探索人事檔案的信息化建設(shè)路徑

王萍

摘 要：信息化的發(fā)展為企業(yè)的管理提供了更多的管理資源，特別是在企業(yè)的人事管理中，信息化的管理方式打破了傳統(tǒng)刻板、僵化的管理模式，信息化的管理方式為現(xiàn)代企業(yè)的人事管理提供了更加優(yōu)化的路徑，有效的完成了資源共享，并使數(shù)據(jù)更加安全化。本文主要通過對以往人事檔案管理的分析和研究，提出當(dāng)代企業(yè)中人事檔案信息化管理建設(shè)路徑的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化建設(shè)；路徑

人事檔案管理是企業(yè)檔案管理中的重要組成部分，關(guān)系著企業(yè)人員的配置和資源的優(yōu)化，同時對企業(yè)員工個人的晉升情況也有很大的影響。所以企業(yè)人事檔案管理路徑的優(yōu)化十分必要。信息技術(shù)的發(fā)展，為企業(yè)的人事檔案管理提供了有效的途徑。本文將從檔案管理的軟件、信息的數(shù)據(jù)化處理以及管理的公開性等方面進(jìn)行探討。希望可以為企業(yè)的人事檔案信息化管理提供一些參考。

1 注重人事檔案信息化管理中的資源整合方式

1.1 企業(yè)人事資源的整合方式

傳統(tǒng)的人事檔案管理中，主要的工作都是人工來進(jìn)行，從檔案的收集、整理到保存都是由檔案管理人員手工完成，這種管理方式不僅浪費(fèi)大量的人力、物力，同時存在不易保存，查閱困難等問題。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，可以通過建立人事數(shù)據(jù)庫的方式來實(shí)現(xiàn)資源共享，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要查看人事檔案時，只需要通過登陸人事數(shù)據(jù)庫就可以完成查閱工作，而不需要到人事部門進(jìn)行紙質(zhì)檔案的翻閱，有效的提高了工作效率[1]。同時，人事檔案的信息化管理保存更加方便，不但節(jié)省空間，也避免了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，產(chǎn)生信息丟失的情況。人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)是人事檔案的資源建設(shè)。人事檔案是對企業(yè)人員工作生活的真實(shí)記錄，這就要求檔案的資源中要能夠真實(shí)的反映出員工個體在社會發(fā)展中的狀況和表現(xiàn)。所以要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)的人事檔案信息化管理必須要加強(qiáng)人事資源的整合力度，采取正確的整合方式。首先，在整合資源的過程中要實(shí)行集中領(lǐng)導(dǎo)、分級管理制度。集中領(lǐng)導(dǎo)管理有利于管理工作的統(tǒng)一，使檔案資源能夠達(dá)到統(tǒng)一配置，防止出現(xiàn)工作混亂。同時分級管理方式能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行細(xì)化，使每個工作環(huán)節(jié)都能夠得到有效的完成，各部門間各司其職、各負(fù)其責(zé)，防止出現(xiàn)問題時互相推諉，或者因?yàn)楣ぷ鹘徊娉霈F(xiàn)資源浪費(fèi)等現(xiàn)象。其次，注重人事檔案的整理工作。人事檔案的信息化整理不僅要對信息資源進(jìn)行的錄入和編寫，還要對人事檔案信息進(jìn)行分析和研究，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行整理，通過對人事檔案資源的分析和研究能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行重新整合，提高人事檔案的價值。

1.2 人事檔案信息的適當(dāng)公開性質(zhì)

