夯實檔案工作基礎服務法治政府建設

杜靜

（常熟市人民政府辦公室，江蘇常熟，215500）

夯實檔案工作基礎服務法治政府建設

杜靜

（常熟市人民政府辦公室，江蘇常熟，215500）

常熟市副市長陶理（左二）參觀紀念抗戰70周年圖片展

政府辦公室是地方政府綜合辦事核心機構，承擔市政府的日常政務和事務性工作。上級下達的政策法令，基層組織上報的統計、報告、信息等，政府印發的文件、工作報告和領導講話，政府管理社會的策略、思想、指令及社情民情在辦公室交集匯總。依法歸檔的文件材料數量大、形式多、要求高，檔案工作任務艱巨，責任重大。隨著十八屆四中全會依法治國要求的提出，法治政府建設進入到更高的階段，地方政府各部門從規范行政權力、決策程序、執法監督、信息公開等開展了一系列法治建設，涉及依法行政的政府檔案工作也同步加強了規范化建設，按依法行政要求和檔案科學管理標準重塑政府部門檔案工作，檔案法治成為政府法治建設的重要內容。地方政府辦公室檔案工作的依法治理內容獨特，進程更復雜，任務更艱巨。近年來，常熟市政府辦公室對照政府法治建設要求和檔案工作規范，開展了綜合治理。

一、厘清機關職能，把握工作特性

縣級政府辦公室是地方政府的辦公中心機構，包含了一屆政府組成人員和政府綜合辦公機構，還包括了外事辦、金融辦、電子政務中心、政府新聞辦、應急辦等，還有多個外派機構，黨的機構分別有政府黨組、政府辦黨組和機關黨支部。主要職能有：負責市政府會議的組織準備，起草政府公文和市領導講話稿等，對經濟社會發展重大問題進行調研；辦理上下級來文、人大政協提案等工作；協助組織處理重大活動、突發事件和應急處置工作；及時上報政務信息，做好全市出國（境）工作；負責全市政府外事、金融管理服務、政府新聞發布、電子政務、便民服務等工作。政府辦公室機構職能有別于一般的政府職能機構，檔案工作也獨具特點。

一是機關工作產生的行政關系多樣。政府辦與政府，與上級政府辦，與同級市委、人大、政協，與下屬職能機構，以及與普通市民都存在交集，有著領導與被領導關系、行政管理關系、行政法制監督關系、內部行政關系等多元化的關系。因此交流的信息多樣，信息形式、信息來源、處理的時效各不相同，歸檔過程和利用檔案要求既有一般機關的共性，更有特殊的要求。

二是全宗形成者層級構成多元。有政府核心領導機構，有政府綜合辦公機構，有外事辦、金融辦等專項職能辦事機構，還有雖然是常設機構但工作臨時性的新聞辦。政府辦內部機構層級不同，職能差異大，導致歸檔文件源頭多，歸檔范圍、歸檔要求、歸檔手續的制訂與執行難度極大，在文件材料整理、檔案價值鑒定中特殊性很多，需要多維度地鑒定思考。

三是產生的文件量大且形式多樣。政府辦職能特殊、機構復雜，造成文件量大，種類繁多。有常規的上級來文、下級來文、本單位發文、社情信息、外地信息等；有政府組織或參與的市長辦公會、人代表、表彰會、協調會等會議材料；有市長信箱、人民來信等信訪材料；有市委、人大、政協等與政府領導的批件，還有各種協議、意向書、備忘錄，以及本機關人事、年報等事務性材料。

四是文書處理路徑多頭。除了收發文的文件材料由辦公室文書處理，有大量文件材料在機關內部產生并多路徑運轉處理。領導的批件、會議材料、專題報告、各部門獨立處理的公文，還有照片、獎牌證書、電子文件等特殊載體材料容易在文書處理體系外運轉，管控難度極大。

五是檔案工作法治要求高。法治政府做到的職能科學、權責法定、執法嚴明、公開公正、廉潔高效、守法誠信都要完整地在檔案中體現，同時政府檔案工作還要主動參與，是依法行政的重要組成和環節。政府法治建設對檔案工作提出了新的更高要求。

