做好區縣檔案館利用工作的思考

張龍英

（常州市武進區檔案局，江蘇常州，213159）

做好區縣檔案館利用工作的思考

張龍英

（常州市武進區檔案局，江蘇常州，213159）

檔案工作在經濟社會發展中發揮著獨特的重要作用，如何有效解決目前在檔案利用服務方面存在著的工作基礎不夠扎實、社會意識不夠強烈、需求規律把握不夠精準等現實問題，進一步做好新時期檔案利用服務工作，是當前各級檔案行政管理部門和實體保管單位必須面對的重要課題。本文聯系常州市武進區檔案館近幾年來加強檔案利用服務工作的具體實踐，就做好區縣檔案館檔案利用服務工作談些粗淺認識。

一、利用前預測與效果反饋相結合

利用前預測，即通過召開座談會、開展問卷調查、推出網絡征求意見等方式，主要面向轄區內機關、事業單位及有代表性企業等檔案利用服務對象，有針對性地聽取各方面的意見和建議，深入開展檔案利用服務的調查分析和預測判斷，主動掌握可能產生的檔案利用服務新需求和新趨勢，積極采取有效對策及時做好檔案利用服務工作。隨著城市化建設、新農村建設、小城鎮建設進程的不斷推進，武進區加大了所轄湖塘鎮、牛塘鎮及高新區、經發區等區域拆遷工作的推進力度。拆遷工作必然涉及大量房屋的拆遷和土地使用權屬的變更，離不開查閱利用相關檔案材料，為此我們在預先積極主動做好各鎮房地產檔案、宅基地清理及建房批復材料的統計等前期摸查準備工作的基礎上，面向廣大被拆遷農戶和拆遷公司等，大量提供利用1950年土地房產所有證存根，1987年、1991年非農業用地清理登記表、歷年建房批復，1983年第一輪分田到戶的經濟結算方案等館藏檔案，充分發揮這些民生檔案在明晰房屋土地等資產權屬、核實房地產面積和合理計算拆遷補償等方面的憑證作用，為順利推進拆遷工作創造了條件。

利用后反饋，即通過建立檔案利用效果登記簿，跟蹤了解不同階段檔案利用服務的各種對象，利用檔案后所產生的實際效果，從中梳理和歸納出不同時期檔案利用服務的重點范圍和主要領域，從而把握檔案利用服務的發展趨勢及其規律。1995年，我們通過調閱當時的利用效果登記簿，發現為了落實村干部合并計算工齡及生活補助標準等退休待遇的需要，有不少曾經擔任過大隊正副書記、正副大隊長及會計的老同志，因為年代久遠，又幾經蓋新房搬了家，無法提供有關自己擔任村干部的原始證明，紛紛到區檔案館查閱檔案。根據這一情況，我們編制了38349條干部任免卡片專題目錄，將文件內容中涉及的每個人都作為一個條目，按文號、案卷號、頁號、所任職務等內容一一作了詳細的著錄，為此后更多前來查閱“四職”老村干部落實個人待遇提供了可靠證據，受到廣泛好評。

二、豐富館藏與信息共享相結合

開展“6.9國際檔案日”廣場宣傳暨《政風熱線》現場直播活動

豐富館藏，即通過收集更多的檔案資源，特別是民生檔案資源，盡可能滿足社會各界對檔案信息資源的需求，切實為廣大人民群眾解決困難、辦理實事。依法開展檔案接收工作，按期接收102個應進館單位2001年以前的檔案進館；隨時接收因區劃調整劃出武進的鄭陸、魏村等19個鄉鎮的檔案進館；及時接收因機構改革的撤并單位，如糧食局、計生局、衛生局等檔案進館。全程主動參與武進區非典、花博會等重大活動各階段的檔案工作，從源頭上確保歸檔檔案的齊全完整，及時接收重大活動檔案進館，豐富館藏。與經信局、法院等單位合作，對武進柴油機廠、武進電機廠等國有企業改制單位以及鐵本公司等22個停產、破產單位的檔案實行委托管理。在依法接收的同時，建立征集網絡、擴大征集渠道，大力征集反映武進地方特色的檔案材料進館，如征集光緒、同治、宣統、民國等不同年代的土地契約，宗譜，各類史志，劉海粟大師字畫，國家領導人視察武進的照片、題詞等，以及揭露日本侵略歷史的《先驅報》《太湖報》《支那畫報》等檔案資料。豐富的館藏也為利用者提供了便利，“十二五”期間，共接待利用檔案近3萬人次、調閱案卷5萬余卷、復制提供5.2萬余頁，切實為機關日常工作和史志編修、城市建設、拆遷安置等工作，以及人民群眾享受改善民生政策待遇提供了檔案查證服務。

信息共享，即通過擴大信息和數據的使用范圍，由封閉轉向開放、互相分享，全面提高檔案資源的利用效率，切實解決檔案利用服務工作中的“最后一公里”問題，讓群眾不出家門就能充分享受到高效、優質、便捷的現代化檔案公共服務。2012年在創建全國社會主義新農村檔案工作中，區檔案館將館藏開放檔案目錄掛接到“中國武進”門戶網站，使老百姓在網上就可以清楚地看到檔案館內有沒有所需的檔案材料，省卻了奔波之苦，大大方便了村民查閱房產、辦理戶口遷移等民生事項。特別是近幾年來，區檔案館加強館藏檔案全文數據庫建設，至2015年末，基本完成館藏檔案全文數字化，累計有18余萬卷2000余萬幅。我們將包含婚姻登記信息、第二輪土地承包產權、企業轉制等檔案在內的全文數據信息，在簽署保密協議情況下，無償反饋給區婚姻登記中心、農工辦、湖塘鎮等原歸檔單位使用，返鄉目錄達108萬條、近830萬幅，真正實現各類檔案數據在區檔案館與基層檔案室之間的信息共享。區婚姻登記中心借此數據庫實行了全省婚姻數據聯網、各鄉鎮在開展農村土地承包經營權確權登記頒證、拆遷核實房地產面積、戶口遷移等工作時，不用來回奔波，就可以方便地查閱到所需檔案。