人事檔案的信息化管理能夠更好的實(shí)現(xiàn)資源共享，提高資源的利用率。但是這些都基于信息的有效錄入和適度公開。在人事檔案中包括員工的履歷、個人基本資料、學(xué)歷、學(xué)位、等級證書、政治背景、獎勵材料以及處分材料等[2]。這些信息都是員工的真實(shí)情況，反映著員工的真實(shí)經(jīng)歷，同時也是企業(yè)招聘、任免和選撥人才的依據(jù)，所以對人事檔案的錄入必須要準(zhǔn)確。人事檔案的公開涉及到員工的隱私，所以在公開的過程中必須要符合相關(guān)的審核程序，建立嚴(yán)格的控權(quán)制度和追責(zé)制度，而且在檔案公開前，必須要取得當(dāng)事人的同意，同時要以不會對當(dāng)事人以及相關(guān)利益人造成傷害為前提。此外，在檔案公開的過程中，要嚴(yán)格控制公開權(quán)限和范圍，嚴(yán)謹(jǐn)不相關(guān)的人員查閱人事檔案信息。

2 人事檔案信息化管理的路徑

2.1 完善信息化人事檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)人事檔案信息化管理需要有完善的信息化管理系統(tǒng)做依托，企業(yè)人事檔案的信息化建設(shè)包括企業(yè)檔案信息資源的收集、整理、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)。每個企業(yè)的實(shí)際情況都不相同，所以企業(yè)在進(jìn)行人事檔案信息化管理過程中，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要選擇合適的系統(tǒng)來進(jìn)行管理，如果企業(yè)有充足的經(jīng)濟(jì)條件可以與軟件開發(fā)公司聯(lián)合，開發(fā)出為企業(yè)量身打造的檔案管理系統(tǒng)。此外，還要對企業(yè)人事檔案的數(shù)據(jù)庫和管理軟件進(jìn)行定期的升級和病毒查殺，保證數(shù)據(jù)庫和軟件的快捷性和安全性。

2.2 健全信息化人事檔案管理制度

健全的信息化人事檔案管理制度是保證企業(yè)人事檔案信息化管理有序進(jìn)行的基本保障。目前我國對企業(yè)的檔案管理已經(jīng)出臺了一些法律法規(guī)和管理標(biāo)準(zhǔn)。但是由于企業(yè)間存在差異，所以企業(yè)在實(shí)行人事檔案信息管理中要結(jié)合企業(yè)的自身特點(diǎn)，根據(jù)企業(yè)的自身特點(diǎn)和國家的相關(guān)法律法規(guī)來制定企業(yè)的管理制度。

2.3 加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

企業(yè)人事信息檔案管理中的人才不僅要具有管理能力同時還要具有較強(qiáng)的操作能力。所以，在企業(yè)人事檔案管理過程中，企業(yè)要注重培養(yǎng)檔案管理人員的自動化操作能力，提高檔案管理人員的電子文件應(yīng)用和處理能力，使其能夠熟練的應(yīng)用管理軟件[3]。此外，管理人員自身的素質(zhì)對企業(yè)人事檔案信息化管理工作也有很大的影響。所以企業(yè)要定期為檔案管理人員開展業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，并將國家的法律法規(guī)加入到培訓(xùn)內(nèi)容中，提高檔案管理人員的法律意識，使其能夠在實(shí)際工作中做到按規(guī)操作、依法操作。從而提高人事檔案管理工作的有效性。

3 結(jié)語

綜上所述，信息化的發(fā)展為企業(yè)的人事檔案管理帶來了新的發(fā)展契機(jī)，在人事檔案管理中采用信息化管理技術(shù)，能夠提高人事檔案管理的便捷性和安全性。但是在人事檔案信息化的管理過程中，管理人員必須要重視人事資源的整合方式并注意人事檔案的公開性控制。此外，優(yōu)化企業(yè)人事檔案的管理路徑也是提高企業(yè)人事檔案管理的有效手段，完善信息化人事檔案管理系統(tǒng)、健全信息化人事檔案管理制度、加強(qiáng)信息化人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，為信息化人事檔案管理建設(shè)提供更有利的條件。

參考文獻(xiàn)

[1]劉小素.人事檔案信息化管理初探[J].赤子，2015（11）：228-228，229.

[2]陳艷艷.國有企業(yè)人事檔案信息化管理之我見[J].科學(xué)中國人，2015（11）：20-20.

[3]張金金.淺析人事檔案信息化管理的策略[J].黑龍江史志，2015（14）：56.