對高校教學秘書工作的思考

楊　柳

(長春師范大學外語學院，吉林長春 130032)

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對高校教學秘書工作的思考

楊柳

(長春師范大學外語學院，吉林長春 130032)

[摘要]高校教學秘書承擔著基層教學管理工作，其工作能力和質量在教學管理中起著至關重要的作用。高校應加強教學秘書隊伍建設，強化評價考核體系，加快教學秘書隊伍的專業化發展，從而切實提高高校教學管理水平。

[關鍵詞]高校；教學秘書；教學管理；工作現狀

隨著高等教育教學改革的不斷深化，各大高校逐漸實行二級學院制管理，將部分權力下放到二級學院。教學秘書作為高校教學管理的基層成員，承擔著教學職能部門、教師、學生之間信息溝通的重要作用，教學秘書素質的高低直接影響著學校教學管理水平和教學質量。但是，長期以來教學秘書不受重視、任務重、待遇低、晉升空間小等工作現狀，嚴重制約著教學秘書的工作積極性。因此，建立一支穩定的教學秘書隊伍成為各高校提高管理水平的重要保障。

1高校教學秘書應具備的素質

1.1高度的責任感和“以人為本”的服務精神

教學秘書是教學管理工作的直接組織者和管理者，負責各項教學任務的具體實施和落實，具有工作內容繁雜、時間性強等特點，其間任何一個環節的疏忽都易釀成教學事故，這就要求教學秘書具有高度的責任感，對待各項工作都要兢兢業業，認真負責，嚴格遵守紀律，愛崗敬業。教學秘書還是一個服務性的崗位，其工作對象是廣大的師生群體，因此在工作中要做到想師生之所想、急師生之所急，用熱情、真誠和耐心對待教學管理工作[1]，切實做到“以人為本”。

1.2廣博的知識儲備

教學秘書日常接觸的教師通常具有較高的專業知識水平，這就要求教學秘書有較高的知識儲備，加強對所在學院專業知識的了解和學習，熟知各門學科的結構體系、教學大綱、教學計劃等，以便協助領導處理教學中出現的問題。同時，教學秘書要自覺加強秘書專業知識的學習，如秘書學、文秘處理、管理學等，并學以致用。另外，教學秘書經常接觸學生，因此對心理學、教育學等理論知識要有一定程度的掌握。最后，還要有較高的管理學知識，學習并應用科學的管理方法，提高工作水平。

1.3較高的綜合能力

在信息技術日新月異的今天，如何利用網絡技術在短時間內將繁雜的工作快速完成，是教學秘書需要具備的能力。這就要求教學秘書熟練使用常用的辦公軟件，如office文字和數據處理軟件、學校教學管理軟件、統計軟件等，同時還應熟悉復印機、速印機、傳真機等工具的使用。教學秘書還承擔著輔助教學院長的職責，要經常根據工作需要撰寫一些教學公文和會議記錄。因此，對應用文寫作、文字處理、會議組織等知識也要掌握。另外，良好的溝通組織能力、語言表達能力、調研分析能力、教學創新能力、突發事件的處理能力也是教學秘書應具備的能力。

2高校教學秘書的工作現狀

多數高校對教師隊伍建設和科研工作極為關注，而對教學管理工作較為忽視。長期以來，教學秘書工作存在的各種問題，嚴重制約了教學秘書工作的積極性，很大程度上影響了高校教學管理的質量。

2.1工作不受重視，教學秘書隊伍流動性大

隨著我國高等教育的不斷發展，作為高校教學工作的基層管理者，教學秘書的重要性日益凸顯。但一直以來，多數人對教學秘書的工作仍缺乏正確的認識和評價，對其在教學管理中的重要性沒有給予足夠的重視。認為他們不需要專業的知識與技能，只要聽從領導的安排就能勝任，干好干壞影響也不大。因此許多高校在教學秘書人員的配置上存在很大的隨意性，往往是抽調其他部門人員或聘任專業不對口的人員擔任。不受重視引發的失落心理，害怕出錯導致的焦慮心理，以及職稱、待遇方面的不平等造成的不平衡心理[2]，極易導致教學秘書隊伍的不穩定，嚴重影響教學管理工作的穩定性和延續性。

