新時期事業單位檔案管理的創新思路探究

田爽

摘要 現階段，事業單位雖然不是國家的政府機構，但組織形式卻與國家機構相似，具有一定的公益性。事業單位的檔案管理對于事業單位的發展有著重要的作用，一方面可加強事業單位的登記管理服務和其他服務，另一方面也可提高事業單位的效率，便于認識和思想的統一。因此，事業單位應該加強對檔案管理的重視，摒棄傳統觀念里檔案管理只是抄抄寫寫的錯誤認識，處理信息時代和計算機時代下檔案管理的新問題和新情況，以逐步實現事業單位檔案管理的探索性和創造性。現本文就簡要介紹了新時期事業單位檔案管理的現狀，并提出了幾點創新思路，以期促進事業單位的進一步發展。

關鍵詞 新時期；事業單位；檔案管理；創新思路

中圖分類號G2

文獻標識碼A

文章編號1674-6708（2016）156-0060-02

隨著社會和經濟的不斷發展，事業單位也迎來了發展的新時期，檔案管理的改革逐步被提上日程。這就要求檔案管理不僅要做好資料和文件的收集，還應該為事業單位的規劃和發展做好指導。因此事業單位的檔案管理應從管理設備、手段、產品，甚至管理工作者的綜合素質等入手，以實現新時期下檔案管理的全面改進，符合時代發展的潮流，實現事業單位的可持續發展。

1 新時期事業單位檔案管理的現狀

1.1 事業單位不夠重視檔案管理，管理理念落后

首先很多事業單位的領導者將檔案管理看作是資料的簡單堆砌和匯總，認為檔案管理可有可無，即員工在查找資料的過程中，自然而然就做到了檔案的管理，實則不然，檔案管理意識的薄弱一方面會影響員工的工作效率，查找資料和檔案的過程耗費太多時間和精力，難免會抑制他們后期工作的積極性；另一方面則是人力、物力和財力方面沒有足夠的保證，導致資料在堆積的過程中越來越雜亂。此外是檔案管理理念落后，很多員工只是機械地整理檔案，導致收集的資料不能直接使用，很多時候領導選擇相對有價值的資料還要再經過一定的篩選，足見檔案管理過程的不規范性，而且不丟失內容和保密這樣簡單的工作要求也會降低員工工作的積極性，難以實現管理理念的突破和創新。

1.2 事業單位檔案管理手段落后，業務基礎偏低

首先目前事業單位檔案管理的設施落后，硬件嚴重不足，難以滿足新時期下檔案管理的工作要求，再加上檔案管理工作長期得不到領導的重視，資金注入偏少，難免會導致庫房簡陋，甚至堆放了很多易燃和易爆的雜物。其次是檔案管理過程管理手段落后，現代化程度不夠。現階段計算機和其他高科技等都得到了快速的發展，但很多事業單位的工作人員依然采取最傳統的資料整理方式，思維上的局限性造成了事業單位檔案管理的嚴重不足。最后是檔案管理的業務基礎偏低，即很多事業單位都沒有開展檔案鑒定工作，員工只能擅自決定檔案的保存和處理，最終只會埋下不安全的隱患。

1.3 事業單位檔案管理制度不完善，缺乏對信息的有效利用

制度的完善是事業單位檔案管理的重要步驟，而很多事業單位都存在制度混亂的現象，甚至出現了朝令夕改的情況，員工在規整檔案的過程中常常會感覺到無從下手和模棱兩可。首先是事業單位制度的制定流于形式，執行的效果較差。例如在針對一些外借資料時，管理人員按照相關的手續做好了外借的過程，卻不關注資料的歸還情況，甚至認為資料的歸還不在自己的業務范圍內。其次是制度的制定過程沒有責任到人，缺乏激勵和懲罰，極易導致工作人員懶散的狀態，使得信息得不到有效的利用，例如對于比較重要的信息和資料很多員工怕擔責任，就會你推我我推你，最終不了了之，等領導審查的時候，才會發現問題的重要性。最后是檔案管理制度沒有做到與時俱進，缺乏動態性，尤其是隨著新時期信息量和工作量的加大，需要舊制度下形式和內容的改進，否則員工難以在短時間內做到對所有信息的規整，而且無法保證錯誤率。

1.4 事業單位檔案管理人員水平和素質偏低

首先是事業單位在招聘檔案管理人員的過程中，沒有嚴格的選拔機制，甚至在招聘的過程中也沒有要求學歷和工作經驗等，無意中降低了檔案管理工作人員的專業水平和業務能力，尤其是一些事業單位還安排了在其他崗位被淘汰的人員來從事檔案管理工作，即所謂的關系戶，這難免會降低工作效率。其次是檔案管理人員自身的綜合素質偏低，具體表現為缺乏耐心，工作的過程中沒有責任心，甚至在檔案的收集和管理過程中都沒有做到認真，時常會造成檔案不能使用的現象，給其他部門的工作帶來了負擔。最后是事業單位檔案管理部門缺乏留住人才的政策，一方面是薪資待遇達不到優秀員工的需求；另一方面則是缺乏專門的培訓和外出學習的機會，導致很多人才只能保持原有的業務和能力水平，很難有實質性的突破，也難以達到他們終生學習的基本要求。這都需要事業單位加強對人才的培養，實現自身的長久發展。

