對企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)性問題的探討

摘 要：企業(yè)檔案管理需要解決的問題有很多。要想解決問題，必須先認(rèn)識問題，要想認(rèn)識問題，必須先認(rèn)識主要問題以及問題的主要方面。本文從檔案意識、歸檔內(nèi)容、管理架構(gòu)、人員素質(zhì)四個方面，剖析一下存在于企業(yè)檔案管理工作中的基礎(chǔ)性問題，希望通過對問題的分析，求得對問題的解決。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；基礎(chǔ)問題；探討

本人在企業(yè)檔案部門工作多年，根據(jù)我的工作經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)以及觀察所見，我認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作中存在的基礎(chǔ)性問題包括：

一、企業(yè)員工檔案意識淡薄，普遍認(rèn)為檔案工作跟自己無關(guān)

企業(yè)檔案是在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的，而企業(yè)員工就是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動的實(shí)際參與者，他們怎么會與企業(yè)檔案的形成無關(guān)呢？有人會說檔案是有保存價值的，普通員工日常活動所形成的歷史記錄未必都有保存價值，那么我要問的是：一定是先有原始記錄后有價值判斷，如果連原始記錄都沒有，還談什么保存價值呢？沒有多少人會認(rèn)為自己的工作對企業(yè)是沒有價值的，如果你認(rèn)為你的工作是有價值的，那么，你的工作所形成的原始記錄就有可能具有保存價值，也就是說有可能成為企業(yè)檔案，只不過你的初步認(rèn)可還需要得到檔案部門的進(jìn)一步認(rèn)可。

我們一提到歸檔工作，就認(rèn)為是檔案部門、檔案人員的工作，這種認(rèn)識是非常片面的。企業(yè)檔案工作離不開檔案人員，但僅僅依靠檔案人員就能完成嗎？不能。在檔案到達(dá)檔案部門之后，檔案人員才能進(jìn)行整理、上架等工作，在這之前，更準(zhǔn)確地說，在檔案的收集階段，收集工作只能是由各業(yè)務(wù)部門來承擔(dān)并完成。為什么呢？因?yàn)榻^大多數(shù)檔案都來源于業(yè)務(wù)部門，而且是廣泛分布在各個業(yè)務(wù)部門，離開了業(yè)務(wù)部門工作人員的日常活動，檔案將無從產(chǎn)生。因此，企業(yè)員工檔案意識淡薄的根源就在于他們沒有正確認(rèn)識和處理業(yè)務(wù)工作與檔案工作的關(guān)系。

二、業(yè)務(wù)部門對歸檔材料的范圍不清楚、不明確

對于材料的歸檔范圍，首先要看有無相關(guān)的制度規(guī)定。如果沒有，便需要企業(yè)及時制定以填補(bǔ)制度空白；如果有，則要看規(guī)定的性質(zhì)是抽象的還是具體的。對于抽象的規(guī)定，需要結(jié)合具體情況做判斷；而即使規(guī)定是具體的，也不可能包羅萬象，也有一些內(nèi)容需要結(jié)合實(shí)際情況再做判斷。這時候的判斷應(yīng)由誰來做呢？僅僅依靠檔案人員嗎？肯定不行。為什么？因?yàn)闄n案的保存價值取決于今后的使用價值，而檔案的使用價值只有使用人最清楚，今后檔案的主要使用人是誰，是檔案人員嗎？不是，是企業(yè)內(nèi)部的各業(yè)務(wù)部門，它有可能是生成該檔案的業(yè)務(wù)部門，也有可能是需要利用該檔案的其他業(yè)務(wù)部門。因此，檔案的保存價值就需要由今后最能夠發(fā)揮其利用價值的部門來判斷。歸檔材料的范圍正是建立在保存價值基礎(chǔ)上的。因此，什么材料該歸檔、什么材料不該歸檔，從根本上講，不是由檔案管理部門決定的，而是由檔案的利用部門決定的。因?yàn)闄n案管理的目的不是為了管理而管理，是為了利用而管理。檔案管理部門只能是按照檔案管理辦法對已被列入歸檔范圍的檔案材料進(jìn)行管理。由此可見，業(yè)務(wù)部門之所以對歸檔材料的范圍不清楚、不明確，原因就在于他們沒有深入?yún)⑴c檔案工作。

三、業(yè)務(wù)部門內(nèi)部沒有人對本部門的檔案收集工作負(fù)責(zé)

由于大家覺得檔案工作與自己關(guān)系不大，對各自手中形成的原始材料是否屬于歸檔范圍又認(rèn)識不清，再加上企業(yè)日常的業(yè)務(wù)活動繁多，每個人手上都有“忙不完”的事，于是各業(yè)務(wù)部門內(nèi)的檔案收集工作就乏人問津了，而且往往是檔案部門不催，業(yè)務(wù)部門就不交，最后即使勉強(qiáng)移交了，移交的內(nèi)容也未必符合要求。