2.2工作內容繁雜、待遇低

高校教學秘書工作內容繁雜、涉及面廣。從內容上看，包括學生的學籍管理、排課、調課、教師管理等教務工作；校內考試、補考、重修等考試安排和成績管理等考務工作；等級考試和各種競賽的報名、組織工作；畢業資格審查和學位資格審查，成績歸檔等事務性工作。從領導結構看，教學秘書受到學校教務機構以及學院教學院長的雙重領導，既要完成學校安排的教學任務，又要聽從教學院長的指揮。在一些嚴重缺編的學院，教學秘書還要兼任科研秘書、研究生秘書、行政秘書等職務，并且許多工作都有時效限制，無論哪一項環節出現紕漏，都可能發生教學事故，因此，教學秘書經常處于緊張忙碌的工作狀態中。但是教學秘書的付出和回報大多不成正比，很難看到工作成果，很難進行量化考核。多數高校教學秘書的工資待遇與導員、科研人員、教師等相比通常都是偏低的。

2.3缺乏系統性的專業培訓，業務水平不高

目前高校教學秘書普遍存在專業不對口問題，大多數人在從事教秘工作前并不具備相應的教學管理專業知識，缺乏科學的管理方法和手段，對各專業的課程體系和教學計劃沒有深入了解。繁雜的工作使他們沒有充足時間學習相關的專業知識，加之沒有系統性的專業培訓，以致自身業務水平得不到提高。同時，各校對教秘崗位不同程度的忽視，導致現有的師資配置和培訓力度不夠，缺乏培養、進修等保障制度，培訓的機會較少，多數培訓只是短期的業務知識培訓。

2.4科研能力不強，職稱評定難，晉升空間小

從目前的科研情況看，教學秘書普遍存在科研能力不強的現象，大部分人沒有或有較少的科研成果，且形式比較單一，多集中于學術論文，極少有科研項目，少數的研究課題也僅限于市級、校級等，很難達到職稱評聘的要求。究其原因，大概分為兩種，一是教學秘書日常事務繁忙，沒有相對充裕的時間和精力進行教學、科研研究。二是目前各高校關于教學秘書的評聘標準不一，多數高校將教學秘書劃分到管理系列，與黨政機關人員一起參加評定，由于教學秘書工作很難看到工作成果，工作績效很難量化，教學秘書的評定處于劣勢中。也有部分高校將教書納入科研系列，將科研成果的多少作為考核標準，而教學秘書沒有大量時間投入到科研中，因此也無法與科研人員和教師競爭。由此可見，教學秘書在與同級別的其他各類工作人員相比，在職稱晉升方面處于劣勢。這也造成了教學秘書的晉升空間狹小，很難有更好的發展。因此教學秘書經常在工作一段時間后紛紛離職，使教學秘書隊伍一直處于不穩定狀態。

3改善教學秘書工作現狀的措施

隨著高校教學管理工作的逐步深化，其工作形式和內容發生了巨大的變化，高校教學秘書隊伍的建設也需與時俱進。

3.1加強教學秘書隊伍建設，改善工作環境

在新的形勢下，高校管理者應進一步轉變思想觀念，改變長期以來對教學秘書“重使用、輕培養”的觀念，增強教學秘書隊伍建設的責任感，切實地將對教學秘書的培養納入學校師資培養體系，從教學秘書的切身利益出發，在擇優錄取、專業培養、收入分配、職稱評定等方面制定相關政策，提高教學秘書的工作地位。同時要對教學秘書給予充分的理解和尊重，為他們創造良好的工作環境，激發他們的工作熱情和主人翁意識，增強他們的歸屬感，從而吸引和留住優秀人才，保證教學秘書隊伍的穩定性和延續性。