2 現階段事業單位檔案管理的創新思路

2.1 創新管理理念，提高事業單位對檔案管理的重視程度

在新的社會形勢下，事業單位檔案管理要想更加高效的運行，首先就應該創新管理理念，即事業單位的領導要加大對檔案管理的宣傳力度，使每個員工都認識到檔案管理的重要性，進而鼓勵員工積極主動發言，提出自身對檔案管理的一些意見，在提高員工參與度的同時，也能激發出員工工作的積極性和主動性。其次是提高事業單位管理者對檔案管理的重視程度，這就要求領導充分認識到每一位員工的作用，給予表現出色的員工一定的嘉獎，營造良好的工作氛圍，使普通員工逐步認識到自己雖然是平凡的一員，但也應為事業單位的發展和進步貢獻一份力量，盡可能地發光發熱，實現自身價值的同時，也促進事業單位的發展。最后是實現事業單位檔案管理的創新，善于借鑒國際上成功的案例，同時結合事業自身的現狀，進行積極地改進，例如事業單位可以進一步創新建檔模式，建立電子檔案等，能夠防止紙質檔案的破損和不完整。

2.2 加大資金投入，引進先進的管理手段

新時期，檔案管理工作的順利開展離不開事業單位其他部門的協助，為使所有員工都能積極地參與到檔案管理中來，政府應該通過多種途徑加大資金的投入.一方面可為事業單位的檔案管理引進新的管理設備和工具，另一方面也能為事業單位檔案管理人員提供更多的實踐和交流機會，全方面的開展檔案管理工作。為此，首先做好工具的創新，這是創新管理手段的重要步驟，即要求檔案管理人員充分利用新時期下計算機技術的適用性、可延伸性和兼容性，強化自身對計算機的操作能力，高效率地完成檔案的自動化歸檔和電子化處理。其次是多種管理手段綜合運用，對于比較復雜的檔案就需要人工進行詳細地匯總，而對于一些一般的文檔，重復性較強而且用處不大的，就可以建立簡單的電子文檔，做好封存，對于特別重要的文檔則做好電子備份和手寫備份等，最好都能具體到固定的員工，便于檔案的鑒定。最后是在對檔案工作保密的基礎上，做到對檔案信息資源的開發，即充分利用新時期網絡技術，緊緊圍繞事業單位檔案管理的核心工作，并不斷總結工作經驗，實現信息的準確性和真實性。

2.3 完善和創新事業單位檔案管理機制，提高信息利用率

新時期事業單位檔案管理制度的提出是保障檔案管理工作高效運行的基礎，這就要求制度的完善和創新必須是在事業單位特點和實際需求的基礎上提出的。首先事業單位制度的制定和完善要符合國家的法律條文，在具備廣泛平等性的基礎上，既可以做到對內部員工的約束，也能實現對單位領導的約束，杜絕管理機制的形式化。一方面事業單位檔案管理的制度要符合絕大多數員工的利益需求，最好能由員工自由討論制定，另一方面則應具備靈活和機動的特點，便于制度的改進和創新。其次檔案管理機制的完善和創新要具體到每一環節的每一分工，即要包括具體的工作準則、管理要求、應急預案和人性化的懲罰獎勵等，這樣有利于提高檔案管理人員的警惕性，能夠做到對檔案的妥善處理和保密，甚至在很大程度上降低了檔案管理風險。最后是檔案管理制度應注重于信息安全管理制度的建設，當今社會是信息化的社會，這就使得很多電子文檔極易受到網絡病毒的攻擊和入侵，信息安全制度能夠起到全方位保護的作用。例如禁止移動端對電子檔案的輸入和輸出、禁止非規定計算機訪問電子檔案網站等，通過更加多樣化的手段來保證信息的安全。

2.4 加強員工內部培訓，提高員工綜合素質

首先事業單位在進行招聘的過程中，要做好人才選拔關，即積極引進專業的人才，不受到編制內的限制，一方面要求人才較高的文化水平，另一方面則要求人才過硬的專業知識，以實現人才為我所用。其次要建立完善的內部競爭機制，鑒于目前很多員工都有消極怠工的現象存在，事業單位的檔案管理部門就可以設立末位淘汰機制，即定期對檔案管理人員進行考核，對于每次業績都不突出的員工，實施警告、教育和開除的機制，提高其他員工的重視。最后是定期對檔案管理員工進行培訓。對于新員工，要做好崗前培訓，使他們盡快熟悉工作的內容和流程，也盡快了解哪些事情是工作過程中可以做的，哪些事情是不可以做的；對于專業素質較差的員工，則應該做好專業領域的培訓，提高專業技能；對于消極怠工的員工，則要做工作作風方面的培訓，提高他們為他人和社會服務的意識；而對于工作能力較強的員工，最好能根據他們自身發展的需求，提供更加多樣化的培訓，實現人才的成長。

3 結論

綜上所述，事業單位的檔案管理不僅對事業單位自身的發展起到了難以取代的作用，甚至對社會的發展也起到了很重要的意義。這就要求各事業單位的領導和工作人員不僅要在思想上提高重視，還應在實際的工作過程中，積極尋求新的解決思路和方法，以逐步提升事業單位的檔案管理工作，從而使事業單位更加適應社會的發展和進步。當然，這需要事業單位領導和工作人員長期的探索和堅持不懈的努力，才能真正做好本質工作，為實現中華民族的偉大復興貢獻一份力量。