三、檔案知識普及與專業技能提升相結合

檔案知識普及是通過向社會廣泛宣傳，讓社會公眾充分認識和了解檔案、檔案館與人們日常工作和生活的關系，不斷增強利用檔案的意識，為解決落實政策、維護權益、滿足文化需求等各方面問題提供可靠的檔案信息支持。2014年年初，我局經與區委組織部、區人力社會資源和社會保障局等多次溝通協商，將檔案法律法規知識以及區檔案館館藏資源結構、檔案利用服務方式、檔案利用典型實例等相關內容，作為一個專題納入全區公務員基本能力提升主題培訓選修內容，向區、鎮兩級機關干部作廣泛的檔案知識普及，引導他們增強利用檔案意識，學會自覺到檔案館查閱利用檔案。從我們對日常查檔接待登記所反映的情況分析，近兩年來機關干部來館查閱利用檔案的人數和卷次、件次明顯增多，比以往增長20%左右，目前區、鎮兩級機關工作人員已經成為來館查閱利用檔案的主要對象。

專業技能提升，即提高相關工作人員檔案開發利用的業務能力和水平。長期以來，我們注意加強全體人員的業務培訓和繼續教育工作，幫助和引導他們不斷提升自身業務能力和水平，尤其是對于從事檔案開發利用工作相關部門人員的業務培訓和繼續教育，促進他們不斷提高開發利用檔案資源的能力和水平，取得了顯著成效。早些年，企事業單位人員開始實行養老保險制度改革，負責查檔接待工作的同志在調閱檔案時發現，勞動局全宗內1986年勞動合同鑒證檔案的利用率特別高，且利用價值也比較大。與勞動局聯系后得知，不論固定工、計內工、計外工，也不論是全民企業還是集體所有制企業，勞動合同鑒證檔案中凡參加工作時間一欄，如果經勞動局加蓋鑒證印章認定過的時間可作為參加工作時間的依據，就不需要再重新查找當年的錄用通知書、計內工批復等材料，這為檔案館窗口人員處理同類情況提供了幫助，節省了查檔時間，收到事半功倍的效果。

窗口工作人員接待百姓查檔

四、傳統利用方式與現代利用方式相結合

傳統利用方式，即根據不同利用者的各種實際需求，通過提供相關檔案給利用者閱讀、摘抄、復印，或提供檔案證明等方式，滿足利用者利用檔案信息的需要。這是各級各類檔案館開展檔案利用最基本、最原始的方式。隨著利用服務工作的不斷深入，各地檔案館積極創新，通過來電、來函和走訪等途徑，廣泛了解利用者的需求，及時有效做好利用服務工作，使傳統檔案利用方式產生了良好的效果。2005年9月，區檔案館接到香港著名收藏家張永芳老先生電話，希望通過查閱檔案幫助其尋親問祖。在查閱大量檔案資料和多方聯系后得知，其失散40多年的遠房堂弟仍住在武進橫林老家，當區檔案館工作人員將這些信息告訴張永芳時，老先生激動萬分，終于找到了祖籍武進的證明。從《武進檔案信息網》“武進人物”欄目中獲知，介紹其祖父張楫如的一篇文章是從《橫林鎮志》上轉載的，作者早已仙逝，無法查找來源。為此，當年10月份張老先生一行在認親的同時，還專門來到武進區檔案館，當面感謝檔案館工作人員這種永不放棄、堅持不懈的敬業精神，也表達了對祖籍武進的深情厚意。

現代利用方式，即檔案館主動適應科技發展的新形勢，充分利用以計算機技術為核心的現代信息技術，通過開設網站、微博、微信公眾號、手機檔案館等方式，以創新的思維拓展檔案利用方式的多元化，在空間上縮短大眾利用檔案的距離，從而提高檔案館的服務質量和服務水平，開創檔案館檔案開發利用的新局面。區檔案館為適應形勢發展的需要，經過一年的準備和努力，《武進檔案信息網》于2003年12月30日正式上線運行，共有14個欄目。2004年經過改版，欄目增加到20個，其中在網站首頁增設了“網上在線查檔”按鈕，在空間上大大縮短了與查檔者的距離，為利用者提供了網上互動交流、查閱檔案的便捷服務方式。2015年在保持原有欄目的基礎上，對版面再次進行優化整合，改版后的網站功能更加突出、可讀性更強、與利用者的互動性也更明顯，新增設查檔須知、查檔服務、民生檔案服務指南、檔案利用實例選編、館藏資料目錄查詢、鄉鎮檔案案卷目錄查詢、政務公開等與民生有關的欄目，從而使網站各欄目更加新穎接地氣，同時也為利用者提供了一種更加現代化的檔案利用新途徑。

總之，檔案部門要以貫徹落實中央《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為契機，善于謀大局、觀大勢，不斷創新工作思路和方式，進一步挖掘檔案利用潛能，建立健全檔案利用體系，更好地為黨和國家大局服務，為經濟社會發展服務，為廣大人民群眾服務。