二、以法治政府要求加強檔案工作關鍵環節

政府辦公室檔案工作有別于普通機關，處于法治政府建設的最前沿。我們對照法治政府建設要求，積極求變、求新，分析政府法治建設要旨，抓住了四個工作重點：

一是縝密制定歸檔范圍，落實依法歸檔任務。政府辦檔案實現集中統一管理是法定任務，科學的歸檔制度是實現集中統一管理的前提。政府辦內部機構多，機構與職能調整頻繁，歸檔制度必須要縝密。近年來我們對歸檔范圍進行了完善，詳細勘察工作職能，重點梳理了從人代會政府報告到政府辦公會、各種協調會等多級別、多層次的會議材料歸檔范圍。補充了領導批辦單、協辦單、專題匯報等非正式行文的歸檔。對市長信箱、市長熱線材料進行了分類，確定歸檔內容。落實了政府領導到各科室簽署的協議、調研報告等重要材料的歸檔。隨著政府法治建設進程的加快，新內容的材料急速增加，我們將其及時納入歸檔范圍中，著重對政府重大行政決策的過程材料，政策性文件的合法性審查、集體討論決定，以及聽證、公示、依法報備等過程性材料進行全面詳細補充并列入歸檔范圍中，記錄政府規范決策流程，決策法定程序的剛性約束軌跡。

二是提高歸檔文件材料的質量。保持歷史真實，保證文件材料的原始性是檔案工作的基本要求。“合法行政，合理行政，程序正當，高效便民，誠實守信，權責統一”的法治政府建設要求，在施政過程中形成的材料要齊全完備，檔案管理要保證歸檔文件原始性、準確性和完整性。我們加強了對歸檔文件質量的把關，要求各種會議記錄原件歸檔，記錄的會議記錄需要有關人員簽字，領導簽署的文件原件歸檔，各種文件、報表以及照片等都要有時間、責任者落款，必要時還須有印章，電子文件與打印紙質件同時歸檔，同一事項的請示、批復及附件緊密相連。文件外觀質量、紙張規格、排版格式設定嚴格的標準要求。歸檔的政府禮品、獎牌要闡明來源等要素，歸檔照片要有詳細說明。以高質量的歸檔文件材料展現出法治政府高效嚴謹的工作作風。

三是建立適合政府辦特點的歸檔機制。要科學完成全宗內檔案的收集、整理，需要對歸檔文件來源進行全面勘察分析。我們針對政府辦職能、機構的特點，建立了復合式、多層次的網絡管理模式。（見圖）政府辦各科室兼職檔案員直接向檔案室移交歸檔，金融辦、外事辦、電子政務中心則由部門整理后向檔案室歸檔，政府領導重要活動、重要會議材料由檔案員直接參與收集歸檔，監督便民服務中心、城市管理監督指揮中心等下屬單位獨立歸檔。這種機關檔案管理模式，充分保留了常用的兼職檔案員扁平化管理方式，汲取了部門歸檔模式的優點。檔案室對重大活動的直接收集，也符合政府辦條塊并存、層次繁多、環節交錯而又相互關聯的部門特點，避免歸檔責任相互推諉造成歸檔不全。歸檔模型中各歸檔點的歸檔時間也不盡相同，相同的是辦理好歸檔手續，做到傳承有序，保證檔案來源的可溯。

常熟市政府辦歸檔機制模型

四是把好政府信息公開中的檔案利用關。政府信息公開已成為法治政府的標志之一，政府辦多年來在檔案利用制度方式方法上作了積極的響應。中共中央、國務院印發《法治政府建設實施綱要（2015—2020年）》進一步要求全面推進政務公開。文件、檔案公開是最大的任務，機關檔案室保管的檔案利用，適用于《中華人民共和國政府信息公開條例》，是政府信息公開的重要渠道。我們抓好了全流程環節，對檔案利用制度進行了修訂，與機關政府信息公開制度契合，明確了信息發布保密審查機制，明確了審查的程序和責任；檔案人員進行了專項學習，明確了政府信息公開的要求，認識了這項工作的重要性和艱巨性，對可公開的檔案進行了事前劃分和熟悉；落實了查檔內部審批程序，對外單位人員利用檔案有檔案員初審、分管領導復審批準的制度；設置了公共查檔閱覽室，配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利；建立了查檔人員的身份審核和利用檔案登記制度。在政府信息公開的背景下，強化檔案利用工作是確保政府信息公開工作穩步推進的必要部署。

