把握契機 找準抓手切實推進醫院檔案工作

陳燕

（丹陽市衛生計生委，江蘇丹陽，212300）

把握契機 找準抓手切實推進醫院檔案工作

陳燕

（丹陽市衛生計生委，江蘇丹陽，212300）

對基層單位進行檔案業務指導

檔案管理是醫院工作的重要組成部分，守護著醫院建設與發展的歷史，對于提高醫院的醫療、教學、科研、預防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用。隨著我國新醫改方案及配套政策的陸續出臺，醫療改革日益深化，對醫院臨床及管理工作提出了新要求。但是由于多方面的原因，當前的醫院檔案管理水平還不能滿足醫療衛生事業快速發展的需要。檔案管理等級評審是檔案主管部門按照檔案管理科學化、規范化、現代化的要求，對醫院檔案管理工作進行全面考核和評價。這對于規范醫院檔案管理，提升醫院檔案管理水平具有十分重要的意義，是推進醫院檔案工作的重要抓手。

一、當前醫院檔案管理工作中存在的問題

1.醫院領導對檔案工作的重視程度不夠

個別醫院的領導對檔案工作認識不到位，認為檔案工作可有可無，經常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”。在醫院長期規劃和短期計劃中，一般只涉及規模效益、科學技術、人才隊伍和儀器設備等，而對檔案的科學管理、設備投入和業務培訓等涉及較少或未納入規劃計劃中，從而導致檔案管理缺乏頂層設計，檔案管理制度不夠完善，軟硬件設施經費投入不足，檔案管理水平明顯滯后于醫療業務發展水平。

2.檔案多頭管理，缺乏統一的管理機構

醫院檔案管理一般是由辦公室下設的綜合檔案室負責，但是由于整體檔案意識欠缺和部門各自為政等原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、會計檔案、人事檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、科研檔案、基建檔案等則分屬相應的職能部門管理，從而形成多部門多頭管理檔案的格局，影響了醫院檔案管理的總體效能。

3.檔案專業人員整體水平不高，難以適應檔案事業發展的新要求

隨著我國醫療衛生事業的快速發展，醫院檔案管理的專業化、信息化以及檔案資源的編研和開發利用都離不開一支高素質的檔案人才隊伍。醫院從事檔案工作的人員大部分是從醫護人員轉崗而來，沒有經過系統的檔案管理培訓，專業知識缺乏，甚至會出現檔案人員不會整理與立卷、不懂檔案編研的現象。除專職檔案管理員外，兼職檔案員常身兼數職，幾乎沒有更多的時間和精力從事檔案管理工作，以及參加檔案專業知識的學習和培訓。

二、丹陽市醫療機構檔案管理等級評審工作開展情況

2012年，丹陽市衛生計生委按照上級下發的衛生檔案工作要點和檔案管理各項考核內容，堅持高起點、高標準、嚴要求，加強組織領導，把檔案室等級評審工作列入議事日程，力爭分三年全部通過，使全系統檔案管理工作更加規范化、科學化。近幾年來，通過檔案管理等級評審，全市25家醫療衛生單位中有江蘇省二星級綜合檔案室14家，省三星級檔案室5家，全市檔案管理水平不斷提高，對醫教研等主要業務工作的開展發揮著越來越重要的作用，也得到了大家的充分肯定。實踐證明，開展檔案管理等級評審不失為一種推動醫院檔案規范化和現代化建設行之有效的辦法。

三、以檔案管理等級評審為抓手，促進醫院檔案管理工作上臺階

1.檔案管理的組織領導和制度建設進一步加強

丹陽市各醫療單位領導高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入議事日程，納入醫院發展規劃和年度工作計劃，納入職能科室質量考核標準，與重點工作同部署、同檢查、同考核、同落實，使全系統上下進一步統一了思想，保證了檔案管理各項工作落實到位。各單位還成立了檔案管理工作領導小組，由分管院領導任組長，辦公室主任任副組長，形成了分管院領導親自抓，辦公室具體抓，各職能科室、臨床醫技科室配合抓的良好格局，為做好檔案管理工作提供了有力的組織保證。檔案管理領導小組還定期召開專題會議，聽取檔案工作匯報，實地檢查指導工作，給檔案工作以必要的財力、物力和人力支持，切實解決了檔案工作中出現的困難和問題，為做好檔案管理工作打下了堅實的基礎。根據《檔案法實施辦法》《江蘇省檔案管理條例》等相關法律法規，各單位進一步理順了檔案管理體制，建立了檔案管理網絡，制訂了檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案查借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案閱覽室管理制度、檔案保管制度和檔案保密制度等一系列檔案管理規章制度，做到制度上墻、工作上心。

