人員的素質，不僅要求工作人員有良好的專業知識技能，也要有較強的責任心和服務意識。工作人員必須要有相關工作證件，學校應加強對工作人員的培訓，幫助工作人員掌握基本知識，提高工作能力，工作人員在掌握基本知識的基礎上要學習計算機知識等，適應檔案管理現代化趨勢。

（四）完善相關制度建設

只有完善相關制度，才能促進檔案管理工作不斷規范化，因此要完善各項制度。將檔案管理納入到考核評價體系內，使工作人員加強對工作重視。明確分工，將工作明確到各部門，建立規范化的制度。

4 結束語

中學檔案管理是非常重要的，當前中學檔案管理還存在一些誤區，還需要相關工作人員不斷進行改善，提升檔案管理水平。

參考文獻

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