大數據時代高職院校檔案信息化建設研究

趙珺

（江蘇農林職業技術學院，江蘇句容，212400）

大數據時代高職院校檔案信息化建設研究

趙珺

（江蘇農林職業技術學院，江蘇句容，212400）

基于高職院校檔案信息化建設過程中存在的認識不足、管理漏洞以及質量上存在不足等問題，文章在大數據背景下對此進行了分析并提出：應提高對檔案管理信息化建設的認識，加大對檔案管理的資金支持，加強檔案管理專兼職人員培訓，加強信息管理安全意識的培養，積極推進高職院校的檔案管理信息化建設工作。

大數據 高校檔案 檔案管理 信息化建設

1 大數據時代檔案管理信息化概述

大數據是人們獲得新認知、創造新價值的源泉，也是改善市場、組織機構以及政府與公民關系的方法。它的崛起對檔案信息化建設提出了新的要求，檔案信息化不單單是“數字化”，更重要的是要做到“數據化”。這兩個概念易被混淆，“數據化”指把文字、方位、圖表、聯系等現象轉化為可制表分析的量化形式；“數字化”則是將所有涉及的檔案信息轉換成用0和1表示的二進制碼，進而運用計算機處理數據。數據化是在數字化的基礎之上，通過計算、分析、追蹤等手段，挖掘信息背后的價值潛能，讓數據自己“發聲”。在一定意義上，大數據是檔案管理信息化建設技術路徑的趨勢，即將海量檔案信息數據化處理并挖掘其中的價值，并在此基礎上提供利用服務。

2 高職院校檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 認識不足

最常見的認識是將信息化理解為電子化、數字化，把檔案文獻的數字化、檔案信息網絡化的建設等同于檔案信息化的建設。高職院校檔案建設一直以來受重視程度較低，相關人員信息化意識也很淡薄。如我院（江蘇農林職業技術學院）早在2008年就實行新的檔案分類方案，室存檔案共10275卷，分九大類整理歸檔：文書檔案、教學檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案。到2015年，我院雖有文件級數據41640條，卷宗級數據10332條，更多的注意力放在將紙質檔案通過電子設備轉化為數字檔案，統計評價的著眼點在紙質檔案數字化的速度、進度和完成量上面，但很多都是表面參數的記錄，沒有涉及內在信息；檔案信息化建設僅對硬件設備配置提出要求，而忽視軟件規劃和資源建設。認識上的不足導致信息化建設重點只在于將檔案進行數字化加工，而忽視了電子文件的管理以及深層次開發利用。

2.2 制度缺失

一種情況是檔案信息化管理制度不健全，導致電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作不夠規范。因此急需建立電子文件歸檔管理制度、檔案數據管理維護制度、電子檔案移交制度、電子檔案利用制度、電子檔案鑒定制度、檔案數據安全保密制度。另一種情況是相關的信息化建設制度因為種種原因未有效落實，檔案信息化工作沒有納入單位規章制度及工作流程。

2.3 技術落后

在建設檔案信息網絡體系、構建網絡軟硬環境、確定相關技術標準時，缺乏對當前成熟信息技術的判斷能力。在考慮選用相關系統時，缺乏前瞻性，對于信息技術的發展軌跡沒有預見性，這就無法保證檔案信息網絡系統在日后工作中的應用，其先進性和可持續發展性更無從談起。例如在選用檔案查詢系統時，部分高校一般參照其他兄弟院校，依葫蘆畫瓢，這就使技術存在不可避免的滯后性。同時，檔案管理的信息化建設標準不是一成不變的，檔案信息網絡系統設計若不具有一定的兼容性，則無法為未來信息技術發展留有余地。

2.5 管理漏洞

一是學院主管部門對檔案管理信息化建設缺乏前瞻性的規劃，在實施過程中沒有周密的計劃和強有力的組織，沒有將檔案管理信息化建設融入學院整體發展規劃中，這就導致檔案建設項目缺乏學院層面在政策、資金、技術等方面的有力支持。如2015年我院檔案維護以及建設專項經費預算僅為8萬。二是高職院校在檔案信息化方面存在盲目、重復建設問題，不重視投入產出比；在籌備過程中購置大量高新設備，過于超前，造成較大浪費；設計建設方案缺乏可行性，在檔案管理信息化建設實施中將中長期目標與短期目標混淆，這些都使得信息化建設難以維持。三是信息流通問題一直存在，如各類檔案信息不平衡，如我院2010年之前一段時間內科研以及設備信息缺失嚴重，基建信息的整理和收集也存在拖延的情況，一些檔案信息在加工處理和流通環節中失真；檔案信息加工不及時，使得信息價值折損，甚至完全流失。

3 大數據時代高職院校檔案信息化建設的對策

大數據開啟了一次重大的時代轉型，對檔案信息化建設也提出了新的要求。大數據提示我們沒有研究對象是單一的，一切看似毫無關聯的個體在大數據命題下都可以產生聯系繼而發酵。江蘇農林職業技術學院檔案信息化過程中存在的問題具有一定的代表性，從我院的實踐經驗中可以發現，高職院校檔案部門要順應大數據的潮流，將大數據技術與檔案信息化建設緊密結合起來，學校、政府、社會三方積極聯系溝通，提高對檔案信息化建設的認識，加大對檔案管理的資金支持、加強檔案管理專兼職人員的培訓、加強信息管理安全意識的培養等方面，借此契機，積極推進高職院校的檔案信息化建設工作。

