博物館展覽工作形成檔案的收集與管理

張瑤

（南京市博物館，江蘇南京，210004）

博物館展覽工作形成檔案的收集與管理

張瑤

（南京市博物館，江蘇南京，210004）

展覽陳列是博物館職能中的一項重要內容，隨著文博事業的蓬勃發展，近年來各地博物館對展覽陳列工作越來越重視。無論是國家級、省級的大型博物館，還是市、縣、區級的中小型博物館，每年都會策劃舉辦各種題材豐富、立意鮮明的展覽。當然，各個博物館在藏品數量、可支配經費、策展人員素質等方面都存在著較大差距，所辦展覽的規模、質量、影響力也參差不齊，但總的趨勢是整體水準在逐年提高，展陳工作也走向了更加規范化的道路。優秀的展覽項目成為各博物館的寶貴資源和無形資產，異地巡展和展覽交流的頻繁也吸引了更多的觀眾和社會關注。但另一方面，博物館展覽資料的檔案管理工作還很不健全，并未受到足夠的重視，其規范和完備程度遠遠不及藏品檔案。近兩年來，隨著可移動文物普查工作的全面開展，博物館藏品檔案的規范化、數字化取得了令人矚目的成果。相比之下，博物館展覽檔案的歸納整理工作相形見絀。由于缺乏這方面的自覺意識，在策展過程中往往將主要精力投放在展覽本身，而對展覽檔案資料的保存歸檔不夠留心，很多珍貴的展覽資料在展期結束后就漸漸消散流失，令人惋惜。

筆者從事博物館展覽陳列工作多年，對展覽檔案資料的重要性感受頗深，在近些年的工作中也比較重視這個問題，謹以此文對博物館工作中展覽檔案的保存管理略作總結。

由于展覽陳列工作的特殊性，博物館展覽檔案與平時我們所說的檔案概念有所不同。博物館展覽陳列是一種對專業性要求很高的文化活動，同時又具有面向大眾、宣傳教育等開放性社會功能。根據展覽的性質、規模、延續時間等要素的不同，形成的展覽檔案也各有豐儉。中國文博界的著名策展人姚安博士曾提出展覽策劃的“八個‘一’”理論，對博物館展覽檔案的建設完善頗具參考意義。所謂“八個‘一’”，即：力爭做到每個展覽都有一本策劃書、一套專業圖錄、一套設計方案、一系列宣傳策劃方案、一套動態展示影像片、一系列有影響的社交活動、一系列紀念品開發、一套開放方案。當然，普通的市縣級博物館囿于級別和規模的限制，可利用的資源和經費都相當有限，雖然有著美好的愿望，但必須承認客觀條件的不足，實際操作中很難向實力雄厚的大館看齊。盡管如此，我們仍然可以從小處做起，在策展過程中做有心人，把展陳工作的各個步驟、諸多細節以文字、圖片甚至視頻的形式保存下來，在力所能及的范圍內建立起一套較為完整、系統的展覽檔案。這不僅將為日后查找資料提供便利，對于展覽結束后總結經驗教訓、在潛移默化中提高策展水平也大有裨益。

一般說來，博物館展覽分為基本陳列、專題展覽、臨時展覽、巡展等幾類，不同類型的展覽在資料檔案內容上也有著各自不同的特點。本文以展覽存續時間長短為區分標準，分別對常設固定陳列和臨時展覽的檔案內容和管理辦法進行闡述。

一、常設固定陳列的展覽檔案

博物館的固定陳列主要包括該館的基本陳列和專題展覽，從某種意義上來說是一個館的門面，是該館藏品水準和專業技術人員業務水平的客觀體現，代表著這個博物館的形象。博物館對此類固定陳列的制作要求更高，投入資金更大，策展過程較長，在整個項目實施過程中形成的展覽檔案資料也較為豐富。