三、以科學管理要求優化檔案管理

政府核心機構領導多、分工細、工作內容龐雜、時效性要求高，政府辦提高檔案科學管理水平需要運用綜合治理手段。

1.持久宣傳，增強意識是首要措施。雖然政府領導干部多，基本素質高，但檔案室始終堅持宣傳檔案法治與法治政府的關系，宣傳檔案法和科學管理的要求，宣傳檔案利用產生的效果，抓住典型案例進行分析宣傳。工作日難以集中學習，就利用周六進行檔案工作宣傳學習。借助每年的常熟市“檔案法治宣傳周”活動，開展機關內部宣傳，電子屏上滾動宣傳標語，轉發“常熟蘭臺”宣傳微信，檔案宣傳品分發到位，從市長到普通公務員都參與檔案法治宣傳活動。堅持不懈的宣傳，使檔案管理標準從條條框框的要求，到走入每個人的內心。辦公室全體人員檔案意識和法制觀念在持久宣傳中鞏固提高，檔案法治原則也逐步成為每個工作人員的具體行為規范。

2.科學開展檔案整理。由于政府辦收發文件量大，會議材料多，重大活動豐富，靠集中歸檔無法提高收集整理質量。為此，我們積極探索歸檔新方式。

一是在以往檔案年終歸檔方式的基礎上，提出月度歸檔和年終歸檔相結合的檔案收集方式，并制定了詳細的檔案平時歸檔制度，取得了較好的效果。檔案月度歸檔制度具體內容包括：每月檔案部門收集上月單位大事記、信息，制作檔案收集綱要，綱要條目為本單位重大活動、重大會議、重大事件中形成的可隨時歸檔的文書檔案、聲像檔案、榮譽檔案等，落實具體責任到各科室兼職檔案員。收到文書檔案進行預歸檔，聲像、榮譽、禮品檔案隨時整理入庫。

二是文件材料的價值鑒定環節部分前置。雖然平均年歸檔文件量5000多件，但需鑒定的文件過萬件。以前很多抄送、抄報的文件、重復的文件、沒辦結文件的鑒定耗費大量時間，嚴重擠占了檔案整理的時間和精力。通過文書處理與檔案鑒定整理的互動對接，將檔案價值鑒定過程盡量前置，文書人員作初步的鑒定篩選，檔案員也從下半年開始參與前置鑒定，這樣大大節省了次年整理歸檔的鑒定整理時間，整理質量也得到提高。對實行部門歸檔的金融辦、外事辦等加強平時監督，審核歸檔質量。

3.提高信息化管理水平。現代高效的政府必須要有現代化的檔案管理作支撐。我們狠抓機關檔案信息化工作，提高檔案管理效能。已經全面實現檔案與目錄的數字化，實現了利用檔案無紙化、電子化。借助常熟市“檔案館室一體化平臺”，充分利用電子文件轉換的方法，減少檔案掃描數量，提高了檔案數字化與整理工作效率。依托合署辦公的電子政務中心力量，廣泛收集各種電子文件，發文、收文、數碼照片、電子信箱數據等逐年歸檔入庫，并做好了安全備份。

4.提高檔案綜合管理水平。政府辦檔案工作要做到收集齊全、整理科學、管理手段現代化，則必須不斷提升綜合管理水平，不留短板。我們近年來對照有關檔案規范化管理標準，著重加強了庫房安全管理，全面提高了全宗卷質量，檔案管理條理分明，歷史清晰。同時，加強檔案信息資源的開發利用，形成多種檔案編研成果，檔案利用快速方便，效果明顯，進一步豐富了機關文化內涵。由于基礎工作扎實，檔案管理規范有序，向常熟市檔案館的檔案移交工作順暢高效。

經過多年的努力，我們以法治建設為出發點，以科學管理為落腳點，以增強檔案法制意識為核心，對機關檔案工作進行了持久的綜合治理，機關檔案工作的面貌煥然一新，成為常熟市法治政府建設的一個亮點。