3.2強化評價考核體系，促進教學工作良性發展

教學秘書的事務性工作較多，難以形成量化的評價標準，年終考核往往是沒有重大事故就視為合格，而獲得優秀的可能性微乎其微，長此以往將造成教學秘書工作懈怠，因此必須制定合理的評價考核體系。首先，要實行崗位責任聘任制，明確教學秘書的崗位職責，確定工作范圍，避免出現教學秘書身兼數職的情況，以保證教學秘書有較為充足的時間進行教學管理和科研工作。其次，要建立健全評價考核體系，對教學秘書的各項工作進行量化分析，制定獎懲機制，將考核結果與獎金、職稱評定掛鉤。對于業績突出者給予獎勵，并在職務晉升上給予優待；對于工作懈怠者視情節輕重給予批評教育或調職、解聘。加強對教學秘書評價考核工作的管理，制定行之有效的獎懲機制，是調動教學秘書工作積極性、激發教秘隊伍的活力與創新精神的有效方式。

3.3完善教學秘書培養體系，提高教學秘書的專業水平

隨著高校教學管理理念和模式的不斷更新，高校管理者應為教學秘書制定系統的培養體系，采取崗前培訓、崗位培訓、專題培訓和業務進修一體化的培養模式。新入職的教學秘書要經過崗前培訓才能正式上崗，有經驗的教學秘書要發揮“傳、幫、帶”的優良作風幫助新人；崗位培訓則堅持每學期抽出固定時間學習教育管理理論，并將之與實際工作相結合，適時總結經驗；同時要有計劃地進行短期專題培訓；進修學習則是通過交流學習、訪學等多種形式，借鑒其他高校成功的教學管理模式，促進教學管理改革的不斷深化。同時，教學秘書也要通過主動學習來加強專業知識和能力的培養，結合自身發展方向不斷更新和完善專業知識體系，適應高校教學管理發展的需要。

3.4改善科研環境，為教學秘書的科研活動提供保障

高校教學秘書日常工作繁雜，多數時間、精力都投入到教學管理中，很少有時間進行科研活動，同時評職條件不斷提高，發表文章的成本也很高，這都造成教學秘書在科研方面產生消極情緒，沒有動力從事科研活動。因此，學校可以有針對性地為教學秘書提供教學管理改革項目或科研項目，提供一定的課題研究經費，鼓勵教學秘書總結教學管理經驗，撰寫研究論文，真正把教學管理工作提到新的高度[3]。針對教秘工作量大的難題，學校也可以派勤工助學學生輔助教學秘書工作，一方面可以增加他們的工作經驗，另一方面也可以適當減輕教學秘書的工作負擔，更利于科研工作的開展。另外，也可以加大科研投入力度，對科研成果豐碩的人員提高獎勵，從而促進教學秘書參與科研活動的積極性。

高校教學管理工作面臨著新的挑戰，教學秘書作為基層管理者在其中發揮著重要作用，各高校負責人應予以充分的重視。只有制定合理而人性化的政策，建立有效的評價考核機制，為教學秘書提供完善的培養體系和充足的科研保障，才能更好地吸收和保留優秀人才，建立一支穩定、專業的教學秘書隊伍，切實地提高高校教學管理工作水平。

[參考文獻]

[1]劉聰,孫銘娟.高校教學秘書角色探討[J].衛生職業教育,2013(3):18-19.

[2]劉建鳳,劉孟.高校教學管理中教學秘書的工作現狀及改善建議[J].黃岡職業技術學院學報,2012,14(3):66-68 .

[3]肖康舒.高校教學秘書隊伍的現狀與思考——以Z學院教學秘書隊伍為考察對象[J].湖南科技學院學報,2014(12):159-161.

[作者簡介]楊柳(1985- )，女，教學秘書，碩士研究生，從事教學理論研究。

[收稿日期]2015-12-18

[中圖分類號]G471

[文獻標識碼]A

[文章編號]2095-7602(2016)02-0104-03