南京市博物館基本陳列“龍蟠虎踞——南京城市史”展廳內景

1.內容設計階段的展覽檔案

在展覽策劃前期，主要檔案資料包括展陳策劃書、可行性方案、展覽內容大綱及相關討論記錄、專家論證會紀要、上報審批文件等等。其中，牽涉到內容大綱的資料最多，也最為復雜。在內容設計階段，展覽大綱的完善是一個不斷充實和修訂的過程，一個基本陳列的內容大綱從起草到最后定稿，往往要經歷十幾稿甚至二十幾稿之多的修改，每一版的內容大綱都應標注修改時間并及時存檔，這對回溯策展過程，厘清展覽內容線索有著相當重要的意義。在展覽內容設計階段，要進行文物展品的甄選，展品清單也會隨著展陳大綱的修改而不斷調整，相應產生的文物清單同樣應標明日期并作為該版內容大綱的附件隨之存檔。文物展品清單應至少包含以下要素：序號、藏品號、文物名稱、件（套）數、級別、時代、尺寸、現狀、來源（出土地點）、圖片。其中，清單中的文物圖片可用縮略圖，主要起辨識作用，但每件文物展品必須另外以電子文件夾的形式單獨建立圖片檔案，文件夾內包含這件文物的正式高清圖片和各角度的現狀照片，其中像素較高、觀賞性較強的高清圖片可用于展板的設計制作和展覽圖冊的印刷，而多角度、局部特寫的現狀照片可以全面反映該文物的完殘程度，這將為布展前的文物點交提供極大的便利。

2.形式設計階段的展覽檔案

基本陳列及專題陳列由于其長期固定的性質，對形式設計的要求普遍較高，在經費較充裕的條件下，往往會延請專業設計公司負責這一項工作。根據相關法律法規的規定，形式設計公司和展陳施工單位的確定必須經過嚴格的招標程序，在這個不短的時間段內產生的文件種類繁多，數量巨大，包括公開招標文件、參加競標的各設計公司提供的展廳設計效果圖、招標會專家論證紀要，以及展陳各項目經費財務文件等等，這些都是大型展覽項目中不可或缺的重要檔案。

在形式設計階段，設計公司與博物館展陳人員將圍繞內容大綱不斷充實、完善形式設計方案。設計公司提交的各種設計圖涵蓋了展陳項目實施的方方面面，包括平面設計圖、立面設計圖、觀眾走線圖、空間軸測圖、照明設計及施工線路圖、展示設備設計圖（包括展柜、展臺、展具、支架等）、展品組合效果圖、圖文版面設計圖、輔助展品小樣或效果圖（包括場景、模型、沙盤、雕塑、創作畫等），上述種種分門別類的設計方案隨著策展團隊的討論進程不斷修改、細化，這些文件也應以電子文件的形式按時段分類存檔。此外，還應特別關注展廳多媒體設備展示內容的保存與管理。隨著日新月異的科技進步，多媒體技術在博物館展陳中的運用越來越普遍。尤其是大型基本陳列，作為輔助內容的多媒體展項比比皆是，包括視頻故事短片、觸摸屏查詢系統、幻影成像技術、大屏幕投影、觀眾互動項目等，由于多媒體設備的精密性，使用壽命長短不一，需要長期維護保養，這一類的電子文件應由專業人員單獨存檔管理，以備不時之需。

3.展陳施工階段的檔案

博物館展陳工程不同于普通的房屋裝修施工，涉及范圍廣，技術要求高。這一階段應及時留存的檔案文件包括各類施工圖、施工進度表、各種進場材料的合格證或質保書、施工監理報告、安防及消防系統驗收報告、展覽項目驗收報告等等。施工階段的文件專業性強，法律意義尤其重大，博物館展覽團隊應安排專人與施工方、監理方進行對接，妥善保存相關文件或副本。

4.布展階段的檔案

在設計和施工進行到一定程度的時候，策展團隊要確定最終的布展方案。布展方案需條理明晰，詳細具體，有較強的可操作性和指導意義，內容包括計劃日程表、布展人員各自的具體職責、現場安保方案等等。