2.檔案隊伍建設進一步增強

目前，全系統有專職檔案員4人、兼職檔案員150余人，建立了檔案人員崗位責任制，做到檔案工作層層有人抓、有人管，有效地保證了全系統檔案工作的順利開展。專兼職檔案人員中具有大專及以上學歷的達100%，檔案管理人員都是正式職工，同樣可以參加職稱、職務晉升，在工資、休假及福利方面享受與其他專業技術人員同等待遇。為增強專兼職檔案員的業務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，堅持“以人為本”的原則，采取多種方式，加強專兼職檔案員隊伍的培養和培訓。一是集中組織學。在堅持自學為主的基礎上，舉辦培訓班，宣講有關檔案管理的政策、法規，統一思想，提高認識，更新觀念，不斷強化檔案管理意識。二是走出去學。組織參加檔案工作現場會，取長補短，進一步提高各單位檔案管理工作水平。三是請進來講。采取邀請市檔案局檔案管理專家現場指導或舉辦講座等方式，有針對性地改進全系統檔案管理工作，提高了檔案人員的綜合素質。

3.綜合檔案室的軟硬件條件進一步改善

在財力、物力都比較緊張的情況下，各單位為確保檔案管理等級評審工作有效開展，加大了資金投入，引入現代化的技術和設備，改善辦公條件，實現了庫房、閱檔室、辦公室三分開。檔案室新配置了檔案柜、溫濕度記錄儀、除濕機、微機、打印機、空調，新安裝了防盜門窗等硬件設施，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件，極大地改善了檔案室的庫房環境和辦公條件。根據加快檔案管理信息化、規范化建設步伐的要求，各單位還統一安裝了檔案管理軟件，為加強電子文件歸檔和檔案管理奠定了基礎。

4.檔案基礎業務建設進一步規范化

按照檔案管理考核的要求，各醫院綜合檔案室每年定期對上一年度的各類文件材料進行整理歸檔，檔案歸檔率、完整率、準確率達到100%。各類文件材料移交檔案室時，均有完備的登記交接記錄。檔案室嚴格按照國家和行業標準要求，制訂了明確的檔案分類方案，確保流水號暢通，分類準確，卷內文件材料的目錄與編號規范、清晰。建立并完善檔案全宗卷，確保案卷封面及標題簡明、準確，案卷排列規范、有序。建立了檔案管理基本情況統計臺賬和檔案利用及反饋情況統計表。檔案保存完好，無霉變、褪色、污損或蟲蛀等情況發生。

5.檔案資源開發利用工作進一步強化

近年來，隨著衛生事業發展速度的日益加快，建設規模不斷擴大，綜合檔案室以其豐富完整的檔案資源為各單位的建設發展提供了優質的檔案信息服務。能夠隨時向科室和個人提供各類圖紙、合同、請示、批復等文件查閱。檔案人員熟悉檔案及相關業務，調卷迅速、準確，查全率、查準率達100%。有的單位堅持把加強檔案資源開發，提高利用效益作為進一步做好檔案管理的重中之重，及時開展編研工作，將現行的規章制度、崗位職責進行了整理匯編，促進了醫院管理水平的提升。

檔案管理在醫院的發展過程中發揮著不可替代的作用。因此，我們將以檔案管理等級評審為契機，按照集中統一管理檔案的原則，從組織領導、制度建設、隊伍建設、基礎業務建設和檔案開發利用等方面著力，進一步推進醫院檔案管理工作的制度化、規范化和科學化，努力使醫院檔案管理工作再上新臺階，更好地為醫院管理工作保駕護航。