四、企業(yè)檔案人員的工作狀態(tài)長期停滯不前

企業(yè)員工對檔案工作缺乏深入認(rèn)識，不重視檔案工作，也會影響到檔案部門人員工作的積極性。檔案人員一旦不能正確看待自己的工作，就會對工作采取消極態(tài)度，表現(xiàn)為工作熱情不高，安于現(xiàn)狀，不求上進(jìn)，不注重對新知識、新技能的學(xué)習(xí)，工作時間開小差。這樣不但貽誤了自己的發(fā)展前途，而且還更進(jìn)一步降低了檔案人員在企業(yè)管理中的工作形象，愈發(fā)不利于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與普通員工對檔案工作的重視。如果檔案人員自己都不重視自己的工作，他人又怎么會重視呢？

針對上述問題，我提出以下幾點(diǎn)對策：

一、要幫助企業(yè)員工更新觀念、轉(zhuǎn)變認(rèn)識，樹立檔案意識

作為檔案工作人員，應(yīng)該借助各種宣傳手段向員工普及檔案知識，促使他們更加深入地理解自身工作與檔案的關(guān)系，尤其是要使一些部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案工作的重要性，獲得他們對檔案工作的支持。此外，還需要通過檔案的提供利用，使檔案資料在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)揮更大的作用，從而真實(shí)體現(xiàn)檔案工作的價值，讓重視檔案工作成為企業(yè)搞好經(jīng)營管理的客觀要求。

企業(yè)的經(jīng)營管理者應(yīng)帶頭重視檔案工作、真正關(guān)心檔案工作、以實(shí)際行動支持檔案工作，經(jīng)常傾聽檔案人員對檔案工作的看法，幫助他們解決工作中遇到的實(shí)際困難，在企業(yè)發(fā)展的一定階段，要加大對檔案軟硬件設(shè)施的投入，讓檔案工作水平與企業(yè)的整體發(fā)展同步。

二、檔案部門與業(yè)務(wù)部門要建立檔案工作合作機(jī)制

企業(yè)應(yīng)該成立檔案管理工作小組，由檔案部門人員和企業(yè)分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同組成，定期對企業(yè)檔案的歸檔狀況進(jìn)行考察、評定，對歸檔材料的范圍進(jìn)行動態(tài)管理，使歸檔材料的范圍不斷得以明確。

在企業(yè)的發(fā)展過程中，對原始材料保存價值的認(rèn)定，本身也有一個不斷發(fā)展變化的過程，也許以前認(rèn)為有保存價值的材料現(xiàn)在被認(rèn)定為沒有保存價值了，也許以前認(rèn)為沒有保存價值的材料現(xiàn)在又被認(rèn)定為具有保存價值了，那么，當(dāng)這種情況出現(xiàn)時，如何對其作出一個正確的判斷？如何保證這種判斷的客觀性、公正性？這就需要通過檔案管理工作小組的集體工作來達(dá)成共識，并且只有當(dāng)這種共識能夠轉(zhuǎn)變成一種大家都能共同遵守的制度時，檔案工作才能真正做到與時俱進(jìn)。

三、在業(yè)務(wù)部門內(nèi)部選拔兼職檔案人員，建立管理網(wǎng)絡(luò)

檔案的收集工作是整個檔案工作的基礎(chǔ)。收集工作的關(guān)鍵在收集人，它在業(yè)務(wù)部門與檔案部門之間起著橋梁作用。無論是企業(yè)本部的業(yè)務(wù)部門，還是企業(yè)派出的外設(shè)機(jī)構(gòu)，都要在部門或機(jī)構(gòu)內(nèi)部選拔兼職檔案人員作為其檔案的收集人。兼職檔案人員要經(jīng)過檔案部門的培訓(xùn)與考核，能夠按照檔案管理規(guī)范的要求完成本部門檔案收集和移交工作。當(dāng)兼職檔案人員廣泛分布于企業(yè)的各個部門與機(jī)構(gòu)并發(fā)揮重要作用的時候，企業(yè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)才算真正建立起來了。企業(yè)的檔案工作只有得到了各部門兼職檔案人員的緊密配合，才能真正實(shí)現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。

四、檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)

檔案人員要自己重視自己的工作，要有責(zé)任心、使命感。要緊跟時代發(fā)展，邁開檔案管理的新步伐，不斷學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能，學(xué)會運(yùn)用新的管理工具，提高管理水平尤其是檔案信息化管理的水平。要把自己的工作與企業(yè)的發(fā)展緊密聯(lián)系起來，通過提供高質(zhì)量的利用服務(wù)，讓企業(yè)全體員工切身感受到檔案管理為他們帶來的好處。

此外，專職檔案工作者還要帶領(lǐng)兼職檔案人員共同進(jìn)步，不斷壯大檔案管理隊(duì)伍，為檔案事業(yè)培養(yǎng)新生代的接班人。

以上幾點(diǎn)對策概括起來，就是更新觀念、明確內(nèi)容、責(zé)任到人、學(xué)習(xí)提高。我想，有了專職檔案工作者和兼職檔案人員的共同努力，再加上員工的理解與領(lǐng)導(dǎo)的支持，企業(yè)的檔案工作定會有新起色。

作者簡介

曹軍英，中鐵大橋科學(xué)研究院有限公司，本科。