探索人事檔案的信息化建設路徑

王萍

摘 要：信息化的發展為企業的管理提供了更多的管理資源，特別是在企業的人事管理中，信息化的管理方式打破了傳統刻板、僵化的管理模式，信息化的管理方式為現代企業的人事管理提供了更加優化的路徑，有效的完成了資源共享，并使數據更加安全化。本文主要通過對以往人事檔案管理的分析和研究，提出當代企業中人事檔案信息化管理建設路徑的優化。

關鍵詞：人事檔案；信息化建設；路徑

人事檔案管理是企業檔案管理中的重要組成部分，關系著企業人員的配置和資源的優化，同時對企業員工個人的晉升情況也有很大的影響。所以企業人事檔案管理路徑的優化十分必要。信息技術的發展，為企業的人事檔案管理提供了有效的途徑。本文將從檔案管理的軟件、信息的數據化處理以及管理的公開性等方面進行探討。希望可以為企業的人事檔案信息化管理提供一些參考。

1 注重人事檔案信息化管理中的資源整合方式

1.1 企業人事資源的整合方式

傳統的人事檔案管理中，主要的工作都是人工來進行，從檔案的收集、整理到保存都是由檔案管理人員手工完成，這種管理方式不僅浪費大量的人力、物力，同時存在不易保存，查閱困難等問題。利用現代化的信息技術進行人事檔案管理，可以通過建立人事數據庫的方式來實現資源共享，企業領導需要查看人事檔案時，只需要通過登陸人事數據庫就可以完成查閱工作，而不需要到人事部門進行紙質檔案的翻閱，有效的提高了工作效率[1]。同時，人事檔案的信息化管理保存更加方便，不但節省空間，也避免了紙質檔案出現損壞，產生信息丟失的情況。人事檔案信息化管理的基礎是人事檔案的資源建設。人事檔案是對企業人員工作生活的真實記錄，這就要求檔案的資源中要能夠真實的反映出員工個體在社會發展中的狀況和表現。所以要想實現企業的人事檔案信息化管理必須要加強人事資源的整合力度，采取正確的整合方式。首先，在整合資源的過程中要實行集中領導、分級管理制度。集中領導管理有利于管理工作的統一，使檔案資源能夠達到統一配置，防止出現工作混亂。同時分級管理方式能夠將工作進行細化，使每個工作環節都能夠得到有效的完成，各部門間各司其職、各負其責，防止出現問題時互相推諉，或者因為工作交叉出現資源浪費等現象。其次，注重人事檔案的整理工作。人事檔案的信息化整理不僅要對信息資源進行的錄入和編寫，還要對人事檔案信息進行分析和研究，在此基礎上進行整理，通過對人事檔案資源的分析和研究能夠對信息資源進行重新整合，提高人事檔案的價值。

1.2 人事檔案信息的適當公開性質

人事檔案的信息化管理能夠更好的實現資源共享，提高資源的利用率。但是這些都基于信息的有效錄入和適度公開。在人事檔案中包括員工的履歷、個人基本資料、學歷、學位、等級證書、政治背景、獎勵材料以及處分材料等[2]。這些信息都是員工的真實情況，反映著員工的真實經歷，同時也是企業招聘、任免和選撥人才的依據，所以對人事檔案的錄入必須要準確。人事檔案的公開涉及到員工的隱私，所以在公開的過程中必須要符合相關的審核程序，建立嚴格的控權制度和追責制度，而且在檔案公開前，必須要取得當事人的同意，同時要以不會對當事人以及相關利益人造成傷害為前提。此外，在檔案公開的過程中，要嚴格控制公開權限和范圍，嚴謹不相關的人員查閱人事檔案信息。

2 人事檔案信息化管理的路徑

2.1 完善信息化人事檔案管理系統

企業人事檔案信息化管理需要有完善的信息化管理系統做依托，企業人事檔案的信息化建設包括企業檔案信息資源的收集、整理、檢索、利用、統計等環節。每個企業的實際情況都不相同，所以企業在進行人事檔案信息化管理過程中，要根據企業的實際需要選擇合適的系統來進行管理，如果企業有充足的經濟條件可以與軟件開發公司聯合，開發出為企業量身打造的檔案管理系統。此外，還要對企業人事檔案的數據庫和管理軟件進行定期的升級和病毒查殺，保證數據庫和軟件的快捷性和安全性。

2.2 健全信息化人事檔案管理制度

健全的信息化人事檔案管理制度是保證企業人事檔案信息化管理有序進行的基本保障。目前我國對企業的檔案管理已經出臺了一些法律法規和管理標準。但是由于企業間存在差異，所以企業在實行人事檔案信息管理中要結合企業的自身特點，根據企業的自身特點和國家的相關法律法規來制定企業的管理制度。

2.3 加強企業人事檔案信息化管理人才隊伍的建設

企業人事信息檔案管理中的人才不僅要具有管理能力同時還要具有較強的操作能力。所以，在企業人事檔案管理過程中，企業要注重培養檔案管理人員的自動化操作能力，提高檔案管理人員的電子文件應用和處理能力，使其能夠熟練的應用管理軟件[3]。此外，管理人員自身的素質對企業人事檔案信息化管理工作也有很大的影響。所以企業要定期為檔案管理人員開展業務方面的培訓，并將國家的法律法規加入到培訓內容中，提高檔案管理人員的法律意識，使其能夠在實際工作中做到按規操作、依法操作。從而提高人事檔案管理工作的有效性。

3 結語

綜上所述，信息化的發展為企業的人事檔案管理帶來了新的發展契機，在人事檔案管理中采用信息化管理技術，能夠提高人事檔案管理的便捷性和安全性。但是在人事檔案信息化的管理過程中，管理人員必須要重視人事資源的整合方式并注意人事檔案的公開性控制。此外，優化企業人事檔案的管理路徑也是提高企業人事檔案管理的有效手段，完善信息化人事檔案管理系統、健全信息化人事檔案管理制度、加強信息化人事檔案管理人員隊伍建設，為信息化人事檔案管理建設提供更有利的條件。

參考文獻

[1]劉小素.人事檔案信息化管理初探[J].赤子，2015（11）：228-228，229.

[2]陳艷艷.國有企業人事檔案信息化管理之我見[J].科學中國人，2015（11）：20-20.

[3]張金金.淺析人事檔案信息化管理的策略[J].黑龍江史志，2015（14）：56.