進入布展階段后，所有參與人員各司其職，嚴格按照布展方案執行自己的工作，在文物出庫、現場點交、展品進柜、燈光調試等一系列進程中，應安排專人全程拍攝現場工作照及視頻資料，以影像的形式真實記錄布展過程。布展工作照和布展方案同樣是布展階段檔案中不可或缺的重要部分。

在布展全部結束后，應盡快拍攝展廳現場效果照片，此時展廳尚未對觀眾開放，可以獲取比較整潔的畫面和全面的角度，拍攝的同時兼顧藝術性和紀實性。照片分為兩類存檔，一類是觀賞角度獨特、視覺效果較好的展廳照片，可用作展覽的對外宣傳；另一類照片是專門記錄各展柜中的文物情況，畫面不追求藝術性，但要清晰明了，這類紀實性照片可提供一份給博物館保衛部門留存，這也為安保人員提供了展廳文物狀況的最原始記錄。

大學生志愿者為觀眾講解

5.展覽開放初期的檔案

（1）影像資料

基本陳列、專題陳列等大型展覽在制作完成后通常會舉行隆重的開幕式，受邀的地方行政領導等重要人士出席開幕式、參觀展覽、題詞留言等場景也將匯集成一套獨立的照片資料，存入展覽檔案中。

在展覽正式對外開放后，還需要再進行幾次展廳照片的拍攝，不再是布展剛結束時空無一人的展廳場景，而是特意選取觀眾參觀的鏡頭，兼顧各種觀眾類型，如普通零散觀眾參觀、未成年人集體參觀、團隊跟隨導覽人員參觀等等。這幾類觀眾參觀展廳的現場即時記錄也是博物館展覽檔案中影像資料的重要組成部分。

（2）講解詞及導覽內容資料

宣傳教育是博物館的重要社會功能，為幫助觀眾更好地理解展覽內容，提高參觀質量，博物館會針對不同受眾人群提供各種導覽講解服務。導覽服務一般分為人工講解和語音導覽器兩種，現在隨著智能手機應用的普及，一些博物館還增加了微信語音導覽服務，觀眾們可以根據自身的需求選擇不同的導覽方式。講解員一般使用根據展覽內容編寫的講解詞，獨立成文，講解內容可根據現場觀眾的類型、參觀時間和參觀意向靈活增減；語音導覽系統則更偏重對重點文物的介紹，觀眾可以用智能手機在博物館的微信平臺上輸入展品的語音編號收聽講解。講解詞和語音導覽文本也是展覽檔案的一部分，在幫助觀眾了解展覽內容的同時體現了博物館的社會教育價值。

（3）對外宣傳資料

要擴大展覽的影響，吸引更多的觀眾，獲得更大的社會反響，對外宣傳必不可少。除了電視、報紙等傳統媒體，博物館還與時俱進地利用網絡媒體廣泛傳播展覽的資訊。現在，嶄新的自媒體時代已經來臨，很多博物館已不再完全依賴傳統媒體的宣傳方式，而是通過自己的官方網站、官方微博和微信平臺大力自我宣傳。從策展、布展、到展覽正式開幕，分時段、高頻次地進行宣傳造勢，以活潑多變的形式吸引廣大觀眾，特別是年輕觀眾對博物館展覽的關注。在此類展覽檔案的管理上，不僅要注意收集相關紙媒對展覽的報道文字，也不能忽略網絡媒體的相關內容，比如各大網站的展覽報道、微博、微信的展覽宣傳文字、圖片，以及觀眾有價值的反饋意見都是值得留存的檔案資料。

（4）評獎資料

一些有影響的高質量展覽在對外開放后，會根據展覽的自身條件，申報參評相應年度的“全國博物館十大陳列展覽精品評選”或文博方面的相關獎項。申報過程中的全部文件，如申報書、各類附件（策劃案、展覽大綱、專家論證意見、全套形式設計圖、展覽驗收報告、安防消防驗收報告、相關學術論文、展覽圖錄、觀眾調查報告、展覽介紹視頻短片等）、終評會匯報PPT，以及最終的獲獎證書、相關新聞報道等，這些與評獎有關的資料，應專門建立一套檔案單獨留存。