3.1 更新觀念

大數據時代高職院校檔案信息化建設首先需要檔案部門及相關領導更新觀念意識，重新認識大數據時代檔案信息化建設的內涵和需求，擺脫傳統思維的制約，充分利用現代資源、技術等有利條件，真正將大數據與高職院校檔案管理結合，把握機遇，推動高校檔案事業發展。

3.2 強化制度和組織管理

檔案信息化工作必須有明確的分管領導和部門負責人，并納入本單位信息化總體規劃與有關人員崗位職責及年度考核。可成立綜合性的數字檔案室，實現單位各種門類、載體電子檔案的集中統一管理；為適應數字檔案工作需要，必須配備專職檔案工作人員。另外還需建立健全本單位檔案信息化管理制度，以制度來規范電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，采取有效的管理措施保證電子檔案的真實、完整、有效，對本系統和所屬單位檔案信息化工作實施有效的監督指導。

3.3 加大資金支持，提升軟硬件辦公條件

檔案信息化建設離不開必要的軟硬件支撐，不僅要從制度上重視檔案管理，同時需要更多資金支持，進一步完善以下幾個方面：（1）硬件基礎設施建設，包括必要的數字檔案室硬件設備，如具有用于運行各類檔案管理應用的服務器，有可供存儲電子檔案數據光盤（庫）或磁盤陣列、磁帶機等數據保管、備份設備，有用于確保電子檔案數據信息安全的軟硬件設備，有滿足電子檔案管理要求的輸入輸出設備。（2）軟件基礎設施建設，包括數字檔案室應用系統和相關必備軟件，實現電子文件的收集、管理、存儲、利用，能與單位OA系統和業務系統實現數據交換；配備操作系統、數據庫軟件、掃描軟件、圖片處理軟件、防病毒軟件、防入侵軟件以及與存儲相適應的備份軟件等。（3）網絡建設，可連通電子政務網，與同級數字檔案館實現在線數據移交和查閱共享等。（4）庫房現代化建設，如采用規范安全的庫房溫濕度控制系統，對檔案庫房溫濕度進行實時采集、顯示、監控；采用安防監控系統，能進行實時記錄和自動報警。

3.4 加強培訓教育

高職院校檔案信息化建設的目的在于提高檔案管理效率，最大化體現檔案的價值。在大數據時代，檔案資源經過整合分析后要能夠為教育決策提供依據，為院校的長遠發展提供參考。這對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。首先需提高檔案人員業務能力，一方面要積極參加各類信息化技能的專業培訓，學習先進的工作方法；另一方面，要多去兄弟院校調研考察，學習成功的管理經驗，并結合自身情況加以運用；還可以建立激勵機制，鼓勵檔案管理人員進步與創新。

其次需加強安全教育，提升檔案安全管理水平。在大數據時代，人們對于網絡的依賴不斷加強，信息安全工作尤為重要，檔案部門需制定信息安全教育培訓制度，強化全體檔案人員的信息安全意識，使其掌握崗位所需的安全操作技能。

4 結語

大數據理念的提出對高職院校檔案工作提出了新的要求，在此背景下，如何促進檔案管理信息化建設將會成為提高檔案管理效率的重要舉措。再以江蘇農林職業技術學院為例，近年來以檔案系統網絡化建設為基礎，以檔案資源信息化建設為核心，以開發利用為重點，強化檔案編研、開發和利用工作，建立歸檔文件目錄62本，案卷目錄22本，并形成眾多基礎性和適用性編研材料，為領導決策和業務工作開展提供了有力的支持。當然，在信息化建設的過程中難免會出現很多困難，檔案部門需重視存在的問題，不斷提升能力，完善各項建設。相信在大數據帶來的變革與機遇中，檔案管理信息化建設將能取得預期效果，并為院校的發展提供有力支持。

［1］周才云、趙晶晶.大數據時代高校檔案的信息化建設探析［J］.蘭臺世界,2015（11）27-28.

［2］王樹嫻.大數據背景下高校檔案的信息化管理探究［J］.科技展望,2015（31）.

［3］武云.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力［J］.檔案與建設,2015（1）34-36.

［4］［英］維克托·邁爾·舍恩伯格.大數據時代［M］.杭州:浙江人民出版社,2013.

趙 珺，女，江蘇農林職業技術學院行政科科長，助理研究員，研究方向為檔案管理、教育管理。

Research on Archives Information Construction of Higher Vocational Colleges in the Era of Big Data

Zhao Jun
（Jiangsu Poleytechnic College ofAgriculture and Forestry，Jurong，Jiangsu，212400）

Under the era of big data，for the informatization of archives in higher vocational colleges new requirements are proposed.Based on the learning of the informatization of archives management in the process of the construction is not enough，and there are problems existing in the management loopholes and the quality is insufficient.This paper goes into the analysis and puts forward the corresponding measures，such as improving its importance to the informatization construction of archives management in knowledge，increasing funds investment of archives management，strengthening the archives management of full-time and part-time personnel training，strengthening the cultivation of consciousness of safety of information management，and actively promoting the archives information construction of higher vocational colleges.

Big Data;University Archives;Archives Management;Information Construction

G270.7