南京市博物館“鄭和時代”展在鎮江博物館巡展

自荷蘭引進的“感受梵高”展文物點交現場

6.固定陳列存續期間的展覽檔案

基本陳列等常設展覽在時間延續性上比較長久，短則五六年，長則十余年，與之相應的，展覽檔案的充實也是一個長期性、成長性的工作。每年的參觀人數統計、觀眾問卷抽樣調查、結合展覽組織中小學生開展的愛國主義教育基地活動、展廳設備的維保記錄、因文物外展或文物保護而產生的展品調整進出展廳動態記錄等等，都屬于不斷更新、持續充實的展覽檔案內容。

二、臨時展覽的展覽檔案

與基本陳列等常設固定展覽相比，博物館臨時展覽因持續時間較短、規模較小，所產生的檔案資料也較為簡單。在臨時展覽的范疇中，包括建立在館藏基礎上的本館自辦展覽、從其他博物館引進的交流展、輸出到其他博物館的外出巡展等。其中，自辦展覽的展覽檔案主要包括內容大綱、文物清單、文物照片、展覽版面形式設計圖、文物說明牌、展覽海報、展覽宣傳冊（頁）、多媒體觸摸屏導覽資料、布展方案、工作照、展廳照片、講解詞、媒體宣傳報道、開幕式照片、參觀人數統計、觀眾調查等。如果有與展覽配套的講座、社教活動等，還應在展覽檔案中補充相關圖片及文字資料。引進的交流展和對外巡展因為牽涉到兩家甚至多家單位，整個策展過程比自辦館藏臨展復雜得多，程序嚴格，頭緒繁雜，除以上所述的文件種類，此類展覽檔案中還包含了雙方（或多方）的展覽合同、展廳安防方案、運輸合同、運輸安防方案、一整套向上級主管部門的報批文件等。

以往很長一段時間里，我們對中小型的臨展不夠重視，資料散失情況較為嚴重。上世紀90年代舉辦過的一些臨展距今時間并不久遠，但除了少量照片得以留存，更多的有價值的展覽資料已無跡可尋。隨著辦公自動化系統的普及和計算機技術的進步，近年來，部分博物館對臨展檔案的重視程度在逐漸提高，一些省級大館對展覽資料進行了系統的梳理和總結，結集出版，成為供行業內學習探討的教材。比如上海博物館的《寧靜的輝煌——上海博物館新館陳列設計解析》（文物出版社2005年8月版）、南京博物院近十年來陸續推出的數輯《陳列藝術》，都成為博物館展陳同仁們業務學習的重要參考書。市縣級博物館受制于經費和資源的不足，一時還無法向省級館看齊，但在展覽檔案資料的管理和利用上，可以對自己提出更加高標準、規范化的要求。比如，每年年底可以將本館當年舉辦的臨展檔案整理出來，除展覽相關資料外，還可將策展人員的策展心得體會整理成文，結集成冊，不論豐儉，每年一本。這不僅是對一年臨展工作的回顧和總結，也活化了展覽檔案資料，有助于提高展陳從業人員的專業技術水平。

綜上所述，博物館展覽檔案的收集、管理和完善需要展陳人員的共同努力，健全展覽檔案第一重要的是形成自覺意識，在展覽項目進行過程中，要養成隨時將相關資料歸檔的習慣。一個展覽完成后，策展負責人應及時撰寫展覽總結報告，盡快整理出該項目的展覽檔案，做到分門別類，條理清晰，檢索便捷。豐富而全面的展覽檔案是博物館展陳工作的真實記錄，也是展覽陳列研究的寶貴資料。隨著中國博物館事業的繁榮，在策劃舉辦優秀展覽的同時，也應更重視展覽檔案的收集和管理。期待在不久的將來，博物館展覽檔案工作能以藏品檔案管理為榜樣，早日走上制度化、規范化的道路。